Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Срок хранения гражданско правовых договоров

Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года

Что изменилось

Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.

Сначала обобщим основные изменения.

Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу.

По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня)

Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.

Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению.

Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).

Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет

В основном, договоры организации связаны с кадрами или управлением и распоряжением имуществом. В последнем случае это регулирует п. 1.3.1 приказа Росархива. Вот несколько важных позиций из него:

(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК (могут быть отобраны на постоянное хранение)

(3) Объектов культурного наследия – Постоянно

(4) Природоохранных зон – Постоянно

(2) При отсутствии отчета за 1 квартал – Постоянно

(2) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются в случае прекращения ведения или ликвидации организации

(3) Выписки из реестра – 5 лет

(2) Объектов культурного наследия – Постоянно

(3) Природоохранных зон – Постоянно

  • трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – нужно хранить 50/75 лет и потом с правом взять на постоянное хранение;
  • документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации – хранят постоянно;
  • учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества – постоянно;
  • договоры, заявки, доказательные материалы, декларации на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия – 5 лет после истечения срока действия декларации;
  • договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и лицензионные договоры о передаче прав на их результат – 5 лет;
  • соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа – 3 года после истечения срока неразглашения;
  • договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия – 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения, после прекращения обязательств по ним;
  • контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц – 5 лет после истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по ним.

Остальные позиции по договорам ищите в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Срок действия договора ГПХ: максимальный, срок хранения и заключения

Срок, на который заключается гражданский договор, относится к ключевым условиям. Это также означает, что такое соглашение нельзя оформлять на неопределённое время. А на какой же срок можно заключать договор ГПХ? Именно об этом я и предлагаю поговорить.

Срок договора ГПХ с физическим лицом

Поскольку речь идёт о гражданско-правовом договоре (откуда и пошла аббревиатура ГПХ), то он регулируется ГК РФ. А там ничего конкретного не сказано о том, на какой срок заключается такое соглашение. Его должны выбирать стороны, руководствуясь:

  • внутренней логикой самого договора;
  • временем, которое требуется на выполнение заказа (произведения конкретного предмета, оказание услуги, осуществления работы);
  • необходимостью предоставить дополнительное время в связи с внешними факторами.

Ярким примером является договор между издательством и автором. Если писателю нужно в среднем 8 месяцев, чтобы подготовить книгу, он может с учётом «запаса времени» заключить такой контракт на год. При этом в тексте соглашения должен быть детально расписан предмет договора, часто указывается черновое название произведения.

То есть срок действия договора ГПХ определяется характером сделанного заказа. Чем тот сложнее, чем дольше нужно, например, искать расходные материалы, выполнять эскиз, работать непосредственно над поставленной задачей, тем на больший срок оформляется соглашение. Но это время должно быть обусловлено логикой самого заказа. В противном случае у проверяющих структур могут возникнуть вопросы.

Какой максимальный срок договора ГПХ?

Как уже говорилось выше, максимальный срок заключения договора ГПХ с физическим лицом в ГК РФ не установлен, его определяют стороны. Это значит, что оформить соглашение можно как на несколько недель, так и на пару лет. Но слишком большой срок обязательно вызовет подозрение со стороны ФНС РФ и, возможно, трудовой инспекции. Поэтому подготавливать контракт нужно предельно внимательно, консультируясь со специалистами.

Какой срок хранения договоров ГПХ?

Документы нужно хранить согласно статье 23 НК РФ и статье 06.12.2011 № 402-ФЗ. Кроме того, следует учитывать Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. На основании анализа всех перечисленных нормативно-правовых актов легко сделать вывод, что срок хранения договоров с физическим лицом составляет минимум 5 лет. Но заказчик может установить собственные правила.

Напомню: трудовые договоры нужно хранить на протяжении 75 лет. Это связано с тем, что на их основании начисляется пенсия. В целом данное правило не относится к ГПХ, поскольку те не являются трудовыми контрактами. Однако в то же время заключение ГПХ позволяет начислять стаж и страховые платежи. Поэтому окончательное решение остаётся за заказчиком.

Сроки договоров ГПХ в 2020 году

В 2020 году продолжается реформирование правовой системы, затрагивающей многие аспекты взаимоотношений между компаниями или индивидуальными предпринимателями и физическими лицами. По предположениям продолжится курс на дальнейшее ужесточение проверок истинного характера договоров ГПХ из-за практики использования таких соглашений для уклонения от налогов. Однако существенные условия, к которым относится и срок действия, не меняются.

Читать еще:  Постановление правительства 178

Срок заключения договора ГПХ: подводные камни

Как я уже и говорил выше, заключать договор ГПХ на несколько лет чревато неприятным вниманием со стороны правоохранительных органов. ФНС РФ обязательно тщательно изучит содержание такого соглашения. И если в тексте будет использована лексика, характерная для трудового контракта, например, испытательный срок, отпуск, зарплата, то очень высока вероятность переквалификации.

Но разбить выполнение работы на этапы и оформить несколько договоров в качестве альтернативы – это далеко не всегда подходящий вариант. Во-первых, несколько контрактов с одним и тем же лицом, близкие по содержанию, тоже вызовут вопросы. Во-вторых, не всегда крупный заказ можно разделить.

Поэтому если выполнение работы по объективным причинам требует большого срока, то лучше на него и заключать договор. При этом нужно очень придирчиво изучить содержание контракта на предмет спорной лексики или моментов, которые можно трактовать двояко. Главное, чтобы у вас было обоснование своей позиции.

Подведём итоги: действующее законодательство ничего определённого не говорит по поводу срока, на который можно заключать договор ГПХ. Понятно только, что он должен быть обозначен. Конкретику же устанавливают стороны. Но в процессе достижения компромисса стоит помнить и о проверяющих органах, чтобы потом не возникло проблем.

Вопрос недели: срок хранения в организации договора ГПХ

Вопрос: скажите, пожалуйста, срок хранения в организации договора ГПХ, заключенного между организацией и работником.

Сообщаю Вам следующее:

Считаем, что в данном случае договоры ГПХ хранятся как и трудовые договоры. Срок хранения составляет 75 лет.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1.

(личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.)

Документ 2.

Документ 3.

Срок хранения первички

Срок хранения оформленных первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, составляет пять лет начиная со следующего года, в составлении отчетности за который они использовались (если иной срок не установлен п. 4.1 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; далее — Перечень). Такие требования установлены п. 1, 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Хотя акционерные общества и другие коммерческие организации не подведомственны федеральным органам государственной власти, на них тем не менее также распространяются обязанности и сроки хранения, перечисленные в Перечне (решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11).

Иной срок, о котором говорилось выше, может быть как более, так и менее пяти лет. Например, в соответствии с п. 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность», п. 4.2 «Статистический учет и отчетность», п. 7 «Трудовые отношения», п. 8 «Кадровое обеспечение» и др. Перечня не менее определенного ниже срока должны храниться:

— документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — пять лет;

— годовая бухгалтерская отчетность, сводная годовая (консолидированная) — постоянно;

— бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам — постоянно;

— первичные учетные документы и приложения к ним — пять лет (при условии проведения проверки (ревизии));

— лицевые карточки, счета работников — 75 лет;

— документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды — шесть лет. Ранее этот срок был установлен п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, на данный момент — подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ (соответствует сроку хранения налоговых регистров);

— трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, — 75 лет;

— подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) — до востребования (невостребованные — 75 лет);

— договоры, соглашения — пять лет (после истечения срока действия).

В случае утраты документов в результате стихийных бедствий (пожара, наводнения, др.) или по другим причинам восстанавливать такие документы организация обязана, даже если эти первичные документы ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93.1 НК РФ, письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).

На основании восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность. В случае неполного восстановления документов налогового учета налогоплательщик должен пересчитать свои налоговые обязательства, подать уточненные налоговые декларации.

Обратите внимание! Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль документально обоснованные затраты на организацию хранения относят к прочим расходам (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, для налогоплательщиков и налоговых агентов составляет четыре года, начиная со следующего года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 22.01.2013 N А29-7272/2012, ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 N А11-6321/2011, Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2012 N 09АП-25082/2012-АК).

Читать еще:  Харчевникова татьяна анатольевна правительство тульской области

При переносе убытков на будущее налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков и, естественно, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ) (в том числе и в отношении убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний, — постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12).

Документы по списанной безнадежной задолженности должны храниться не менее десяти лет после списания: пять лет в связи с отражением задолженности на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» плюс пять лет, предусмотренные для хранения документов Законом о бухгалтерском учете.

Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс

Якушева Татьяна Валерьевна

Срок хранения договоров подряда

09.04.2018

Главная » Сроки хранения документов

Сроки хранения документов

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).

Хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность и другие документы компании необходимо еще в течение четырех лет после ликвидации (подп.

Срок хранения договоров подряда

8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Сроки хранения документов указаны в приказе Минкультуры России от 25.08.10 № 558 (письмо Минфина РФ от 29.07.11 № 03-02-07/1-267).

Налогоплательщик должен хранить материалы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (письмо Минфина от 02.08.11 № 03-02-07/1-272).

Вы имеете право свободно определять способ оформления отношений, связанных с выполнением той или иной работы, и по соглашению с работодателем решить, какой именно договор будет заключен — трудовой либо гражданско-правовой.

Случаи, при которых заключение гражданско-правового договора неправомерно

Иногда работодатели (в данном материале под работодателем понимается, лицо, являющееся стороной как трудового, так и гражданско-правового договора) не предлагают выбора и оформляют с физическими лицами гражданско-правовые договоры, например, на оказание услуг или выполнение работ. При заключении таких договоров у вас не будет социально-трудовых гарантий, которые предусмотрены трудовым законодательством: на оплачиваемый отпуск и больничный, гарантий при увольнении, сокращении штата и др. Также не будет вноситься запись о работе в трудовую книжку.

Однако заключение гражданско-правового договора неправомерно, если с работодателем у вас фактически возникают трудовые отношения: вы будете выполнять работу по определенной должности или профессии в соответствии со штатным расписанием, соблюдать режим рабочего времени, выполнять распоряжения работодателя в отношении вашей работы, находиться на оборудованном для вас рабочем месте и др. (ст. 15 ТК РФ).

Заключить с вами гражданско-правовой договор вместо трудового работодатель вправе, только если ваша деятельность будет направлена на выполнение конкретного задания или конкретных действий, на достижение определенного результата. Например, договор на ремонт крыши, доставку груза в определенное место. При этом вы не обязаны подчиняться установленному режиму труда работодателя и работать под его контролем и руководством. Работу по гражданско-правовому договору вы организуете самостоятельно, своими силами и средствами (ст. 704, п. 1 ст. 715, ст.

Сколько надо хранить договора с поставщиками

783 ГК РФ; Определение Верховного Суда РФ от 25.09.2017 N 66-КГ17-10).

Поэтому, когда вопреки вашему желанию заключить трудовой договор работодатель предлагает оформить гражданско-правовой, прикрывающий фактические трудовые отношения, это неправомерно.

Признание отношений трудовыми в случае заключения гражданско-правового договора

Если вы были вынуждены заключить гражданско-правовой договор, можно обратиться в суд с иском к работодателю о признании отношений трудовыми. Подтверждением именно трудовых отношений могут быть следующие факты:

  • в гражданско-правовом договоре нет указания на индивидуально определенную работу, конкретный и конечный результат вашего труда;
  • в гражданско-правовом договоре присутствуют термины «должность», «специальность», «заработная плата», «увольнение», «режим работы»; условия о соблюдении определенного режима работы, правил внутреннего трудового распорядка, о подчинении приказам (распоряжениям) работодателя, о выполнении требований охраны труда и техники безопасности, об обязанности работодателя обеспечить вас оборудованием, материалами и инструментом, необходимыми для выполнения работ (Письмо ФСС РФ от 20.05.1997 N 051/160-97; Определение Верховного Суда РФ от 24.01.2014 N 18-КГ13-145);
  • гражданско-правовой договор перезаключается в течение длительного времени;
  • работодатель издает в отношении вас приказы и дает распоряжения по вашей работе;
  • вы соблюдаете установленный работодателем режим работы, проходите медицинские комиссии по направлению работодателя, инструктаж по технике безопасности и охране труда;
  • вы получаете оплату труда в одно и то же время независимо от объема и характера работы, работодатель выдает вам расчетные листки с указанием в них вашего табельного номера и заработной платы.

С исковым заявлением о признании отношений трудовыми вы можете обратиться в районный суд по месту нахождения работодателя, месту своего жительства либо месту исполнения трудового договора. Такой иск, как вытекающий из трудовых отношений, государственной пошлиной не облагается (ст. ст. 24, 28, ч. 6.3, 9 ст. 29 ГПК РФ; пп. 1 п. 1 ст. 333.36 НК РФ).

Исковое заявление должно содержать (ст. 131 ГПК РФ):

  • наименование суда, в который вы направляете иск;
  • ваши фамилию, имя, отчество, место жительства, желательно номер телефона;
  • наименование работодателя и его место нахождения;
  • краткое описание сложившейся ситуации с указанием на то, что заключение гражданско-правового договора нарушает ваши права как работника, в том числе право на отпуск, на защиту от безработицы, на индивидуальные и коллективные трудовые споры, включая право на забастовку, право на охрану труда, в том числе на основе обязательного социального страхования;
  • ссылку на обстоятельства, которые подтверждают, что фактически имеют место трудовые отношения, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;
  • в просительной части — просьбу к суду о признании сложившихся отношений трудовыми;
  • перечень прилагаемых к исковому заявлению документов.
Читать еще:  Постановление правительства рф 1444

К заявлению прилагаются его копия и копии документов, подтверждающих обстоятельства, на которые вы ссылаетесь (ст. 132 ГПК РФ).

Если суд установит, что гражданско-правовой договор фактически прикрывает трудовые отношения между вами и работодателем, то к таким отношениям будут применяться положения трудового законодательства (ч. 4 ст. 11 ТК РФ).

Обжалование заключения гражданско-правового договора в прокуратуре или трудовой инспекции

Вы также можете направить жалобу в районную прокуратуру и/или государственную инспекцию труда субъекта РФ. В ней подробно опишите сложившуюся ситуацию, приложите копии гражданско-правового договора и иных имеющихся документов. Жалоба должна содержать наименование прокуратуры или государственной инспекции по труду, в которую она направляется, ваши фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, дату жалобы и подпись. Если в жалобе нет вашей фамилии и адреса для ответа, ответ не будет направлен. Ответ на вашу жалобу должен быть отправлен вам в течение 30 дней со дня ее регистрации, этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней (ст. ст. 10, 22 Закона от 17.01.1992 N 2202-1; ст. 356 ТК РФ; ст. 7, ч. 2 ст. 8, ст. ст. 11, 12 Закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ).

Адрес прокуратуры и государственной инспекции труда можно узнать в сети Интернет. Также на сайтах всех региональных государственных инспекций труда реализован сервис «Письмо в государственную инспекцию труда», с помощью которого вы можете направить жалобу с сайта государственного органа.

Рассмотрев жалобу, прокуратура может вынести представление, а государственная инспекция труда — предписание об устранении нарушений трудового законодательства, обязательные к исполнению работодателем (ст. 24 Закона N 2202-1; абз. 6 ч. 1 ст. 357 ТК РФ).

Полезная информация по вопросу

Официальный сайт Государственной инспекции труда в г. Москве — https://git77.rostrud.ru/

Золотое правило предпринимателя – хранить учётную документацию. И не просто правило, а обязанность: законодательство РФ строго определяет срок хранения договоров разных видов.

Срок хранение договоров

Как долго бумагам предстоит лежать на полках? Здесь всё зависит от их вида. Стандартный срок хранения договоров – это как минимум 5 лет. Причём этим бумагам нужно не просто отвести полку стеллажа, а по истечении 5 лет организовать списание договоров или их уничтожение по специальному акту. А есть и такая документация, что должна храниться постоянно.

Постоянный срок хранение договоров

5-летний, а то и вечный срок хранения договоров – не удивительно, что российская фирма постепенно накапливает не только опыт, но и целые стопки бумаг. Хранение договоров требует большого пространства на предприятии, иногда – целой «библиотеки». Со временем начинает подходить срок уничтожения одних договоров. Но как быть, если они лежат «вперемешку» с другими? Скажем, с документами об аренде или собственности, не подлежащими утилизации никогда? Эти «вечные договора» нужно хранить как зеницу ока, ведь их отсутствие неминуемо приведёт к штрафу при первой же проверке.

Зачем превышать срок

С другой стороны, превышенный законный срок хранения договоров – это тот же штраф. Поэтому любая первичная документация (будь то приходная, отчётная или кадрово-зарплатная), без которой не обходится ни один предприниматель, должна быть утилизирована вовремя.

Срок хранения договоров в организации

Уничтожение договоров проводится конфиденциально, уполномоченными на то организациями.

Незаконное уничтожение договоров

А вот незаконное уничтожение документации может повлечь за собой административную и даже уголовную ответственность.

Грамотное списание и уничтожение

Списание договоров предприятия, срок хранения которых истёк, представляет собой комплексную процедуру. Прежде всего, проводится экспертиза ценности бумаг. Так выделяется особо ценная документация и безошибочно определяется срок хранения договоров в делопроизводстве. Тщательно отбираются и документы, подпадающие под законы о списании договоров. А бумаги, больше не подлежащие хранению, фиксируются в Акте о выделении к уничтожению.

Второй этап

Следующий этап – это упаковка и транспортировка документов для утилизации. Сама утилизация происходит посредством измельчения или сжигания документов. Уничтожение договоров может происходить в присутствии представителей Вашей организации.

Экономическая целесообразность

Списание и уничтожение договоров – сама экономия. Эта услуга предотвратит штрафные санкции, освободит драгоценные офисные площади и избавит весь коллектив от ненужной траты рабочего времени на поиски необходимого документа. Добавим, что не обязательно уничтожать договора безвозвратно: при необходимости перед утилизацией документы можно отсканировать и создать удобный электронный архив – своеобразную «историю компании».

Накопилось много документов

Если на Вашем предприятии накопилось большое количество договоров с самыми разными сроками хранения и уничтожения, доверьте их нам. Экспертиза ценности документов, грамотное списание договоров в архив, предварительное сканирование и, наконец, утилизация по профессиональной технологии – за счёт опыта «Седьмой печати» эти задачи решаемы в минимальный срок.

Аргументы за нас

Важные аргументы в пользу нас, деловая ответственность и оперативность. При уничтожение договоров мы сможем обеспечить полную конфиденциальность и ограниченность доступа к документам сторонних лиц.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector