Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Органайзер для качественного анализа времени

ManageWeb.ru

Органайзер для качественного учета времени

Простите за тавтологию, но простой органайзер (см. раздел 3.7) является крайне простым инструментом для учета индивидуального времени. С его помощью можно легко оценить количественные затраты времени на различные виды работ, но при этом, к сожалению, утрачивается качественный, смысловой компонент в оценке временных трат.

Как правило, простой органайзер очень легко превращается в органайзер для качественного анализа времени: достаточно лишь придумать несколько качественных категорий, предложить числовую (или символьную) систему их оценивания и добавить к бланку органайзера несколько столбцов по числу разработанных качественных категорий.

Обычно следует использовать не более 4—6 категорий для качественного учета трат времени. Если их будет больше, то органайзер станет слишком громоздким, а процедура учета и анализа времени — слишком долгой и трудоемкой.

Одна из хрестоматийных схем, включающая в себя четыре категории качественного анализа времени (табл. 22), предложена классиком ТМ Лотаром Зайвертом.

В качестве способа анализа предложенных качественных категорий Зайверт предлагает «формулу полезной работы»:

Время полезной работы = общее время работы — (время работы, которая не была необходима + время работы с неоправданными затратами времени + время нецелесообразной работы + время работы, длительность которой не планировалась).

Могу признаться, что я в течение некоторого времени пользовался качественными оценками Л. Зайверта для инвентаризации и анализа моих временных затрат, пока у меня не возникли те самые сомнения, которые приведены в столбце «Критика». Возможно, в этом и есть какой-либо великий и недоступный мне смысл, но категории Зайверта для качественного анализа времени, на мой взгляд, являются неточными и семантически размытыми.

Схема качественного анализа времени

Взять хотя бы категорию «необходимость». Какую оценку в своем органайзере я должен ставить, если существует, например, такой «конфликт необходимостей»: мой не отягощенный интеллектом руководитель считает, что работа необходима, а я (прекрасный эксперт в данном вопросе) уверен, что работа не нуж а, а даже вредна? А что если я и сам не уверен — необходима эта работа или нет? Наш мозг может оперировать весьма сложными вероятностями и прогнозами, свести которые либо к «да» (оценка «1»), либо к «нет» (оценка «0») — просто невозможно.

Разочаровавшись в качественных оценках временных трат, предложенных Зайвертом, я решил разработать собственные оценки, которые и предлагаю вашему вниманию. «Шапка» бланка для качественного учета времени из моего органайзера выглядит так:

Первые столбцы органайзера для качественного анализа времени ничем не отличаются от граф простого органайзера: время начала и окончания событий, их длительность, сами события. Вместо «лирической» графы «Примечания» я решил добавить более целеориенти-рованную графу «Результат, эффект». По моему мнению, необходимость каждый раз указывать конкретный результат произошедшего события обладает мощным мотивирующим и контрольным эффектом, позволяет более жестко выявлять бесполезные траты времени (помехи) и в то же время развивает «позитивное мышление», помогая обнаруживать «другую выгоду» (см. раздел 1.12) даже там, где ее на первый взгляд вроде бы и нет.

Смотрите также

Компания, ориентированная на потребителей
Основная задача предприятия — удовлетворение нужд и потребностей потребителей. Если в условиях экономики, основанной на конкуренции, компании не удается удовлетворить желания покупателей, оно обре .

Организационно-экономические условия менеджмента в сфере культуры
Кем и как создаются организационно-экономические условия саморазвития культурной жизни и культурных процессов? Очевидно, что существенную роль в этом играют усилия государства. Чем более зрелыми и .

Стратегии коммуникации
В этой главе мы рассмотрим вопросы успешных стратегий коммуникаций. Поскольку они носят во многом специализированный или технический характер, для разработки рекламных кампаний, мероприятий по про .

ОРГАНАЙЗЕР ДЛЯ КАЧЕСТВЕННОГО УЧЕТА ВРЕМЕНИ

Простите за тавтологию, но простой органайзер (см. раздел 3.7) является крайне простым инструментом для учета индивидуального времени. С его помощью можно легко оценить количественные затраты времени на различные виды работ, но при этом, к сожалению, утрачивается качественный, смысловой компонент в оценке временных трат.

Как правило, простой органайзер оченьлегко превращается в органайзер для качественного анализа времени: достаточно лишь придумать несколько качественных категорий, предложить числовую (или символьную) систему их оценивания и добавить к бланку органайзера несколько столбцов по числу разработанных качественных категорий.

Обычно следует использовать не более 4—6 категорий для качественного учета трат времени. Если их будет больше, то органайзер станет слишком громоздким, а процедура учета и анализа времени — слишком долгой и трудоемкой.

Одна из хрестоматийных схем, включающая в себя четыре категории качественного анализа времени (табл. 22), предложена классиком ТМ Лотаром Зайвертом.

Читать еще:  Анализ эффективности использования основных

В качестве способа анализа предложенных качественных категорий Зайверт предлагает «формулу полезной работы»:

Время полезной работы = общее время работы — (время работы, которая не была необходима + время работы с неоправданными затратами времени + время нецелесообразной работы + время работы, длительность которой не планировалась).

Могу признаться, что я в течение некоторого времени пользовался качественными оценками Л. Зайвертадля инвентаризации и анализа моих временных затрат, пока у меня не возникли те самые сомнения, которые приведены в столбце «Критика». Возможно, в этом и есть какой-либо великий и недоступный мне смысл, но категории Зайвертадля качественного анализа времени, намой взгляд, являются неточными и семантически размытыми.

Взять хотя бы категорию «необходимость». Какую оценку в своем органайзере я должен ставить, если существует, например, такой «кон-

3.S. Органайзер для качественного учета времени

Таблица 22 Схема качественного анализа времени

фликт необходимостей»: мой не отягощенный интеллектом руководитель считает, что работа необходима, а я (прекрасный эксперт в данном вопросе) уверен, что работа не нуж а, адаже вредна? Ачто если я и сам не уверен — необходима эта работа или нет? Наш мозг может оперировать весьма сложными вероятностями и прогнозами, свести которые либо к «да» (оценка «1»), либо к «нет» (оценка «О») — просто невозможно.

Разочаровавшись в качественных оценках временных трат, предложенных Зайвертом, я решил разработать собственные оценки, которые и предлагаю вашему вниманию. «Шапка» бланкадля качественного учета времени из моего органайзера выглядит так:

Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

Первые столбцы органайзера для качественного анализа времени ничем не отличаются от граф простого органайзера: время начала и окончания событий, их длительность, сами события. Вместо «лирической» графы «Примечания» я решил добавить более целеориенти-рованную графу «Результат, эффект». По моему мнению, необходимость каждый раз указывать конкретный результат произошедшего события обладает мощным мотивирующим и контрольным эффектом, позволяет более жестко выявлять бесполезные траты времени (помехи) и в то же время развивает «позитивное мышление», помогая обнаруживать «другую выгоду» (см. раздел 1.12) даже там, где ее на первый взгляд вроде бы и нет.

Я использую пять направлений качественного анализа (табл. 23).

Таблица 23 Направления качественного анализа

3.8. Органайзер для качественного учета времени

Сразу хочу оговориться, что предлагаемая система не идеальна и, возможно, кому-то покажется неудобной. Например, для меня использование 5-балльной шкалы является удобным с точки зрения дальнейшей математической обработки, визуализации и анализа полученных данных, а кому-то подобное оценивание покажется избыточным.

Выбор самих категорий для качественного анализа времени осуществлялся мною для углубленного анализа моих собственных «слабых мест» в управлении временем (именно поэтому лучше не слепо заимствовать категории качественного анализа времени откуда-нибудь из книжек, а разработать их самостоятельно). Например, для меня в периоды интенсивной занятости, когда приходилось работать одновременно на 3—4 работах и над 8—10 проектами сразу, крайне важно было решить «энергетический кризис», так как зачастую я просто валился от усталости или внезапно заболевал от хронического перенапряжения. Использование категории «Затраты энергии» (Затр.)позволило мне, во-первых, выявить собственные энергетические «ритмы», достаточно точно узнав периоды подъема и спада сил в течение суток, недели, месяца. Во-вторых, я смог очень точно определить людей, события и ситуации, выступающие для меня в роли «энергетических вампиров», лишающих меня сил. В-третьих, выявив события и ситуации, связанные с позитивной мобилизацией энергии, я смог лучше понять природу собственных сил и возможностей, что позволило мне более творчески заниматься собственным «энергетическим самоменеджментом».

Категории «Эффективность» (Эфф.)и «Делегирование» (Дел.) были введены мною как «средство самолечения» от излишней ответственности, упрямства, перфекционизма и вообще, вредного стремления все и всегда делать самому (в том числе и за других). Работа с категорией «делегирование» в значительной мере помогла развить мне «аутсорсинговое мышление» и заодно помогла укрепить чувство глубинного доверия к людям и улучшить отношения со многими из моего социального окружения.

Учет времени по категории «эффективность» позволил мне существенно пересмотреть мои внутренние нормативы нате или иные виды деятельности. Появилось подкрепленное цифрами понимание, что «укреплять силу воли» (как в одном из рассказов М. Зощенко, где маленький мальчик неоднократно заявлял: «Ая ем кислую клюкву — и не морщусь!»), проявляя упрямство и настойчивость, — не всегда полезно и продуктивно. Оказывается, многих результатов можно до —

130_______________________________Глава 3. Инвентаризация и анализ времени

стичь гораздо проще, быстрее и эффективнее, если не «брать противника измором», а приложить «точное усилие в нужное время и в нужном месте». Оценка эффективности разных видов деятельности позволила мне серьезно оптимизировать мои способы достижения результатов, а также пересмотреть индивидуальные нормативы на разные виды деятельности как в сторону их уменьшения, так и в сторону их увеличения.

Читать еще:  Структурированный анализ это

О Изучите предложенные категории для качественного учета времени и • систему их оценивания (запланированность/незапланированность, эффективность, затраты энергии, возможность делегирования или решения другим способом). Приведите по 2—3 аргумента как «за», так и «против» каждой из выделенных категорий и системы их оценивания.

Предложите (и обоснуйте) собственные категории качественного учета времени, а также систему их оценивания.

Рекомендации по управлению временным ресурсом организации и человека

Методы инвентаризации и анализа личного времени

Простой органайзер (ежедневник)

Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Выявление основных временных помех.

Органайзер с функциями качественного анализа времени

Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности, включающий в обязательном порядке качественную оценку временных затрат о ряду произвольных критериев.

Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Наглядное представление результатов анализа.

Большинство предлагаемых методов на начальных этапах освоения ТМ используются для инвентаризации и анализа временных трат, но в последствии могут быть использованы и как инструменты для планирования стратегического и оперативного времени и контроля над выполнением поставленных задач [36].

В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов.

Этап 1. Подготовка к инвентаризации.

Шаг 1. Определить виды временных затрат жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически

независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества).

Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки временных затрат.

Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки.

Этап 2. Проведение инвентаризации (хронометраж).

Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки.

Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их к дальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели.

Этап 3. Анализ времени.

Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям:

1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам);

2) затраты на внерабочую активность;

3) затраты на временные помехи;

4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность.

Объем и направления анализа могут быть произвольными, в зависимости от масштабности поставленных задач инвентаризации.

Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования. Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов.

Наиболее «типичным» результатом анализа времени обычно становится выявление закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени. Выявленные закономерности могут быть как процессуального характера (сложившиеся стратегии, способы, поведенческие стереотипы использования времени), так и структурного (реальный фонд времени, помехи, энергетические ресурсы и др.).

Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени.

Этап 4. Изменение стратегии/способов управления временем.

Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (целей деятельности организации). Оформить письменно.

Органайзер для качественного анализа времени

+38 (093) 551 86 51
работаем с 10.00 до 22.00

Органайзер с возможностями качественного учета времени является гораздо более мощным инструментом, чем хронокарта.
Органайзер более универсален, он позволяет не только учитывать время, но и в конце каждого рабочего дня осуществлять экспресс-анализ затрат времени, оперативно корректируя планы на следующий день (или даже на неделю, а то и месяц).
Для ежедневного подведения ТМ-итогов каждого дня я предлагаю использовать шесть показателей, три из которых являются количественными, а три — качественными.
Для количественного экспресс-анализа итогов дня вводится три показателя, формулы расчета которых приводятся ниже:
1. Полезность (поле «Пл/нп») равна сумме всех временных затрат на плановые и важные неплановые дела (с кодом «1» и «0,5») за вычетом всех временных затрат на неплановые дела (с кодом «0»). При строгом учете траты времени с кодом «0,5» считаются как неплановые.
При получении положительногорезультата можно сделать вывод о том, что день прошел с высокой степенью организованности, время было использовано с пользой для достижения запланированных целей.
2. Продуктивность (поле «Затр.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем мотивации (с кодами «+2» и «+1») за вычетом всех временных затрат, связанных с низким уровнем мотивации (с кодами «—2» и «—1»).
При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам чувство удовлетворенности, были связаны с высоким уровнем мотивации. То есть в плане затрат внутренних сил и энергии этот день был продуктивным.
3. Эффективность (поле «Эфф.») равна сумме всех временных затрат, связанных с высоким уровнем КПД выполненной работы (с кодами «+2» и «+1»), за исключением всех временных затрат, связанных с низким уровнем КПД (с кодами «—2» и «—1»).
При получении положительного результата можно сделать вывод о том, что затраты времени принесли вам реальный успех и были действительно эффективными, а выбранные способы достижений целей и технологии — оптимальными.
4. Если у вас под рукой есть обычный листок в клетку и кодификатор трат времени то вы легко можете получить еще один дополнительный показатель экспресс-анализа — сбалансированность (на основе оценок в столбце «Код»). Данный метод также предполагает простые подсчеты, но по своей аналитической составляющей является качественным, позволяя оценить степень сбалансированности временных трат визуально. Первый шаг в анализе сбалансированности заключается в построении диаграммы Парето, отображающей временные траты на каждую из основных субкатегорий (категорий) деятельности в течение дня. Как правило, учитываются те виды деятельности, суммарная длительность которых составляет более часа. Наиболее результативные категории деятельности должны составлять примерно 20% временных затрат дня, остальные — 80%. Обратите внимание, что «результативные категории» — это не просто «где было больше всего работы», а такие, где были достигнуты самые значительные (с точки зрения глобальных жизненных целей) результаты за учетный день. Вполне возможно, что при планировании и подведении итогов дня вы будете использовать не соотношение Парето 20/80, а какие-либо другие «золотые пропорции» времени
Тогда необходимо оценивать сбалансированность в соответствии с выбранной пропорцией. Оценка бизнеса и оценка имущества предприятия-банкрота — очень полезная в этом случае, так же, как и Оценка акций и имущества для нотариуса..
Качественный экспресс-анализ заключается в составлении своего рода «краткого отчета» для самого себя, позволяющего обобщить и компактно представить некоторые важные ТМ-результаты за учетный день:
5. Делегирование (на основе оценок в столбце «Дел.»). Здесь указывается, сколько раз в течение дня было использовано делегирование, а также кому именно и что было делегировано. В данном поле рекомендуется отметить случаи успешного и неуспешного делегирования, а также записать оргвыводы.
6. Главный результат, достижение дня (на основе записей в столбце «Результат, эффект»). Здесь записывается одно главное достижение дня, а если есть — окончательное решение какой-либо важной задачи. В данном поле психологически важно отметить продвижение к достижению какой-либо стратегической цели.
7. Главные потери, помехи дня. Анализ осуществляется на основе полей «Код» (все с кодом «200», что, в соответствии с кодификатором, обозначает помехи), а также отрицательных значений в полях «Затр.» и «Эфф.». Особое внимание надо обратить на те виды деятельности, где по показателям «затраты энергии» и «эффективность» одновременно стоят максимальные отрицательные оценки («—2»). Необходимо не только указать одну-две главные помехи, но также записать идеи по их преодолению и предотвращению.
В заключение замечу, что когда я только начинал использовать ежедневный экспресс-анализ, то на заполнение третьей части ежедневника («экспресс-анализ») я тратил 15—20 минут, но впоследствии, с появлением навыка, вся ежедневная «аналитика» стала занимать не более 5-7 минут. Первоначально для вычисления количественных показателей я пытался использовать калькулятор, но, даже при точности учета времени в 10 минут, все операции со сложением и вычитанием легко считаются устно.
Вашему вниманию было предложено восемь количественных и качественных показателей для ежедневного экспресс-анализа трат времени.
На основе предложенного варианта органайзера для качественного анализа времени и кодификатора к нему разработайте собственную концепцию ежедневного экспресс-анализа трат времени. В рамках этой концепции предложите 4—6 оригинальных показателей (качественных или количественных) для подведения ТМ-итогов учетного дня.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector