Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Расчетно кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина: необходимые документы и льготы для малого бизнеса

Предприниматели нередко путают такие понятия, как контрольно-кассовая техника и касса предприятия. Но есть и ряд других вопросов, связанных с нарушением кассовой дисциплины, организацией работы персонала и самостоятельной работой без бухгалтера.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур, дала по ним разъяснения на Контур.Конфренции, которая прошла в Москве.

Для начала разберемся в терминологии.

Касса предприятия и контрольно-кассовая техника (ККТ) – в чем отличие?

Касса предприятия — это то, что есть у каждой организации. Она регистрирует все движения наличных: выручку по итогам дня, поступление займов, выдачу подотчетных средств, выдачу зарплаты и др. Документы, непосредственно относящиеся к кассовой дисциплине, — это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и платежная ведомость.

Кассовым аппаратом пользуются те, кто непосредственно занимается приемом розничной выручки, принимает наличку и платежи через эквайринг. Кассовый аппарат регистрирует движение по выручке. Таким образом, кассовый аппарат — это часть кассы предприятия, и его главный документ — кассовый чек.

Приходный кассовый ордер (ПКО) формируется при любом приеме наличных денежных средств (при каждом поступлении денег в кассу). С его помощью оформляется итоговая сумма выручки за день, этот ПКО будет являться частью кассовой книги. Этим ПКО можно оформить возврат неиспользованных подотчетных средств от сотрудника.

Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется в тех случаях, когда расходуются наличные средства кассы организации — например, выдаются деньги под отчет. Но, если вы выдаете средства своим сотрудникам из кассы в виде заработной платы, то на них просто заполняется расчетно-платежная ведомость по выплате заработной платы. При этом кассовый чек не выбивается. Потому что кассовый чек относится строго к расчетам, а не к взаимодействию с сотрудниками.

Кассовая книга: что это такое?

Кассовая книга — это сводный документ, в котором содержится вся информация по всем поступлениям, движениям наличных в организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (либо заменяющее его лицо) на основании каждого ПКО и РКО.

Кассовую книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Но вести ее должны не все.

ИП имеют право не оформлять ПКО и РКО и могут не вести кассовую книгу (об этом говорится в Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»). Если они хотят узаконить это право, то им нужно издать соответствующий приказ. Однако Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт в области бухгалтерии в СКБ Контур, советует серьезно подумать, прежде чем принимать такое решение: когда много сотрудников, следить за наличкой непросто, чтобы как-то ее зафиксировать, лучше все же не отказываться от регистрации ПКО и РКО и ведения кассовой книги.

ИП с сотрудниками следует обратить внимание на то, что, если они выдают денежные средства из кассы в качестве выплаты заработной платы, то расчетно-платежную ведомость им придется составлять обязательно.

На что можно тратить наличную выручку?

Без ограничений наличную выручку можно тратить на:

  • выплату зарплаты;
  • подотчетные средства;
  • выплату доходов ИП.

Лимиты распространяются на следующие расчеты (не более 100 000 руб. в рамках одного договора):

  • покупка товаров или услуг;
  • при возврате денежных средств за оплаченные ранее товары;
  • при выдаче наличных при осуществлении операций платежным агентом.

Если оборудование стоит, например, 99 000 руб., вы можете выписать расходный кассовый ордер и купить оборудование за эти деньги. Но если стоимость в целом по договору превышает 100 000 руб. и вы расплачиваетесь наличными, это автоматически считается нарушением (Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Нарушением кассовой дисциплины также считается превышение лимита остатка в кассе (согласно ст. 15.1 КоАП штрафы на должностное лицо — от 4000 — 5000 руб.), на организацию — 40 000 — 50 000 руб.).

При работе с ККТ под нарушения попадают следующие случаи:

  • ККТ не соответствует требованиям законодательства;
  • вы приняли наличку и не выбили чек,
  • остаток по кассе не равен сумме, отраженной в документе.

Кассовая дисциплина и льготы для малого бизнеса

В 2018 году, согласно Федеральному закону от 24.07.07 № 209-ФЗ, предприятия относятся к малому бизнесу, если соответствуют следующим критериям:

  1. Численность работников не превышает 100 человек.
  2. Выручка от реализации товаров, работ или услуг без учета НДС составляет не более 800 млн руб.
  3. Доля участия других лиц, не относящихся к субъектам малого бизнеса, не более 49%.

Узнать, относится ли организация к субъектам малого и среднего бизнеса, можно на сайте Единого реестра субъектов малого и среднего предпринимательства.

Представители малого бизнеса могут избежать указанные выше штрафы, если предпримут некоторые шаги.

Для этого нужно издать приказ примерно следующего содержания:

«На основании абз. 10 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У приказываю:

1. Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе.

2. Ответственной за сохранность денежных средств назначить кассира Иванову И.И.»

Если вы предприниматель, то вы можете назначить ответственным себя. Если вы директор в единственном лице в организации, то можете назначить себя ответственным за исполнение этого приказа.

  • Они могут исправлять кассовые документы, кроме ПКО и РКО (абз. 2 подп. 4.7 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Причем ошибки можно исправить и за предыдущие периоды.

Процедура внесения исправлений стандартная: зачеркиваются неверные данные и вместо них вносятся правильные. Нужно поставить подпись, указать дату, фамилию и инициалы, должность человека, который внес исправления. Если эти исправления влекут дальнейшие исправления, то последние тоже важно отразить в кассовой книге.

Как исправить кассовую книгу в электронном виде?

В электронную кассовую книгу внести исправления нельзя. Зато можно сформировать новый экземпляр кассовой книги и подписать его электронной подписью.

Организация работы сотрудников в магазине

По мере развития любой бизнес рано или поздно сталкивается с необходимостью найма новых сотрудников. Прежде чем брать на работу новых людей, определите, какие обязанности они будут выполнять для обеспечения бесперебойной работы магазина, и оцените объем работ, чтобы правильно рассчитать необходимое количество сотрудников.

Обычно в торговых компаниях помимо директора есть товаровед, кассир и бухгалтер.

В функции товароведа входят: приемка товара; проверка сопроводительной документации; организация выкладки товаров в зал; контроль количества товаров на складе, своевременный заказ новых партий, проведение инвентаризаций и ревизий.

Обязанности кассира включают: осуществление кассовых операций (он должен уметь обращаться с кассовой техникой); контроль кассовой наличности; ведение кассовой отчетности, оформление отчетных документов по кассе, инкассация денег; расчеты с клиентами по оплате товара наличными средствами и банковскими картами.

Бухгалтер осуществляет следующие операции: регистрирует хозяйственные операции компании; производит начисления и расчеты зарплаты; составляет бухгалтерскую и налоговую отчетность; информирует сотрудников об изменениях в законодательстве по работе с наличными; проверяет правильность оформления внутренних отчетных документов.

Впрочем, необязательно брать бухгалтера в штат. В качестве варианта можно делегировать бухгалтерию профессионалам. Например, бухгалтерское обслуживание «под ключ», которое включает все операции с сотрудниками, сдачу отчетности и оптимизацию налогообложения, предлагает сервис Контур.Бухта. Рассчитайте, во сколько вам обойдется стоимость бухгалтерского обслуживания (тарифы автоматически подстраиваются под вас), и отправьте заявку.

Читать еще:  Расчет налога по кадастровой

Перед тем как подойти к организации работы сотрудников, важно:

  • разработать должностные инструкции;
  • организовать рабочие места (при организации места кассира нужно учитывать, как он принимает деньги и как устроено пространство в соответствии с требованиями);
  • установить ПО (изучите, какое ПО представлено на рынке и что именно вам потребуется);
  • обучить сотрудников пользоваться необходимыми для работы продуктами.

Сегодня все процессы торговой компании можно контролировать с телефона, не выходя из дома. Через интернет вы можете узнать, какое у вас количество товаров на складе, какое количество выручки к вам пришло, какие чеки на какие суммы пробиты. Есть сервисы, которые автоматически передают данные о продажах бухгалтеру. Контур.Маркет отправляет данные о продажах в сервисы Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия, благодаря этой интеграции проще рассчитывать налог, вести книгу учета доходов и соблюдать кассовую дисциплину. Также Контур.Маркет интегрируется с учетной системой 1C.

Кассовые операции: правила

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — это специализированная система учета деятельности по движению наличных денежных средств в кассе учреждения. Нормативы по ведению дисциплины обязан применять любой экономический субъект, работающий с наличностью. Чиновники систематически обновляют законодательство. Наиболее значимым нововведением последнего времени является введение обязательного использования онлайн-касс.

Важные изменения законодательства

  • поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
  • ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
  • изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.

Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:

Порядок организации и ведения кассовых операций

Соблюдайте следующий порядок ведения операций с наличными:

Назначьте кассира. Введите новую штатную единицу «бухгалтер-кассир» либо возложите обязанности по ведению расчетов наличными на другого специалиста. Отметим, что кассиром назначается только штатный работник учреждения. На внештатника или договорника возложить такие обязанности нельзя. Ознакомьте кассира с действующим порядком ведения КО под подпись.

Утвердите лимит наличных. Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которая может храниться в специализированном помещении каждый день, то есть в кассе. Исключением признаются дни выплаты зарплаты, пособий и стипендий. В остальные дни сумму денег, превышающую лимит по кассовым операциям, необходимо сдать на расчетный счет.

Фиксируйте каждую операцию с наличными. Любое движение денег, поступление или расход в кассе необходимо отразить соответствующим документом. Причем не только первичным, но и зарегистрировать в журнале ведения учета.

Отражайте операции в бухучете. На каждую операцию с наличными в кассе необходимо составить соответствующую бухгалтерскую проводку. Отражайте движение денег на соответствующих счетах, согласно инструкциям по ведению БУ.

Обеспечьте тотальный контроль операций. Организуйте систематические проверки. Только профессиональный контроль и проверки того, как соблюдаются правила ведения кассы, позволят избежать штрафов за нарушение ведения кассовой дисциплины.

Унифицированные формы для кассовых операций

ВАЖНО! Письмом от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 Минфин РФ подтвердил, что применять унифицированные формы, связанные с ведением ККМ (постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132), в соответствии с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин . » (МФ РФ от 30.08.1993 № 104), необязательно!

В том числе правила ведения кассовых операций в 2020 году признают необязательными следующие формы:

  • журнал кассира-операциониста;
  • справка-расчет кассира-операциониста;
  • журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
  • сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
  • акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;
  • акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;
  • акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам);
  • журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ; акт о проверке наличных денежных средств кассы.

Однако некоторые бланки остались обязательными элементами учета движения наличных. Каждое учреждение обязано формировать обязательные документы при движении наличных денежных средств.

Актуальные бланки и образцы

Ключевое назначение расчетов наличностью в учреждении — это выдача подотчетных денег. Например, из кассы выдается наличность на покупку материалов, командировочные расходы сотрудников и прочие выплаты. Оформление таких операций в кассе учреждения проводится особым образом.

Все расходные операции, то есть выбытие налички из кассы, оформляются расходным кассовым ордером.

Так, к примеру, следует оформить выдачу денег работнику учреждения.

Пример заполнения РКО

Операции по поступлению наличности в кассу оформляем приходным кассовым ордером. Причем поступления могут быть не только от работников, но и с расчетного счета банка в кассу организации. Например, учреждение выдает заработную плату и пособия наличными.

Пример заполнения ПКО

Все расходные и приходные операции регистрируются в специальном документе — кассовой книге, учитывая хронологический порядок регистрации и ведения бухгалтерских данных.

Пример заполнения

Использование ККМ в 2020 году

С 01.07.2017 наступила обязанность применять только новую ККМ, то есть с этой даты прекращена регистрация контрольно-кассовой техники в порядке, установленном старой редакцией закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 08.03.2015). Переход происходил в несколько этапов. И сейчас почти все организации и ИП, работающие с наличностью, должны применять онлайн-ККТ. В соответствии с правилами ведения кассовых операций, в 2020 году ККМ вправе не применять компании, осуществляющие деятельность:

  • поименованную в п. 2 ст. 2 54-ФЗ; в отдаленных и труднодоступных местах;
  • в области религиозных обрядов и церемоний, по продаже предметов религиозного культа;
  • аптечные организации в сельской местности;
  • по предоставлению парковочных мест на земельных участках, находящихся в государственной собственности;
  • платных услуг библиотечного дела;
  • прием наличности за коммунальные услуги;
  • образовательные услуги населению;
  • предоставление услуг в сфере физической культуры и спорта;
  • оказание услуг центрами культуры и творчества.

Для наглядности представим поэтапный порядок реализации новой редакции закона № 54-ФЗ в виде блок-схемы.

На сегодняшний день существуют уже более 100 моделей онлайн-касс, а действующие ОФД обеспечивают передачу данных с касс в ОФД, ФНС и ЕГАИС.

По каждой онлайн-кассе ОФД собирает и актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму наличных, средний чек и т. д. А значит, любую точку продаж теперь есть возможность проверить через интернет за считанные минуты. Кроме того, встроенные сервисы некоторых ОФД позволяют не только хранить полученные данные, но и формировать различные отчеты.

После введения онлайн-касс все их владельцы с 19.08.2017 обязаны выполнять через личный кабинет КК-техники следующие действия (пункт 1 главы I приказа ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/483@):

  • отвечать в трехдневный срок на поступившие через личный кабинет запросы ИФНС;
  • сообщать о неприменении КК-машин или в трехдневный срок со дня устранения выявленных нарушений при ее использовании;
  • сообщать о своем согласии или несогласии с поступившими от ИФНС данными о выявленных нарушениях в течение одного рабочего дня.
Читать еще:  Расчет пени по транспортному налогу 2020

Передаваемые сведения необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). После получения такого сообщения ИФНС должна подтвердить факт получения, разместив в кабинете КК-машин квитанцию о приеме. Информация и документы могут быть переданы и на бумажном носителе в налоговые органы.

Что делать при неисправности ККМ

А как не нарушить кассовую дисциплину, если произошла поломка единственного ККТ, который в своей деятельности использует компания? При поломке ККТ организация вправе вести деятельность без ее использования. В этом случае покупателю выдают бумажный документ, подтверждающий факт оплаты (например, товарный чек). Сразу же после устранения поломки, чтобы избежать штрафа, необходимо (п. 14.5 КоАП РФ):

  • сформировать по каждой операции коррекционный чек;
  • в письменной форме сообщить о возникшей ситуации, указав информацию о каждом созданном чеке коррекции.

Очень важно соблюдать порядок ведения до того, как ИФНС узнает о возникшей поломке в результате проверки. Только в этом случае штрафные санкции не будут применены. Чтобы не оказаться в ситуации невозможности работы при поломке ККТ, налоговые органы предлагают приобрести запасной кассовый аппарат (письмо № ЕД-4-20/24899).

Проверки ФНС

  • производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
  • как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
  • соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
  • соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
  • выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Ответственность за нарушения оформления кассовых операций

Если кассовая дисциплина в 2020 году не отвечает заявленным требованиям, на нарушителей наложат штраф:

  • для должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Чем чревато нарушение кассовой дисциплины

Бухгалтерия – одно из ключевых звеньев в работе любого предприятия. Грамотное, чистое, высококвалифицированное бухгалтерское сопровождение гарантирует бесперебойную работу компании, тогда как непрофессиональный бухгалтер может поставить под удар всю организацию. Именно поэтому работе бухгалтерии на любом предприятии нужно уделять особое внимание. И отдельно руководству предприятия стоит держать под контролем соблюдение кассовой дисциплины. Именно о кассовой дисциплине пойдет речь в данном материале.

Что такое кассовая дисциплина и почему важно ее соблюдать

Если говорить простым и понятным языком, то под кассовой дисциплиной принято понимать ряд правил, норм, и ограничений по приему, выдаче, хранению наличных денежных средств на предприятии, а также, в случае безналичных расчетов – их учет в рамках проведения кассовых операций. Все операции, в которых присутствует наличка, в том числе выдача зарплаты и отпускных, прием оплаты за товары и услуги, а также их своевременное документальное оформление, на языке бухгалтеров называются кассовыми.

Как правило, кассой занимается либо кассир, либо штатный бухгалтер, либо же, в более редких случаях, сам директор и учредитель организации.

Любое предприятие, будь то ИП или ООО, при проведении каких-либо операций, связанных с оборотом наличных финансов, обязано вести кассу и соблюдать кассовую дисциплину.

Важно! Свод правил, по которым принято вести кассу, определяется не внутренними частными постановлениями организации, а устанавливается на уровне российского законодательства.

Кто проверяет кассовую дисциплину и что грозит нарушителям

Уже из одного того факта, что кассовая дисциплина регламентируется Законом РФ, понятно, что она подконтрольна государственным органам. За безупречным соблюдением кассовой дисциплины следит налоговая инспекция и иногда банк, в котором открыты расчетные счета организации.

    проверка кассовой дисциплины представителями налоговой инспекции. В каждом территориальном отделении Федеральной налоговой службы есть специальный Отдел оперативного контроля. Его служащие и выезжают на проверки предприятий и организаций по части бухгалтерского учета и соблюдения кассовой дисциплины.

Малейшие изъяны и недочеты при ведении кассы, неизменно ведут к административным санкциям.

Наиболее распространенными среди подобных нарушений являются пренебрежение к наличию и ведению кассовой книги, превышение лимита расчетов, связанных с наличными средствами, а также неправильный расчет кассовых остатков.
проверка кассовой дисциплины представителями обслуживающего банка. Каждые два года работники обслуживающего банка по закону обязаны проверять кассовый учет на предприятии. Обычно за период проверки берется один квартал. Банковские специалисты, как правило, проверяют организацию на предмет лимита денежных средств в кассе, а также на правильность и полноту ведения кассовой книги. После проведения контроля специалист банка пишет справку, которую впоследствии необходимо будет предъявить налоговому инспектору уже при налоговой проверке, если таковая последует.

При отсутствии устранения нарушений выявленных представителем банка, налоговик может наложить денежный штраф.

Основные правила кассовой дисциплины: коротко

Для того, чтобы избежать административного наказания в виде наложения материальной ответственности и штрафов, достаточно того, чтобы ведение кассы соответствовало хотя бы некоторым критериям.

  • первое, что требуется сделать – завести кассовую книгу. В ней в обязательном порядке должны отражаться все денежные операции;
  • руководству предприятия для выполнения кассовых операций необходимо приобрести контрольно-кассовую машину. Впрочем, в некоторых случаях ее можно заменить выдачей товарных чеков и бланков строгой отчетности;
  • бухгалтеру или кассиру предприятия необходимо строго следить за тем, чтобы максимально разрешенный лимит денежной наличности ни при каких обстоятельствах не был превышен.

Именно эти три параметра неизменно должны соблюдаться на предприятии, во избежание наказания со стороны контролирующих структур.

Такие документы как расходно-кассовые ордера и приходно-кассовые ордера, журналы и справки кассира-операциониста не являются строго обязательными, а, значит, как правило, не подвергаются тщательному изучению со стороны налоговиков и не являются основанием для применения административных санкций.

Ошибки и неточности при ведении кассы

Ни один начальник не застрахован от небрежной или некачественной работы бухгалтерии. Но иногда в нарушениях кассового порядка бывает повинно само руководство предприятия. Практика показывает, что существует несколько наиболее часто встречаемых нарушений по части кассовой дисциплины:

  • отсутствие на предприятии контрольно-кассовой техники или работа с ней в обход установленного законом порядка, а также отсутствие товарных чеков или бланков строгой отчетности тогда, когда использование контрольно-кассовой машины не обязательно и может ими заменяться. Пренебрежение к соответствующему требованию закона довольно часто бывает спровоцировано руководством компании;
  • полное либо частичное отсутствие в кассовой книге записей о проведении операций и оприходовании наличных средств. Данное нарушение обычно допускают лица, непосредственно занимающиеся ведением кассы и кассовой книги;
  • превышение остатка наличных средств в кассе. Количество денежной налички в кассе регламентировано, и если оно больше максимально возможной суммы, то это также считается нарушением закона. Излишек наличных средств по концу рабочего дня должен сдаваться в банк для внесения на расчетный счет предприятия.

Ответственность при выявлении нарушений кассовой дисциплины

Вне зависимости от того, по чьему недосмотру и упущению возникли проблемы с кассовой дисциплиной, при обнаружении нарушений налоговые специалисты могут либо на первый раз вынести предупреждение, либо сразу наложить штраф. Степень меры административного и финансового воздействия зависит от того, насколько велика ошибка.

    Предупреждение может быть вынесено исключительно за отсутствие или неправильное использование контрольно-кассовой техники, и только при условии, что в течение проверяемого периода, не было выявлено других серьезных нарушений.

Читать еще:  Скачать справку расчет для фсс

Также отделаться предупреждением может организация, руководство которой вовремя направило в налоговую службу ходатайство с просьбой о вынесении предупреждения и обязательства устранить найденные нарушения.

Штраф накладывается при нарушении таких норм ведения кассы, как неправильное оприходование выручки и превышение максимально возможного лимита наличных средств. Размеры штрафов зависят от организационно-правовой формы предприятия. Если это индивидуальный предприниматель, то, как физическое лицо, выполняющее определенные должностные функции, он будет подвержен штрафу от 4 до 5 тыс. рублей.

Если нарушения выявлены в ходе выездной проверки юридического лица, то есть предприятия или организации в статусе, например, ООО, то штраф будет в десять раз выше: от 40 до 50 тыс. рублей.

В последнем случае, должностное лицо, допустившее ошибку, к примеру, главный бухгалтер, старший кассир или даже директор предприятия, также может понести финансовую ответственность за неправомерность своих действий – штраф для него составит сумму от 4 до 5 тыс. рублей.

Как свидетельствует практика работы организаций и предприятий различных сфер деятельности, гораздо выгоднее сразу наладить правильное профессиональное ведение бухгалтерии. В противных случаях, выявление нарушений и ответственность при проверках неизбежна. При этом следует помнить о том, что выездные налоговые проверки проводятся, как правильно в самые неподходящие моменты.

Нерадивых представителей бизнеса, особенно тех, кто не в первый раз попался на пренебрежении к закону, налоговики «берут на карандаш» и проверяют чаще, чем законопослушных предпринимателей.

Кассовая дисциплина у ИП: как предпринимателю работать с наличными деньгами

Начинающие предприниматели нередко путают понятия «касса» и «кассовая техника». Касса — это все наличные деньги ИП, и неважно, где они хранятся. А кассовая техника нужна, чтобы получать оплату наличными и картой и печатать чек для покупателя. Набор правил, которые необходимо соблюдать при работе с «наличкой» называют кассовой дисциплиной. О том, какие правила должен соблюдать ИП рассказывают специалисты веб-сервиса « Контур.Эльба ».

Содержание

Правила кассовой дисциплины

Правила ведения кассы установлены указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (подробнее см. «Новые правила кассовой дисциплины: для ИП и малых предприятий введен упрощенный порядок»). Он принят взамен утратившего силу Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

Данный документ устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций (прием, хранение, выдача) для индивидуальных предпринимателей.

От чего освобождены ИП

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут не применять лимит остатка наличных, не составлять кассовые документы и не вести кассовую книгу. В то же время, прямого запрета на соблюдение этих правил не установлено. Поэтому предприниматели могут их соблюдать, например, для укрепления дисциплины кассиров и правил безопасности при работе с наличными. Вкратце расскажем об этих правилах.

Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня. Размер лимита рассчитывается по специальной формуле и устанавливается внутренним документом налогоплательщика. Если лимит установит ИП, то это будет его личное дело, и превышение такого лимита не грозит никакими санкциями.

Кассовые документы — это документы, которые оформляются при движении денег в кассе. Так, приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Расходный кассовый ордер (РКО) — при выдаче денег из кассы.

В кассовую книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир сверяет данные кассовой книги с данными кассовых документов и определяет сумму остатка наличных денег в кассе.

Бесплатно вести кассовую книгу в веб-сервисе

Какие правила должен соблюдать ИП

На что можно расходовать средства из кассы

Расходовать наличные деньги из кассы можно только на определенные нужды. Их перечень приведен в пункте 2 указания ЦБ РФ от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». В частности, это:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  • выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом).

Как видим, индивидуальный предприниматель может брать наличные деньги из кассы для личных нужд безо всяких ограничений. В то же время предприниматель не вправе погашать наличными из кассы займы и кредиты (см. «За какие нарушения кассовой дисциплины налоговики штрафуют предпринимателей и организации»).

Ограничения при расчетах наличными

Допустим, вы заключили сделку на поставку офисной мебели. Клиент — индивидуальный предприниматель или организация— хочет заплатить наличными. Сумма по счёту — 150 000 рублей. Не спешите брать у него деньги.

Дело в том, что указанием № 3073-У установлено ограничение по расчету наличными в рамках одного договора — не более 100 тыс. рублей. Данное ограничение не распространяется на следующие случаи:

  • осуществление таможенных платежей;
  • выдача зарплаты;
  • выдача денег под отчёт;
  • расчеты с обычными физлицами (не ИП).

За нарушение лимита расчетов ИП грозит штраф по статье 15.1 КоАП РФ — от 4 000 до 5 000 рублей. Некоторые предприниматели, желая обойти запрет, идут на хитрость. Они разбивают сумму, превышающую 100 000 рублей, на несколько платежей, и для каждой заключают свой отдельный договор. В итоге наличные расчеты по каждому такому договору укладываются в лимит, что позволяет формально соблюсти требования Центробанка. Однако, инспекторы при проверках разоблачают уловку и заявляют, что все «мелкие» договоры с одним и тем же контрагентом нужно рассматривать как единую сделку (см. «За какие нарушения кассовой дисциплины налоговики штрафуют предпринимателей и организации»).

Выдача денег под отчет

Правила выдачи наличных денег работнику (например, для выполнения каких-либо хозяйственных нужд — закупки канцелярии, средств для уборки и т.п.) определены пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У. Данные правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей

Деньги можно выдать подотчетному лицу по его письменному заявлению. Но если ИП сам берет деньги в кассе, хоть на личные нужды, хоть на осуществление деятельности, он никакого заявления не пишет.

Обратите внимание: недавно зарегистрированные предприниматели (или их бухгалтеры) могут в течение года бесплатно пользоваться специальной бухгалтерской программой для ИП. Это веб-сервис «Контур.Эльба», который позволяет вести учет доходов и расходов, рассчитывать сумму фиксированных взносов и налоги при УСН и ЕНВД, готовить отчетность и сдавать ее через интернет. Бесплатно работать в программе могут те ИП, с даты регистрации которых в качестве предпринимателя до регистрации в «Контур.Эльбе» прошло менее трех месяцев.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector