Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
7 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Расчеты с подотчетными лицами в 1с

Расчеты с подотчетными лицами в 1с

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

  • всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
  • всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
  • к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты. )

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Читать еще:  Перерасчет декретных выплат в какой срок

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, подписывайтесь на новые уроки.

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю).

Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.

Расчёты с подотчетными лицами в 1С

Организация может выдавать сотрудникам наличные денежные средства под отчёт для приобретения ТМЦ.

Приобретённые ТМЦ организация принимает к учёту на основании авансового отчёта (по собственной форме или форме № АО-1) и товарного чека.

Авансовый отчёт работник составляет в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчёт, или со дня выхода на работу (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания, утв. Банком России от 11.03.2014 № 3210-У).

Остаток денежных средств после покупки ТМЦ работник сдаёт в кассу организации. Если работник потратил больше, чем ему выдали под отчёт, то перерасход работодатель компенсирует.

Обращаем внимание, что выдача денежных средств под отчёт проводится при условии полного погашения подотчётным лицом задолженности по ранее полученной под отчёт сумме денег.

Получив авансовый отчёт от работника, главный бухгалтер проверяет его. Проверенный авансовый отчёт утверждает руководитель организации. После этого товары (работы, услуги), приобретённые работником, организация принимает к учёту проводкой: Дт10 (20, 26) – Кт71; Дт19 – Кт71.

Расходы по авансовому отчёту принимаются к налоговому учёту только при наличии оправдательных документов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

По приобретённым товарам организация может принять входной НДС к вычету в общем порядке (п. п. 1, 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если к авансовому отчёту не приложены документы, подтверждающие расходование выданных сумм, то работодатель облагает данную сумму страховыми взносами и удерживает с неё НДФЛ.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» бухгалтер создаёт документ «Авансовый отчёт». В форме документа (для регистрации приобретённых ТМЦ) предусмотрена закладка «Товары».

Пример

Из кассы организации ООО «Торговый дом» выданы денежные средства подотчётному лицу Антоновой Е.А. для покупки детектора денежных купюр. Детектор приобретается в розничном магазине по товарному чеку без выделения суммы НДС. Сумма перерасхода по авансовому отчёту выдана подотчётному лицу из кассы организации.

Для выдачи денежных средств под отчёт необходимо ввести документ «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчётному лицу».

Для просмотра проводок нажмите кнопку «Показать проводки и другие движения документа».

Авансовый отчёт работник составляет в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчёт, или со дня выхода на работу, из меню«Банк и касса ‒ Касса ‒ Авансовые отчёты ‒ создать».

Заполняем закладку «Товары» документа «Авансовый отчёт».

Закладка «Возвратная тара» заполняется в случае, если подотчётное лицо приобретало возвратную тару. Закладка «Оплата» заполняется, если подотчётное лицо выполняет оплату поставщику. Закладка «Прочее» заполняется, если подотчётное лицо отчитывается о различных расходах, которые непосредственно относятся на счета затрат (например, командировочные расходы, расходы на проезд и др.).

Читать еще:  Расчет ставки земельного налога

Результат проведения документа «Авансовый отчет»:

Для того чтобы посмотреть состояние расчётов с подотчётным лицом, можно воспользоваться отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 ″Расчёты с подотчётными лицами″» (меню «Отчёт ы – Стандартные отчёты – Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»).

В оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами» кредитовое сальдо составляет 3 990,00 рублей. Это означает, что у организации перед подотчётным лицом возникла задолженность, то есть перерасход по авансовому отчёту, представленному Антоновой Е.А., следует погасить из кассы организации ООО «Торговый дом».

Для возмещения сотруднику излишне израсходованных средств в программе формируем документ «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчётному лицу».

Для контроля за расчётами с работниками по суммам, выданным им под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, можно воспользоваться отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами»» (меню «Отчёты – Стандартные отчёты – Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»).

На основании данных, отражённых в оборотно-сальдовой ведомости, сальдо по кредиту счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» равно нулю, что подтверждает отсутствие кредиторской задолженности в адрес подотчётного лица.

Расчеты с подотчетными лицами в 1С

Выдаваться денежные средства подотчетным лицам могут наличным или безналичным способом. Выдачу наличных денег можно оформить с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Этот документ вы можете найти в меню «Касса». Выдачу безналичных денег – с помощью документа «Списание с расчетного счета», который расположен в меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки».

Выдача наличных

Для выдачи денег из кассы подотчетному лицу, используйте вид операции документа «Выдача подотчетному лицу». Для корректной выдачи денежных средств, укажите подотчетную сумму, которую нужно вводить вручную, и подотчетное лицо, которое нужно выбрать из справочника «Физические лица». На вкладке «Печать» создается печатная форма документа. Все поля будут заполняться автоматически, кроме полей «Основание» и «Приложение», которые необходимо заполнить вручную.

После того как документ будет проведен, остаток денег в кассе уменьшится, а задолженность перед физическим лицом, который получил подотчетную сумму, возрастет.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Выдача безналичных

Для выдачи безналичных денег подотчетному лицу, используйте вид операции документа «Перечисление подотчетному лицу». Чтобы перечисление денежных средств прошло корректно, нужно правильно заполнить обязательные реквизиты:

  • сумму,
  • подотчетное лицо,
  • получателя,
  • счет получателя,
  • назначение платежа.

После того как документ будет проведен, остаток денег на расчетном счете уменьшится, а задолженность подотчетного лица возрастет.

Задолженность подотчетных лиц.

После получения подотчетным лицом денег, для него возникает задолженность. Данные о задолженности всегда можно отследить с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет нужен для закрытия задолженности сотрудника, т. е. для отражения расходов денежных средств, которые были выданы на нужды предприятия. Документ «Авансовый отчет» можно найти в меню «Касса». Чтобы данный документ провелся корректно, нужно правильно заполнить документ. Физическое лицо нужно выбрать из справочника «Физические лица». В табличной части «Авансы» выберете документ, по которому был получен аванс. В табличных частях «Товары», «Оплата» и «Прочее» оформляются расходы подотчетного лица. Сотрудник, он же подотчетное лицо, тратит выданные ему деньги для приобретения товарно-материальных ценностей, оплаты услуг сторонних организаций и т. д. После заполнения данного документа его нужно провести. После проведения уменьшится задолженность сотрудника.

Читать еще:  Расчет утилизационного сбора для физических лиц

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Оформление перерасхода и остатка денежных средств

Иногда бывают ситуации, когда сотруднику не хватает выданных ему денег для оплаты покупок. При возникновении такой ситуации сотруднику приходится использовать собственные деньги, которые предприятие потом ему возвращает. Перерасход отражается в оборотно-сальдовой ведомости. Предприятие возвращает денежные средства, которые потратил сотрудник из своего «кармана», через документ «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета».

Также бывают ситуации, когда выданные деньги расходуются не полностью. Тогда у сотрудника на руках остаются подотчетные деньги, которые сотрудник должен вернуть предприятию. Задолженность сотрудника также отображается в оборотно-сальдовой ведомости. Возврат оставшихся денежных средств отражается в документе «Приходный кассовый ордер», который доступен в меню «Касса». В документе следует указать вид операции «Возврат от подотчетного лица». Чтобы документ был проведен корректно, правильно заполняйте реквизиты: сумму остатка и подотчетное лицо. На вкладке «Печать» формируется печатная форма документа. После проведения документа задолженность сотрудника уменьшится, а остаток на кассе увеличится. Задолженность сотрудника отображается в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71».

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Иллюстрированный самоучитель по «1С:Бухгалтерия 7.7»

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом подотчетные лица должны состоять с организацией в трудовых отношениях, регулируемых Трудовым кодексом РФ.

В «1С:Бухгалтерии» учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

  • 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;
  • 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Для отражения в учете операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под отчет или возмещения перерасхода в типовой конфигурации используется документ «Расходный кассовый ордер». Возврат неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет на хозяйственные нужды или при командировке, производится с помощью документа «Приходный кассовый ордер». Описание работы с документами «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» приведено в разделе «Учет кассовых операций».

Авансовый отчет

Для ввода в информационную базу авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

Документ «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую на двух закладках.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая в авансовом отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс.

Реквизит «Сотрудник» заполняется выбором из справочника «Сотрудники».

Если представляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

На закладке «Лицевая сторона» указывается также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector