Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Анализ структуры документооборота

Анализ структуры документооборота

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкрет­ной .организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

Однако это не значит, что организация документооборота не поддается .самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разра­боткой которых занимаются службы документационного обеспече­ния управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Проектирование рациональной системы документооборота ос­новывается на положениях, выработанных практикой делопроизвод­ства и научной организации труда, например:

исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

однократность пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя;

пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

различные операции должны выполнятся параллельно для со­кращения времени движения документов и повышения оперативно­сти их исполнения;

учетно-информационные сведения о ходе движения и исполне­ния документов, результаты контроля и другие сведения следует пе­редавать в службу документационного обеспечения с помощью реги­страционных карточек, бездокументными способами, исключающи­ми возвратное движение самих документов;

Должны быть предусмотрены все возможные варианты движе­ния документов.

Разбивка системы документооборота на конкретные технологи­ческие операции может осуществляться только на основе анализа структуры документооборота. Естественно, что само структурирова­ние должно иметь прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может получить реальное применение.

Поскольку ценность документной информации существует толь­ко в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень ин­формационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.

При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный техноло­гический процесс.

Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:

документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;

документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.

Но основополагающим объектом исследования и совершенство­вания в процессе управления документацией является документопо­ток. Основными управляемыми параметрами документопотока яв­ляются:

содержание или функциональная принадлежность;

направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом доку­ментов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания кон­кретного технологического звена обработки документов: регист­рируемые и нерегистрируемые документы, документы, по кото­рым осуществляется и не осуществляется службой документаци­онного обеспечения контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкрети­зирован или дополнен объемом содержащейся в документах инфор­мации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, испол­нителей и т.д.

Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки доку­ментов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполните­лям. По функционально-целевому назначению в основном это ин­формационные документы о состоянии объектов управления, доку­ментация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, со­став входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документа­цией, образует поток исходящих документов субъекта управления.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропу­скная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка со­трудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потреби­телей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периоди­ческой документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного пе­риода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистиче­ская и т.д.) движутся в организациях по строго определенным на­правлениям, и при четком определении границ этого потока их до­ведение до исполнителей может проводиться без участия руководст­ва. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно включают:

поздравительные письма и телеграммы;

корреспонденцию с пометкой «лично»;

документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);

документы первичного материального учета (накладные, наря­ды, заявки, копии платежных требований и т. д.);

документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации);

документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т. д.);

документы и другие материалы по вопросам технической инфор­мации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т. д.);

документы, поступающие в адрес общественных организаций.

Наличие в системе документооборота переменной части опреде­ляет специфику адресности движения документов и режимы их об­работки. Именно с этой целью часть поступающих документов на­правляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной ча­сти, а не его личным стилем работы. Возможности уменьшения на­грузки руководителей в обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее пе­риодичности и расширения на этой основе состава постоянной час­ти входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делеги­рование полномочий подписания документов, такое делегирование не ограничено законодательством и находится в компетенции руко­водителя организации.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его до­кументов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разра­ботки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодично­сти или сроков предоставления документов постоянным корреспон­дентам, зафиксированным в системах управления.

Читать еще:  Основные задачи экономического анализа

В организациях на основе действующих УСД, собственного опы­та и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации документопотоков. Поскольку документопотоки — это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплек­се с определением содержания и особенностей деятельности субъек­тов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информаци­онного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации до­кументами.

Основные цели исследования документопотоков организаций: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов. Наиболее эффективными современными методами совершенст­вования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффектив­ных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютер­ных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно про­стым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы докумен­тов. Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах приводится ниже (табл. 8.2).

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизи­ровать содержание, рационализировать маршруты документов, опре­делить виды работ по документированию управленческих процессов.

Анализ структуры документооборота

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

– характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

– маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

– периодичность (стадии документооборота);

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей (потоков), обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальныепотоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис предприятия и дочерние предприятия и филиалы. Восходящиепотоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящиепотоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящийдокументопоток любой организации складывается из следующих документов:

– документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

– документы от подведомственных организаций, содержащие сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

– документы от несоподчиненных организаций, направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

– обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

Исходящийдокументопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и направляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) документов – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутреннийдокументопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры).

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Понятие «документооборот», его анализ и основные этапы

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

Читать еще:  Функционально стоимостной анализ фса направлен на

От четкости и оперативности движения, обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» 1 называется документооборотом.

На пути движения документа одни будут знакомится с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать, в службе ДОУ проведут окончательное оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все этапы его движения и наконец подготовят к отправке.

Анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата и рационализируя документооборот стремятся к сокращению инстанций, проходимых документом (например при согласовании), и организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на его пути и повторные операции при обработке.

Все документы организации представлены двумя большими группами:

· получаемые извне, от других организаций (входящие документы);
· созданные в самой организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам–авторам документов, от которых они получены:

— от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т.п.);

— от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

— от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т.п.;

— частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Входящие документы можно классифицировать по видам:

— распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

— информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.;

— учетно-отчетные и др.

Примеры анализа входящих документов:

Таблица — Количество документов, поступивших в отдел опеки и попечительства администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан в 2007-2009гг. 2

Рис. Соотношение документов по видам 3

Рис. Структура документопотоков Управления фармацевтической деятельности за 2005 — 2007 годы 4

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации. В зависимости от значимости автора документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:

— внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее;

— исходящие, предполагающие при создании отправку вдругие организации.

Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Исходящие документы также как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.). Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый поток будет иметь особенности в движении и обработке.

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для:

— расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

— расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

— определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения;

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Примеры анализа объёма документооборота

Рис. Динамика объема документооборота в 2006-2007 гг. 5

Рис. Объём документооборота ООО «Бугурусланнефть» за 2008 г. 6

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например: 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов.

При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, сегодня снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов мало совершенна.

Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой документационного обеспечения управления. При необходимости документооборот можно подсчитывать каждый месяц, что важно для крупных организаций и позволяет выделить месяцы наиболее интенсивной работы.

Рис. Цикличность документопотоков Управления фармацевтической деятельности за 2005 — 2007 годы 7

Рис. Динамика документооборота ГУ МЧС России с 2004 по 2008 годы 8

Простейшая форма справки по объему документооборота выглядит так:

Документирование. Факторы, влияющие на структуру документооборота

  • проблема разработки и внедрения проектов рационализации документооборота
  • обоснование предварительного анализа документооборота для наведения порядка в «ручном документообороте»
  • цель анализа состояния ДОУ и организации документооборота
  • таблицы для фиксирования собираемой информации
  • используемые программные средства и предлагаемые экранные формы

Применение технологий электронного документооборота относят к радикальным управленческим нововведениям, вызывающим одновременно качественные изменения во всех областях современного управления документацией как сферы профессиональной деятельности.

Читать еще:  Этапы технико экономического анализа

Значение эффективного документооборота резко возрастает в свете поставленной Президентом Российской Федерации задачи расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, что требует соответствующего мировым стандартам документационно­информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла.

В этой связи актуализируется проблема разработки и внедрения проектов рационализации документооборота и системы документационного обеспечения управления (ДОУ), в целом призванных сократить издержки на осуществление процессов формирования и использования документационно­информационных ресурсов организации при одновременном улучшении их качественных параметров.

Важно подчеркнуть, что возможности повышения эффективности систем ДОУ, а значит, и документооборота существенно расширяет ориентация разработчиков проектов на использование современных информационных технологий, внедрение автоматизированных систем, особенно при реализации таких проектов, как «Электронная Россия» и «Электронное правительство».

Как показывает практика, без тщательной проработки принципов организации документооборота и ДОУ в целом очень сложно, а в большинстве случаев невозможно внедрить в любой организации электронный документооборот, который бы позволил существенно повысить эффективность управления. Автоматизация неорганизованного документооборота реально позволяет только увеличить объем документированной информации, а проблемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечивости документов и получения нужной для принятия решений информации остаются и даже усугубляются.

Чтобы навести порядок в «ручном документообороте» его нужно предварительно проанализировать.

Анализ состояния ДОУ в целом и организации документооборота в частности является сложной задачей. Но ее решение позволяет определить:

  • место службы ДОУ;
  • выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией;
  • состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления;
  • состав выходной информации, оформляемой в виде документов;
  • выявить документы, «живущие» только в электронном виде;
  • определить используемые регистрационные формы и технологии при регистрации документов;
  • оценить объем документооборота, подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются;
  • как систематизируются документы и формируются дела;
  • как организуется текущее и долговременное хранение документов.

Анализ организации документооборота, то есть анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении или на предприятии, имеет целью:

  • выявить документопотоки и оценить их интенсивность (или наполняемость);
  • описать наиболее стабильные маршруты движения входящих, исходящих и по возможности внутренних документов;
  • выявить наличие возвратных движений в каждом маршруте.

Собирая основные сведения о документах, сопровождающих работу предприятия или организации, и особенностях их движения, важно не потерять ни один документ и ни одну характеристику этого документа, зафиксировать все операции, через которые проходит каждый документ. С этой целью предлагается использовать таблицы 1–4, которые после заполнения будут содержать сведения обо всех поступающих и создаваемых документах и всех особенностях этапов их оформления и движения (подписания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и т. п.)

Каждый раздел таблицы должен заполнить документовед или сотрудник, ответственный за делопроизводство. В таблицы включаются все документы, сопровождающие работу подразделения. Это документы по основной производственной деятельности организации, документы по личному составу, документы, связанные с материальным обеспечением подразделений, и т. д. Движение этих документов в различных потоках и образует документооборот подразделения и организации в целом.

На каждый документ заполняется строка в каждой таблице, поэтому в таблицах 2–4 повторяются номер и наименование вида документа по порядку заполнения.

Сведения из таблиц необходимы для анализа, систематизации и унификации создаваемых документов. Они позволят определить наиболее загруженных специалистов и оптимизировать маршруты движения документов.

В дальнейшем оптимизированные данные о документах могут быть перенесены в систему электронного документооборота (СЭД). Анализ организации документооборота и состояния ДОУ в целом даже в небольшой организации — это достаточно трудоемкая задача. Для ускорения сбора и последующей обработки и анализа данных предлагается использовать программные средства Microsoft Access. Этот выбор обоснован тем, что пакет Microsoft Office является достаточно популярным. База данных (БД) Access удобна и проста в работе.

Экранные формы (пример на рис. 1) разработаны на основе предложенных таблиц 1–4.

Работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel. Это позволяет легко получить требуемые отчеты и диаграммы для анализа.

БД Access поддерживает различные форматы данных. Можно связать таблицы таким образом, чтобы, работая с формами, отчетами и страницами доступа к данным в Access, одновременно получать доступ к данным из других баз (например, БД Microsoft SQL Server).

Даже в случае подготовки исходных данных для анализа в рукописном виде их перевод на машинный носитель с помощью интерфейса БД Access также существенно упрощается.

Разработанные и описанные выше таблицы и экранные формы для ввода данных о состоянии документооборота в организации рассчитаны на неквалифицированного пользователя в области информационных технологий, не имеющего специальных навыков в работе с персональным компьютером.

Цели анализа организации документооборота и состояния ДОУ в целом достигаются с помощью запросов, реализуемых в БД. Виды предусмотренных запросов представлены в таблице 5.

Таким образом, формирование отчетов в БД позволяет выявить факторы, влияющие на структуру документооборота:

1. количество видов документов, сопровождающих работу организации (предприятия);

2. объем документооборота в подразделениях и в целом в организации;

3. время, затрачиваемое на создание каждого вида документа (подготовка проекта, согласование, подписание, утверждение, регистрация и т. д.);

4. количество документов, подготавливаемых каждым должностным лицом (как исполнителем) за конкретный период;

5. количество документов, подписываемых каждым должностным лицом за конкретный период;

6. количество документов, которые согласуются с каждым должностным лицом за конкретный период;

7. количество документов, утверждаемых определенным должностным лицом за конкретный период;

8. количество применяемых систем регистрации;

9. количество применяемых регистрационных форм;

10. время, затрачиваемое на регистрацию одного документа по видам документов;

11. количество учреждений, куда направляются документы из исследуемой организации;

12. количество подразделений, куда направляются подписанные документы;

13. количество применяемых в организации унифицированных систем документации;

14. количество применяемых в организации унифицированных форм документов;

15. количество возвратных движений документов (неоднократное прохождение через одну и ту же инстанцию);

16. общее время движения документов (по видам);

17. количество мест хранения документов (по видам, по авторам, по корреспондентам).

Анализ перечисленных факторов при последовательном выполнении всех этапов исследования документооборота в различных организациях позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой. Можно будет действительно организовать движение каждого документа через минимальное (но обоснованное) количество инстанций. Это, в свою очередь, облегчит процесс принятия решений руководителями и подготовит, как уже отмечалось, условия для внедрения компьютерных технологий.

Наименование подразделения ____________________________________________________________________

Таблица 1. Cведения о документах подразделения (часть 1)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector