Метод ситуационного анализа

Методы ситуационного анализа

Кейс-метод. Пошаговый разбор ситуаций. Применяется для анализа управленческих ситуаций. Отличается простотой и эффективностью.

Пошаговый разбор ситуации (кейс-метод) — эффективный способ анализа управленческих ситуаций. В этом случае предлагаемые ситуации должны быть близки к проблемам, с которыми менеджерам приходится сталкиваться в жизни. Навыки, полученные в результате анализа, могут пригодиться в дальнейшей практической деятельности.

Анализ состоит из четырех шагов:

1) индивидуальная подготовка анализа;

2) неформальное обсуждение отдельными группами;

3) обсуждение в аудитории;

4) обобщение результатов обучения в конце занятия.

Общая схема анализа ситуаций:

1) краткое изложение событий — краткий пересказ ситуации (в письменной форме), который помог бы человеку, не знакомому с самой ситуацией, понять суть происходящего;

2) проблема — краткая формулировка проблемы (задачи), стоящей в данный момент перед руководством компании или отдельным менеджером. Формулировка должна иметь вид законченного предложения, содержащего подлежащее и сказуемое. Как правило, это фраза типа: «Кто-либо должен что-либо сделать»;

3) характеристика действующих лиц — характеристика участников (описание их достоинств и недостатков) с использованием информации, почерпнутой из описания ситуации;

4) хронология событий — изложение происшедших событий так, что наиболее поздние по времени события находятся в начале хронологии, а наиболее ранние — в конце;

5) конфликт — ответ на вопрос, обострения какого рода противоречий послужили причиной конфликтной ситуации. Отдельное внимание следует уделить глобальной ситуации на предприятии, которая скрывается за небольшим, локальным конфликтом;

6) варианты решения проблемы — оценка всех возможных вариантов решения проблемы, определение достоинств и недостатков каждого из предложенных вариантов;

7) рекомендации — более подробное, чем на шестом этапе, рассмотрение и обоснование целесообразности выбранного варианта действий;

8) план по осуществлению выбранного варианта действий — изложение сути шагов, которые необходимо предпринять, чтобы успешно разрешить проблему.

Результатами обсуждения должны служить ответы на следующие вопросы:

а) кто в данной ситуации действующее лицо;

б) каковы его (ее) цели (скрытые, явные);

в) какие решения (скрытые или явные) я должен принять;

г) каковы проблемы, с которыми я сталкиваюсь;

д) какие возможности у меня есть и на какой риск я иду, будучи на месте главного действующего лица;

е) какими данными для принятия решения я обладаю;

ж) какие альтернативные подходы к решению проблемы имеются?

«Мозговая атака». Анализ ситуации путем генерации идей, их обсуждения, оценки и выработки коллективной точки зрения. Применяется для обсуждения возникшей проблемы и установления основных факторов, определяющих ее дальнейшее развитие. Высокие требования к уровню квалификации и компетенции руководителя, возглавляющего заседание экспертов.

Двухтуровое анкетирование. Установление влияющих факторов путем индивидуальной работы специалистов. Применяется не только для установления влияющих факторов, но и для решения других задач ситуационного анализа. Относится к числу универсальных методов ситуационного анализа.

Двухтуровое анкетирование. Установление факторов, определяющих развитие ситуации, необязательно предполагает использование процедуры открытого обсуждения.

В ряде случаев более целесообразным оказывается использование метода двухтурового анкетирования, при котором предполагается индивидуальная работа специалистов по установлению наиболее важных факторов.

В первом туре двухтурового анкетирования каждый из специалистов, приглашенных руководителем для участия в работе, заполняет специально разработанную анкету, в которой указывает факторы, определяющие развитие ситуации, и дает обоснование их отнесения к числу наиболее важных. Внесенные в анкету факторы ранжируются специалистом по степени их влияния на развитие ситуации.

Во втором туре проводится перекрестное рецензирование заполненных в первом туре анкет. Это означает, что анкеты, заполненные одним специалистом, оценивают другие и соглашаются либо не соглашаются со сделанными им оценками. Несогласие с мнениями специалиста обязательно аргументируется. Специалисты, производящие оценку, также производят ранжирование представленных в анкете факторов.

Результаты второго тура обрабатываются аналитической группой, формирующей на основании данных, представленных в анкетах, перечень факторов, которые, по мнению специалистов, определяют развитие ситуации.

При этом учитываются результаты ранжирования факторов, указанных каждым из специалистов, а также оценивавшими его мнение другими специалистами. Аналитическая группа определяет также результирующее ранжирование факторов, указанных специалистами.

Вся полученная от специалистов информация после обработки ее аналитической группой поступает руководителю для принятия окончательного решения о факторах, определяющих развитие ситуации.

Факторный анализ. Получение аналитической зависимости, отражающей степень влияния факторов и изменения их значений на плановые или фактические показатели, характеризующие ситуацию. Применяется для оценки ожидаемых изменений ситуации при тех или иных ожидаемых изменениях факторов вследствие наметившихся тенденций либо управленческих воздействий, целесообразность которых устанавливается в процессе использования технологий ситуационного анализа. Аналитическая зависимость получается на основании статистических данных.

В основе факторного анализа — предположение о том, что на основании статистических данных может быть получена аналитическая зависимость, отражающая степень влияния факторов и изменения их значений на плановые или фактические показатели, характеризующие ситуацию.

Факторный анализ решает задачи определения:

1) факторов, необходимых для выявления всех существенных зависимостей, влияющих на развитие ситуации;

2) коэффициентов (называемых иногда нагрузками), характеризующих влияние каждого из выявленных факторов на показатели, отражающие состояние и развитие ситуации.

Применение метода факторного анализа позволяет на основе обработки статистической информации классифицировать факторы на существенные и несущественные, основные и неосновные, внутренние и внешние.

По результатам обработки статистических данных может производиться детализация либо, наоборот, укрупнение факторов.

Рассчитанные на основании обработки данных коэффициенты влияния каждого из выделенных факторов позволяют, с одной стороны, определить ранжирование факторов по важности, т. е. расположить факторы в порядке убывания их важности, а с другой — получить формулу для расчета ожидаемых значений показателей, характеризующих ситуацию, при том или ином изменении значений факторов.

Благодаря полученным при использовании факторного анализа результатам можно более обоснованно оценивать ожидаемые изменения ситуации при тех или иных ожидаемых изменениях факторов вследствие наметившихся тенденций либо управленческих воздействий, целесообразность которых устанавливается в процессе использования технологий ситуационного анализа.

Многомерное шкалирование. На основании математической обработки информации устанавливаются факторы, влияющие на развитие ситуации. Применяется для сокращения числа факторов, которые необходимо принимать во внимание при анализе и оценке ситуации, а также для содержательной интерпретации получаемого набора факторов. Способствует понижению размерности задачи принятия решения.

Многомерное шкалирование. Избыток информации о факторах, определяющих развитие ситуации, нередко приводит к снижению качества проводимого ситуационного анализа. Основная задача метода многомерного шкалирования как раз и состоит в том, чтобы уменьшить число факторов, которые необходимо принимать во внимание при анализе и оценке ожидаемых изменений ситуации в результате тех или иных управленческих решений.

Уменьшение числа факторов, которые необходимо принимать во внимание при ситуационном анализе, называется иногда понижением размерности задачи принятия решения.

Не менее важная задача, решаемая методом многомерного шкалирования, наряду с понижением размерности, — содержательная интерпретация получаемого набора факторов.

Исходной информацией при многомерном шкалировании могут служить оценка специалистами близости и различия вариантов развития ситуации.

Они оцениваются с помощью различных значений показателей, характеризующих состояние ситуации. Исходное число предварительных частных критериев, как правило, превышает число действительно важных критериев. При использовании метода многомерного шкалирования факторы, действительно определяющие развития ситуации, могут быть неизвестны. Они устанавливаются в процессе применения метода на основании математической обработки исходной информации.

Свое название метод многомерного шкалирования получил потому, что в результате преобразования исходной информации основные показатели, характеризующие изменения ситуации, оказываются оцененными по сравнительно небольшому числу факторов, измерены в сравнительно небольшом числе шкал. Каждый выделенный таким образом фактор получает со стороны специалистов, участвующих в проведении ситуационного анализа, содержательную интерпретацию.

Читать еще: Логическая схема факторного анализа

Использование метода многомерного шкалирования способствует установлению наиболее существенных факторов, определяющих развитие ситуации.

Перечислите методы ситуационного анализа, используемые на этапе диагностики проблемы и формирования критериев и ограничений. Алгоритм принятия решений при ситуационном менеджменте.

Методы СА призваны оказать ЛПР помощи в проведении анализа ситуации, установлении факторов, определяющих его развитие, формулировке критериев и ограничений принятия УР.

Методы ситуационного анализа: кейс-метод, мозговая атака, двухуровневое анкетирование, факторный анализ, многомерное шкалирование

Кейс-метод.Пошаговый разбор ситуаций (кейс-метод) — эффективный способ анализа управленческих ситуаций . В этом случае предлагаемые ситуации должны быть близки к проблемам, с которыми менеджерам приходится сталкиваться в жизни. Навыки, полученные в результате анализа, могут пригодиться в дальнейшей практической деятельности.

Анализ состоит из четырех шагов:

1) индивидуальная подготовка анализа;

2) неформальное обсуждение отдельными группами;

3) обсуждение в аудитории;

4) обобщение результатов обучения в конце занятия.

Результатами обсуждения должны служить ответы на следующие вопросы:

■ кто в данной ситуации действующее лицо;

■ каковы его (ее) цели (скрытые, явные);

■ какие решения (скрытые или явные) я должен принять;

■ каковы проблемы, с которыми я сталкиваюсь;

■ какие возможности у меня есть и на какой риск я иду, будучи на месте главного действующего лица;

■ какими данными для принятия решения я обладаю;

■ какие альтернативные подходы к решению проблемы имеются?

«Мозговая атака».Метод «мозговой атаки» — один из основных, используемых в организации и проведении экспертиз. Значительная роль при осуществлении «мозговой атаки» принадлежит руководителю, возглавляющему заседание экспертной комиссии. В реальной производственной деятельности это может быть совещание, которое созвано руководителем для обсуждения той или иной возникшей проблемы и установления основных факторов, определяющих ее дальнейшее развитие с целью выработки и принятия управленческих решений.

«Мозговая атака» в ситуационном анализе, как правило, состоит из двух туров:

1. генерирование идей:

задача первого тура «мозговой атаки» при определении факторов, влияющих на развитие ситуации: получить возможно более полную картину о факторах, которые могут влиять на ситуацию.

· каждый из присутствующих мог свободно высказать свое мнение о том, что, с его точки зрения, определяет развитие ситуации, в соответствии с какими закономерностями идет ее развитие, какие управляющие воздействия со стороны руководства организации могут оказаться эффективными и привести к цели;

· руководителю необходимо поддерживать любое из высказываемых мнений, давая возможность высказавшему его более полно представить свою точку зрения и развить ее;

· должна поддерживаться атмосфера доброжелательности, освобождающая высказывающегося от излишней скованности.

· Любая высказанная идея должна быть обсуждена и не может объявляться ложной, даже если она представляется ведущему заседание заведомо бесперспективной. Если в процессе «мозговой атаки» в первом туре руководитель поддерживает лишь перспективные, с его точки зрения, идеи, то нередко это приносит худшие результаты.

2. обсуждение выявленных идей, их оценка и выработка коллективной точки зрения.

необходимо из выявленных в первом туре факторов оставить лишь наиболее существенные. Для того чтобы сделать это обоснованно и выбрать среди них действительно определяющие, необходимо их критически оценить.

Здесь может быть использован так называемый метод суда: участвующие в проведении второго этапа специалисты делятся на сторонников и противников высказанного мнения.

Сторонники пытаются привести необходимые доказательства пользы высказанной точки зрения, а противники — их опровергнуть. Руководитель, основываясь на результатах обсуждения, принимает окончательное решение о включении того или иного фактора в число действительно определяющих развитие ситуации.

Если в процессе проводимого ситуационного анализа окажется, что некоторые факторы были неоправданно причислены к числу основополагающих, они будут исключены. Если же выявятся дополнительные существенные факторы, они могут быть также включены в число основных.

Двухтуровое анкетирование.В ряде случаев более целесообразным оказывается использование метода двухтурового анкетирования, при котором предполагается индивидуальная работа специалистов по установлению наиболее важных факторов.

В первом туре каждый из специалистов заполняет специально разработанную анкету, в которой указывает факторы, определяющие развитие ситуации с обоснованием их отнесения к числу наиболее важных. Внесенные в анкету факторы ранжируются специалистом по степени их влияния на развитие ситуации.

Во втором туре проводится перекрестное рецензирование заполненных в первом туре анкет. Это означает, что анкеты, заполненные одним специалистом, оценивают другие и соглашаются либо не соглашаются со сделанными им оценками. Несогласие с мнением специалиста обязательно аргументируется. Специалисты, производящие оценку, также производят ранжирование представленных в анкете факторов.

Результаты второго тура обрабатываются аналитической группой, формирующей на основании данных, представленных в анкетах, перечень факторов, которые, по мнению специалистов, определяют развитие ситуации. При этом учитываются результаты ранжирования факторов, указанных каждым из специалистов, а также оценивавшими его мнение другими специалистами. Аналитическая группа определяет также результирующее ранжирование факторов, указанных специалистами.

Факторный анализ. В основе факторного анализа — предположение о том, что на основании статистических данных может быть получена аналитическая зависимость, отражающая степень влияния факторов и изменения их значений на плановые или фактические показатели, характеризующие ситуацию.

Факторный анализ решает задачи определения:

■ факторов, необходимых для выявления всех существенных зависимостей, влияющих на развитие ситуации;

■ коэффициентов (называемых иногда нагрузками), характеризующих влияние каждого из выявленных факторов на показатели, отражающие состояние и развитие ситуации.

Позволяет на основе обработки статистической информации классифицировать факторы на существенные и несущественные, основные и неосновные, внутренние и внешние.

Рассчитанные на основании обработки данных коэффициенты влияния каждого из выделенных факторов позволяют, с одной стороны определить ранжирование факторов по важности, а с другой — получить формулу для расчета ожидаемых значений показателей, характеризующих ситуацию, при том или ином изменении значений факторов.

Многомерное шкалирование.Основная задача:

· уменьшить число факторов, которые необходимо принимать во внимание при анализе и оценке ожидаемых изменений ситуации в результате тех или иных управленческих решений (понижение размерности задачи принятия решения). Отказ от управляющего воздействия со стороны руководства организации — это также один из возможных вариантов управленческого решения.

· содержательная интерпретация получаемого набора факторов.

Исходная информация: оценка специалистами близости и различия различных вариантов развития ситуации. Они оцениваются с помощью различных значений показателей, характеризующих состояние ситуации. Исходное число предварительных частных критериев, как правило, превышает число действительно важных критериев.

В результате преобразования исходной информации основные показатели, характеризующие изменение ситуации, оказываются оцененными по сравнительно небольшому числу факторов, измерены в сравнительно небольшом числе шкал. Каждый выделенный таким образом фактор получает со стороны специалистов содержательную интерпретацию.

Способствует установлению наиболее существенных факторов, определяющих развитие ситуации.

«Мозговая атака» и двухуровневое анкетирование относятся к числу универсальных методов ситуационного анализа и могут использоваться не только для установления факторов, определяющих развитие ситуации, но и для решения других задач ситуационного анализа. Факторный анализ и многомерное шкалирование — два метода установления факторов, определяющих развитие ситуации, разработанные специально для решения этого класса задач.

Читать еще: Анализ управленческой деятельности

Такой алгоритм может включать следующие операции:

1) обнаружение (контроль) проблемы;

2) сбор информации о ситуации;

3) анализ информации о ситуации;

4) диагностика проблемы и ситуации, в которой ее предстоит решить;

5) определение целей управления ситуацией при решении проблемы;

6) разработка критерия оценки эффективности решения;

7) генерация перечня возможных управляющих воздействий по отношению к подсистеме — источнику проблемы;

8) прогнозирование последствий этих воздействий для ситуации (а не системы, как в предыдущем случае);

9) верификация и оценка вариантов решений;

10) принятие, оформление, доведение до исполнителей, исполнение, контроль выполнения решений

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией, поэтому в состав алгоритма принятия решений включаются этапы сбора и анализа информации о ситуации, определения целей управления ситуацией при решении проблемы, а также прогнозирование последствий управляющих воздействий для ситуации

Ситуационный анализ. Системный и ситуационный анализ

Развитие на сегодняшний день самого перспективного подхода в менеджменте (ситуационного) стало результатом использования научных достижений для решения реальных практических задач. Преимуществом такого анализа является «погружение» в ситуацию для принятия верного обоснованного решения. Более глубокое понимание проблемы дает возможность предвидеть кризисы и гибко реагировать на перемены. Что такое ситуационный анализ организации?

Ситуационный подход

Данный подход с экономической точки зрения более эффективен, чем другие направления менеджмента. Его суть в том, что управленцу целесообразнее использовать те инструменты, которые более необходимы в конкретных обстоятельствах. Форма, метод, стиль руководства должны быть разнообразными, гибкими и меняться по необходимости. Они вторичны, а ситуация (обстоятельства, влияющие на фирму в данный момент) ставится на первое место.

Применяя ситуационный анализ предприятия, менеджеры способны быстро разобраться в том, какой метод эффективен, какие средства использовать, чтобы достичь корпоративных целей.

Значение ситуационного анализа

Ситуационный анализ – инструмент подхода к управлению через «погружение» в проблемную среду. Его можно назвать срезом положения, в котором находится организация в данный период. Что дает руководству его использование?

Картину реальной ситуации на фирме.
Перечень проблем, угрожающих ее развитию.
Прогноз и перспективу.
Информацию для разработки мер экономической защиты.

В задачи ситуационного анализа входят комплексные исследования организации, оценка правильности принятого решения.

Где применяется анализ ситуаций?

Технологии, связанные с подготовкой, принятием и реализацией управленческих решений, основанные на анализе проблемных участков, называются ситуационным анализом. Управленческий процесс непрерывен, замкнут и состоит из функций, каждая из которых предполагает применение данного подхода:

ситуационный анализ текущего положения;
принятие управленческих решений;
разработка и реализация планов;
организация слаженной работы подразделений;
поставки ресурсов;
мотивирование и стимулирование персонала;
контрольная функция и выход из проблемных зон.

Анализ ситуаций в обучении

Ситуационный анализ является эффективным методом обучения, позволяет легче осваивать менеджмент, бизнес-планирование, психологию, предпринимательство и другие науки. Он стал неотъемлемым элементом деловых игр. Методы ситуационного анализа могут использоваться во многих видах деятельности, причем весьма успешно. Обучающиеся по данной системе применяют изученную теорию на практике, учатся принимать правильные решения на перспективу или при реализации тактических программ.

Задачи ситуационного анализа

Основная проблема, которую решает анализ практических ситуаций, – грамотная и системная работа с информацией. К другим задачам данного направления исследований можно отнести:

Сбор и обработку информации по диагностике ситуации.
Определение «информационных» и «белых пятен».
Установление факторов, развивающих ситуацию.
Построение стратегии по решению задачи.
Оценку рисков.
Формулировку критериев и рамок.
Установление общего языка с участниками обсуждения.

Методы ситуационного анализа

Поэтапный анализ ситуации, которая должна быть приближена к реальным проблемам в работе управленца.

Подготовка к анализу, выполняемая индивидуально.
Разбор ситуации в группах.
Коллективное обсуждение.
Подведение итогов.

Выработка новых идей, нестандартных решений в неразрешимых сложных ситуациях. Идеи, высказываемые поочередно каждым участником, записываются, но не подвергаются оценке. Критиковать их запрещается. Это осуществляется для накопления масштабного банка предложений, которые на втором этапе проходят оценку или обсуждаются. Решающее слово остается за руководителем.

Метод не предполагает коллективного обсуждения. Участники индивидуально заполняют анкеты (1 тур), а затем эксперты рецензируют их (2 тур). С итогами работает аналитическая группа. После обработки данные поступают менеджеру.

Факторный анализ и моделирование

Расчет влияния каждого фактора по статистической формуле.

Математическая оценка данных, позволяющая сократить число факторов и обосновать итоги.

Применяется в экономике и финансовом менеджменте для измерения и оценки финансовых результатов.

Применяется при большом числе направлений развития ситуации – подсценариев.

Технология

Ситуационный анализ предполагает использование банка стандартных ситуаций, в котором можно найти аналог конкретной жизненной проблемы предприятия. Когда задача приближена к уже имеющемуся эталону, то ее решение не требует много энергии. Если ситуация уникальна, то для ее разбора необходимо найти факторы, повлиявшие на ход событий. Для их оценки применяется один из методов, например мозговой штурм. Он проводится в два этапа:

Генерация идей. Как будет развиваться ситуация? Как на нее повлиять?
Идеи обсуждаются. Решение принимается коллективно.

Поэтапный ситуационный анализ предприятия

Выбрать для конкретного случая подходящие методы анализа.

Оценить ситуацию, определить значимые факторы и результаты их изменений.

Составить прогноз по реализации различных альтернатив.

Выбрать самую эффективную альтернативу (решение).

Преимуществом ситуационного анализа является то, что он основан на реальных проблемах, появляющихся в жизни организации. Его технологии в качестве итогового продукта дают не только принятое управленческое решение, но и данные для корректировки стратегии.

Системный подход

Сутью системного подхода в управлении является применение теории, рассматривающей предприятие как комплекс элементов. При сочетании структуры, персонала, ресурсов, технологии и целей формируется управленческая система — организация. Системный подход основан на таких положениях:

все действия на предприятии взаимосвязаны;
управленческие решения влияют на каждый элемент системы;
решение проблемы одного элемента не должно создавать неполадки в другой области.

Системный подход стал основой для разработки управленческих задач по разным направлениям. Он стал базой для появления теории непредсказуемых случаев: новые ситуации, в которые попадает руководитель, уникальны и в то же время связаны с уже полученным опытом.

Суть системно-ситуационного подхода и анализа

Системный и ситуационный подход в сочетании позволяют использовать на практике комплексный анализ ситуаций. Организация – это система элементов, связанная с внешним окружением. Большое число факторов внутри предприятия и вне его заставляет руководство применять разнообразные методы управления. Системно-ситуационный анализ позволяет подобрать максимально адаптированные к заданным условиям методы управления. Рассмотрим его особенности на примере комбинированного SWOT-анализа.

Смысл SWOT-анализа в том, чтобы проводить самоконтроль деятельности фирмы. Самоанализ состоит из четырех направлений:

сильные и слабые стороны организации (факторы внутренней среды);
возможности и угрозы (внешняя среда).

Цель ситуационного анализа – получить целостную картину состояния предприятия на момент проведения исследования. Результатом должен стать пересмотр положения организации, уход от существующих мнений к новым программам развития. Предметом ситуационного анализа в таком случае становится окружение: потребители, конкуренты, посредники и другие внешние факторы. Предметом системного анализа – организация и внутренние факторы.

Ситуационный анализ, пример которого можно рассмотреть на основе таблицы SWOT, позволяет сформировать подробное представление о сильных и слабых сторонах любого предприятия.

Методы ситуационного анализа

Читать еще: Анализ динамики и структуры бухгалтерского баланса

Анализ состоит из четырех шагов:

1) индивидуальная подготовка анализа;

2) неформальное обсуждение отдельными группами;

3) обсуждение в аудитории;

4) обобщение результатов обучения в конце занятия.

Общая схема анализа ситуаций:

Результатами обсуждения должны служить ответы на следующие вопросы:

а) кто в данной ситуации действующее лицо;

б) каковы его (ее) цели (скрытые, явные);

в) какие решения (скрытые или явные) я должен принять;

г) каковы проблемы, с которыми я сталкиваюсь;

д) какие возможности у меня есть и на какой риск я иду, будучи на месте главного действующего лица;

е) какими данными для принятия решения я обладаю;

ж) какие альтернативные подходы к решению проблемы имеются?

Факторный анализ решает задачи определения:

1) факторов, необходимых для выявления всех существенных зависимостей, влияющих на развитие ситуации;