Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Книга аналитического учета депонированной заработной платы

Книга аналитического учета депонированной заработной платы

О.А. Курбангалеева
консультант-эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Выплата заработной платы

Напомним общие положения о порядке выплаты зарплаты. Прежде всего, обратимся к статье 135 Трудового кодекса РФ, в которой установлены порядок, место и сроки выплаты заработной платы. Причем работодатель должен выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца.
Дни выплаты заработной платы устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. Если день выдачи заработной платы совпал с праздничным днем, то выплата денег производится накануне.
Работодатель имеет право перечислять зарплату на счета работников в банке, но при условии, что подобный способ выплаты зарплаты определен в коллективном или трудовом договоре.
Если же работодатель предпочитает выплачивать заработную плату наличными, то выдавать денежные суммы своим работникам он должен в месте выполнения ими работы. При этом предполагается, что сотрудник не должен тратить свое свободное время на поездки в целях получения заработной платы.
Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной ведомости (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Если сотрудник не явился в организацию для получения заработной платы наличными в установленный срок, то сумма, которая причитается ему к выплате, депонируется.
Депонентом признается заработная плата, начисленная, но не выплаченная в установленные сроки сотруднику по причине его неявки или отказа от получения.

Срок депонирования заработной платы

Для выплаты заработной платы работодатель может снимать наличные денежные средства со своего расчетного счета в банке или использовать для этих целей наличную кассовую выручку.
В первом случае на выплату зарплаты отводится три дня, включая день получения в банке денег на эти цели. Такой порядок установлен пунктом 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (далее — Порядок).
Исключение сделано лишь для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях: им разрешено хранить наличность в кассе на выплату зарплаты до пяти дней.
По истечении этого срока кассир должен выполнить следующие действия п. 18 Порядка).
Напротив фамилий тех, кто ее не получил, в графе «Деньги получил» Расчетно-платежной ведомости (при выдаче денег по форме № Т-49) или в графе «Подпись в получении денег» Платежной ведомости (при выдаче денег по форме № Т-53) ставят штамп или пишут от руки «депонировано».
В конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах. Затем кассиру следует сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.
Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Организации же, получающие наличную выручку, могут не снимать деньги на оплату труда в банке, а выдавать зарплату из кассы. Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (п. 7 Порядка). Сделать это можно, например, в документе на установление лимита остатка кассы (п. 12 письма ЦБ РФ от 16.03.1995 № 14-4/95).
Напомним, что компания может хранить деньги в кассе в пределах лимита, который установил ей банк.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для предварительного ознакомления.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Порядок депонирования зарплаты в 1С ЗУП

Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд

Порядок депонирования зарплаты в 1С ЗУП

В информационной системе 1С Зарплата можно работать с депонированными суммами. В частности, отражать следующие факты хозяйственной деятельности:

  • депонирование несвоевременно полученной заработной платы;
  • выдачу ранее депонированной заработной платы.

Факт депонирования заработной платы отражается с помощью одноименного документа, который вводится на основании ведомости выдачи заработной платы. В последующем, когда сотрудник придет за неполученными денежными средствами, следует выдать ему заработную плату, для чего создать документ для выплаты депонированного дохода работнику.

Если депонированные средства так и не были востребованы сотрудником, они могут быть учтены в виде доходов организации, но только после того, как истечет срок давности. Оформляется перевод депонированных средств в доход предприятия документом по списанию зарплаты депонента.

В информационной системе Зарплата и управление персоналом имеются также и аналитические возможности для оценки эффективности работы с депонированными суммами. Так, можно анализировать книгу учета депонентов, в которой отражены остатки сумм на депоненте на начальную и конечную даты периода и движение этих сумм. Отчет со списком депонентов позволяет видеть, кому организация должна выдать заработную плату в разрезе персоналий. Анализ заработной платы на депоненте может показать динамику данного показателя.

Порядок депонирования сумм заработной платы

Чтобы отразить факт перемещения заработной платы на депонент, необходимо использовать документ для депонирования заработной платы, который доступен в меню 1С ЗУП по управлению выплатами. Более корректно и удобно создавать данный документ, выполняя обработку ведомости по выплате заработной платы. Для этого достаточно перейти по соответствующей ссылке и заполнить документ, соблюдая следующие рекомендации:

  • В поле, указывающем организацию, значение устанавливается автоматически. Если в 1С ЗУП имеется несколько баз для различных организаций, возможно, потребуется скорректировать наименование и выбрать ту, у которой сотрудник не получил своевременно заработную плату.
  • Необходимо установить дату, когда заработная плата отправлена на депонент. Автоматически в документе устанавливается текущая дата.
  • Обязательно следует указать реквизиты ведомости, зарплата из которой задепонирована.
  • Далее требуется выбрать сотрудников, заработная плата которых отправлена на депонент. Список можно сформировать из ведомости, а можно использовать функцию подбора из справочника персонала.
  • Реквизиты главного бухгалтера и кассира заполняются в 1С ЗУП автоматически, исходя из данных, содержащихся в справочнике организаций. При необходимости можно внести корректировки, как в сам справочник, доступ к которому имеется в разделе меню с настройками, так и вручную в самом документе. Данные о бухгалтере вносятся вручную. Основное назначение полей с информацией об ответственных сотрудниках – расшифровать подписи сотрудников при распечатке документа.
  • По окончанию действий по заполнению документа, его следует провести.
Читать еще:  Расходы не принимаемые к налоговому учету

Чтобы распечатать перечень сумм на депоненте, необходимо нажать на кнопку печати и выбрать соответствующую форму документа.

Важно помнить, что операция депонирования не увеличивает кредиторскую задолженность организации перед сотрудником. В информационной системе 1С Зарплата учет средств на депоненте ведется отдельно и не влияет на формирование и выплату основного дохода. Также операция депонирования не меняет порядок расчета и оплаты НДФЛ. Нормативными актами предусмотрено, что НДФЛ должен быть уплачен в момент начисления заработной платы и формирования ведомости для выдачи. Следовательно, депонированная зарплата должна быть «очищена» от НДФЛ, а налог должен быть уплачен в бюджет.

Во всех аналитических отчетах (книга учета, перечень депонентов или анализ заработной платы на депоненте) можно проконтролировать корректность отражения факта депонирования доходов сотрудника.

Выдача зарплаты с депонента

Для выплаты депонированной заработной платы в 1С ЗУП используется одноименный документ. Заполнять его рекомендуется следующим образом:

  • Создавать его необходимо из меню выплат информационной системы 1С Зарплата.
  • В поле, содержащем наименование организации, необходимо внести то предприятие, где производится выплата задепонированного дохода. Автоматически в документе устанавливается та организация, база которой открыта, поэтому, возможно, придется внести корректировки в документ.
  • Определить дату, когда выплачивается задепонированная заработная плата.
  • Указать сотрудника, которому производится выплата.
  • Заполнение табличной части документа производится автоматически. В ней указываются все суммы, которые числятся за определенным работником на депоненте.
  • Выбрать форму расчетов с сотрудником – наличную или безналичную.
  • Внести реквизиты платежного документа, которым оформлен факт выплаты задепонированной заработной платы.
  • Сохранить и провести документ.

Проверить корректность расчетов с сотрудниками по депонированной заработной плате можно в соответствующих аналитических отчетах.

Депонирование заработной платы

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

  • безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
  • кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

  • деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
  • в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

  1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
  2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.

ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

  • Цифры депонированных з/п заносятся в особый реестр (форма не утверждена законодательством, предприятие может разработать ее самостоятельно и зафиксировать во внутренней документации).
  • На денежные суммы, выданные в качестве зарплаты, требуется составить расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88), его реквизиты также отмечаются на ведомости и вписываются в кассовую книгу.
  • Все записи, предварительно заверенные подписью бухгалтера (кассира), должны быть переданы на контроль главному бухгалтеру или руководству.
  • Денежные средства, не выданные работникам, кассир обязан сдать в банк, так как держать в кассе суммы, превышающие дозволенные лимиты, запрещено, пусть даже они предназначены на будущие траты.
  • Читать еще:  Давальческое сырье бухгалтерский учет у давальца

    Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

    Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

    Начисление средств на зарплату:

    • дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
    • дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
    • дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

    Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

    • дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
    • дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

    Выплата депонированных зарплатных средств:

    • дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
    • дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

    Депонированные деньги, налоги и взносы

    Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

    Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

    Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

    Как получить депонированные деньги?

    Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

    В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?

    Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

    Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

    Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

    Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

    Конкретный пример депонирования

    25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

    27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

    Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

    В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

    Депонированная заработная плата была выдана:

    • 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
    • 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

    В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

    • 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
    • 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
    • 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
    • 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
    • 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».
    Читать еще:  Счет 58 3 в бухгалтерском учете

    Книга аналитического учета депонированной заработной платы

    Особо следует остановиться на проверке обоснованности выплаты депонированных сумм. Все списываемые в расход по кассе выплаты депонированной заработной платы сопоставляются с записями в книге депонентов или реестре депонированных сумм. Это позволит выявить случаи повторного списания денег. Ревизор также должен выяснить, выплачены ли деньги тому лицу, которому они причитаются, особенно по суммам, по которым истекает срок депонентского учета. Это можно сделать различными действиями путем сопоставления под- [c.158]

    Депонированные суммы выплачивают по расходным кассовым ордерам. При заполнении ордера сумму, причитающуюся депоненту, устанавливают по книге или реестру. В ордере отмечают номер документа, удостоверяющего личность депонента, а также кем и когда он выдан. Одновременно с оформлением расходного кассового ордера в книге депонентов или реестре делают запись по дебету той строки, на которой находится запись по кредиту этого депонента. Сумму записывают в графе месяца, в котором производится выплата. [c.195]

    Суммы невостребованной заработной платы находятся в обороте предприятия и могут быть выплачены депоненту в течение трех лет с момента их депонирования. По истечении этого срока (срока исковой давности) предприятие перечисляет невостребованные суммы в доход государственного бюджета. В книге учета депонированных сумм по невостребованной заработной плате и в реестрах депонентов против перечисленных сумм проставляют номер платежного поручения по их перечислению в бюджет. [c.195]

    Реестр депонентов и книга депонентов [c.386]

    В том случае, если депонированные суммы заносятся в книгу депонентов, в реестре депонентов можно оставить только графы, предназначенные для отражения сведений о депонировании сумм (графы 1—5). В этом случае сведения о выплате депонированных сумм отражаются в книге депонентов, которая может вестись по следующей форме [c.387]

    Заработная плата, не полученная в течение 3 рабочих дней, считается депонированной, т. е. оставленной на хранение. Работающий может получить ее в кассе предприятия по расходному ордеру в день, установленный администрацией для выдачи разовых сумм. Депонированная зарплата фиксируется в книге депонентов или на карточках депонента на основании реестра, составленного при закрытии платежной ведомости. [c.211]

    Работник бухгалтерии, получив кассовый отчет, проверяет по каждой ведомости правильность депонирования заработной платы и записывает задолженность по каждому депоненту в книгу учета депонированных сумм по невостребованной заработной плате. При использовании в учете электронных и перфорационных вычислительных машин кассир, помимо записей о депонировании сумм в ведомостях, составляет реестр депонентов невыданной заработной платы, которые в этом случае заменяют книгу. [c.195]

    Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки ее выдачи. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год. [c.159]

    Расчеты с разными дебиторами и кредиторами № 8 Ведомость № 7. Аналитический учет к счету № 76 по субсчетам № I, 2, 3, 4 (кроме депонированной зарплаты) Книга учета депонированной заработной платы ф. № 8а или при небольшом числе депонентов — разработочная таблица № 11. Реестр невыданной заработной платы Ведомость Ms 9. Учет расчетов с жильцами квартир и общежитий — [c.61]

    Учет расчетов с депонентами ведут в книге или в реестре невыданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер, фамилию, имя, отчество, задепонированную сумму и отмечают выдачу. [c.111]

    В соответствии с письмом Минфина РФ от 24 июля 1992 года № 59 О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре (разработоч-ная таблица № 11) или в книге учета депонированной заработной платы (форма № 8-а). [c.463]

    Основание для записей отчеты кассира с приложенными к ним платежными ведомостями реестр (ведомость) невыданной заработной платы (РТ-11) ведомость (машинограмма) учета реализации готовой продукции (товаров, работ, услуг, прочих активов) в счет погашения задолженности по оплате труда персоналу организации книга учета выдачи готовой продукции (других активов) взамен денежной оплаты труда машинограмма-оборотная ведомость Депоненты . [c.440]

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector