Регистры бухгалтерского учета по кассе

Учетные регистры по учету кассовых операций.

Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должно иметь кассу. Помещение должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Выполняет кассовые операции кассир, с которым заключается договор о материальной ответственности.

Все предприятия должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банка по согласованию с руководителем этого предприятия. Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выдачи заработной платы не более трех рабочих дней. Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут расходовать ее на оплату труда, командировочные и хозяйственные расходы.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и др.) предназначен активный счет 50 «Касса».

К счету 50 открываются субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др.

Когда предприятие производит кассовые операции с инвалютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной инвалюты.

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998г. №88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации кассовых операций:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

КО-4 «Кассовая книга»;

КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги, в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег в организации. Организация ведет одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Ошибки исправляются следующим образом: неправильный текст или суммы зачеркиваются и над ними надписываются исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемое. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, ставится дата исправления.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день составления ордеров. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера на руки не выдаются.

Расчеты через кассу между юридическими лицами, между юридическими лицами и предпринимателямиограничены суммой 100 тысяч рублей в рамках одного договора (с 20.06.2007г.).

Если предприятие осуществляет продажу продукции за наличный расчет (в том числе с использованием пластиковых карт), то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки в книге кассира-операциониста.

Учет по операциям в инвалюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2006, согласно которому датой совершения кассовых операций с инвалютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. Записи в регистрах бухучета производятся одновременно в валюте расчетов и платежей и в рублях. В «Отчете кассира» (второй отрывной лист кассовой книги) должны быть проставлены две суммы — в инвалюте и в рублях.

В приходных и расходных кассовых ордерах сумма указывается в валюте платежа.

В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока иностранная валюта находится в кассе организации, возникают курсовые разницы. Стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.

Возникающие курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете организации записями:

Д 50 К 91 — положительная курсовая разница;

Д 91 К 50 — отрицательная курсовая разница.

Поступление и выдача денежных документов, (путевок, авиабилетов) производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.

В бухгалтерском учете движение денежных документов отражается следующим образом:

Д 50 субсчет «Денежные документы» К 50, 71, 76 – поступили денежные документы;

Д 73 К 50 субсчет «Денежные документы» — выдача работникам.

Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет».

1) приходный кассовый ордер (для оформления операции поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица);

2) расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды);

3) кассовая книга;

4) платежная ведомость;

5) журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

6) книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Выбираем регистры для бухгалтерского учета

Учетные регистры бухгалтерского учета

Все факты хозяйственной жизни учреждения должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Недопустимо внесение хозяйственных операций и записей в бухучет без первички. Информация, содержащаяся в первичной документации, подлежит специальной регистрации, обобщению и накоплению в особых журналах, ведомостях, книгах и карточках бухучета.

Показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром бухгалтерского учета — это РБУ. Это специальные формы документов, в которых отражается, регистрируется информация из первичной документации. Иформация систематизируется для дальнейшего отражения на счетах бухучета. Бухгалтерские регистры — это основа для формирования достоверной бухгалтерской отчетности и отдельных отчетных форм для управленческой деятельности.

Вести регистры бухучета допустимо не только в бумажной форме, но и в электронном варианте. Например, с использованием специализированных программ или сайтов. Электронные учетные документы должны быть заверены электронной подписью ответственного лица (руководителя или главбуха).

Виды регистров бухучета

Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных бланках, принятых к бухучету в организации. Это довольно обобщенное понятие.

Вот пример, что такое регистры бухгалтерского учета: для формирования финансовой отчетности, например годового баланса, бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета. Показатели, содержащиеся в ОСВ, вносятся в отчетную форму в соответствии с установленными требованиями. В этом примере ОСВ и будет являться РБУ.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на:

• хронологические — это формы, в которых регистрация бухданных ведется исключительно в хронологическом порядке, без какой-либо дополнительной детализации, например кассовая книга;
• систематические — в таких документах информация вносится в разрезе счетов бухучета, например главная книга, шахматная ведомость;
• синхронистические — отдельный вид документов, в которых объединены принципы отражения бухданных систематических и хронологических РБУ, то есть в такие документы информацию вносят в разрезе счетов в хронологическом порядке. Примером могут быть любые журналы-ордера.

По объему содержащейся бухинформации:

• регистры аналитического учета, для которых предусматривается детализация в разрезе одного счета по аналитическим показателям, например в разрезе объектов ОС и МЗ, по материально ответственным лицам, номенклатурам, местам хранения и так далее;
• синтетические РБУ, в которых информация сгруппирована по счетам бухучета, то есть однотипные операции в денежном выражении отражаются в обобщенном виде (главная книга);
• комплексные — РБУ, в которых объединены синтетические и аналитические принципы составления, пример — журнал-ордер.

В бухучете предусмотрены и другие классификации РБУ. Например, по формам построения выделяют:

• односторонние;
• двухсторонние;
• шахматные ведомости.

По способу заполнения могу выделять:

• заполненные от руки;
• при помощи печатных машин или компьютера;
• смешанный способ.

По форме или внешнему виду документа:

Основную классификацию можно представить в виде следующей блок-схемы:

Регистры бюджетного учета

Организация обязана самостоятельно разработать перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики, которые будут использоваться в бухучете. Такое правило определено в законе № 402-ФЗ. Однако действуют исключения. Для государственных и муниципальных учреждений бланки разрабатываются и рекомендуются вышестоящими министерствами и ведомствами. Например, Министерством финансов России либо органами исполнительной власти. А вот коммерческие организации и НКО вправе разработать формы самостоятельно.

Бюджетники работают по унифицированной документации. Бланки закреплены в Приказе Минфина № 52н. Действующий перечень:

Регистром аналитического учета кассовых операций является кассовая книга;

В кассовых ордерах не допускается исправлений, подчисток, помарок.

Не разрешается выдача кассовых ордеров на руки лицам, получающим или вносящим деньги в кассу.

Денежные средства по кассовым ордерам принимаются и выдаются в день их оформления.

При поступлении кассовых ордеров в кассу, кассир обязана проверить:

-наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера и

-правильность оформления документа;

-наличие перечисленных в документах приложений;

По мере выполнения операций по кассовым ордерам, кассир гасит их штампом «ПОЛУЧЕНО» или «ОПЛАЧЕНО».

Все кассовые ордера до того, как по ним будут выполнены какие — либо операции, регистрируются в специальном журнале. Журнал построен таким образом, что по его данным контролируется целевое использование наличных денег, присваиваются номера документам. Коды целевого использования денежных средств предприятия разрабатывают самостоятельно.

Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в кассовой книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью с указанием количества листов, даты за подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Еще до того, как в ней будут произведены первые записи. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Вторые экземпляры – отрывные. Они являются отчетом кассира. Исправления в кассовой книге допускаются только корректурным способом, обязательно оговоренные и заверенные подписями кассира и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге производятся на основании кассовых ордеров сразу после выполнения операций по ним. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на конец рабочего дня. После этого передает кассовую книгу и отчет с приложенными кассовыми ордерами бухгалтеру. Бухгалтер просматривает отчет, принимает его и расписывается в первом экземпляре кассовой книги. Кассовый отчет составляется ежедневно.

Для синтетического учета кассовых операций предназначен активный счет 50 «Касса». К счету 50 могут быть открыты субсчета. Например, субсчет 1 – «Касса организации», субсчет 2 – «Операционная касса», субсчет 3 – «Денежные документы». Дебетовое сальдо счета – остаток свободных наличных денежных средств в кассе предприятия на начало месяца, оборот по дебету — поступление наличных денег в кассу, оборот по кредиту — выдача наличных денег из кассы, сдача их в банк на расчетный счет.

ОСНОВНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО ДЕБЕТУ СЧЕТА 50 «КАССА»

1. Дт 50 «Касса» Кт 51 «Расчетные счета» — поступили наличные денежные средства в кассу с расчетного счета;
2. Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — поступили в кассу остатки подотчетных сумм;
3. Дт 50 «Касса» Кт 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — поступили в кассу денежные средства от дебиторов;
4. Дт50 «Касса» Кт 66 «Краткосрочные кредиты банка», 67″Долгосрочные кредиты банка» — поступили наличные денежные средства в качестве кредита;
5. Дт 50 «Касса» Кт75.1 «Расчеты с учредителями» — поступили наличные денежные средства от учредителей в счет вклада в уставный капитал предприятия;
6. Дт 50 «Касса» Кт 73″Расчеты с персоналом по прочим операциям» — поступили в кассу денежные средства в погашение задолженности по недостачам, кредитам, займам;
7. Дт 50 «Касса» Кт 91 «Прочие доходы и расходы» — отражена сумму излишков, выявленная при инвентаризации кассы и др.

ОСНОВНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО КРЕДИТУ СЧЕТА 50 «КАССА»

1. Дт 51 «Расчетные счета» Кт 50 «Касса» — сданы наличные денежные средства на расчетный счет в банк;
2. Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса» — выданы из кассы наличные денежные средства под отчет;
3. Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 50 «Касса» — погашена кредиторская задолженность;
4. Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса»— отражена недостача денежных средств в кассе в результате инвентаризации;
5. Дт 66,67 «Кредиты и займы» Кт 50«Касса» — погашена задолженность по кредиту наличными денежными средствами;
6. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 50«Касса» — выплачена из кассы заработная плата, премия, пособие;
7. Дт 91»Прочие доходы и расходы», 84» Нераспределенная прибыль» Кт 50 «Касса» — выплачена из кассы материальная помощь;
8. Дт 81 «Собственные акции, выкупленные у акционеров» Кт 50 «Касса» — выкуплены у акционеров собственные акции и т. п.

Регистрами синтетического учета кассовых операций являются журнал — ордер N1 (основной регистр) и ведомость N 1. Записи в журнал — ордер и в ведомость производятся на основании отчета кассира, проверенного бухгалтером. В журнал — ордер записи производятся по кредиту счета «Касса», а в ведомость — по дебету счета «Касса». Записи в ведомости носят контрольный характер, так операции по дебету счета 50 «Касса» находят отражение в других журналах — ордерах.

Инвентаризация кассы проводится в сроки, назначаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в месяц. Инвентаризацию проводит комиссия, назначаемая приказом руководителя организации. Инвентаризация должна быть внезапной. При этом комиссия в присутствии кассира проверяет денежную наличность, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Перед началом проведения инвентаризации кассир в присутствии комиссии составляет кассовый отчет за последний операционный день. Прилагает к нему кассовые ордера и другие документы. Которые визируются председателем комиссии » До инвентаризации» с указанием даты и ставится подпись председателя комиссии. Только потом комиссия приступает к проверке ценностей. По результатам ревизии составляется акт в двух экземплярах: один кассиру (с данных акта кассир начнет свой следующий рабочий день), другой — бухгалтерии. Если инвентаризация связана с заменой кассира, акт составляют в трех экземплярах

Недостача денег в кассе отражается следующей записью на счетах бухгалтерского учета:

1. Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» — отражена недостача денег в кассе;
2. Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — недостача отнесена на материально — ответственное лицо;
3. Дт 50 «Касса» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — недостача погашена внесением денег в кассу;
4. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям — недостача удержана из заработной платы.

Излишки, обнаруженные в результате инвентаризации, приходуются:

1. Дт 50 «Касса» Кт 91 , субсчет «Прочие доходы» — отражена сумма излишков, обнаруженная в результате инвентаризации

Окончательное решение по результатам инвентаризации принимает руководитель предприятия.

Пример 1. 15 марта 2013 года в кассе ООО «Альфа» была проведена инвентаризация. Данные инвентаризации нашли отражение в акте.

Унифицированная форма № ИНВ-15

Утверждена постановлением Госкомстата России

Счет 50 «Касса» в бухгалтерском учете

Счет 50 в бухгалтерском учете является активным. На нем отражаются перемещения наличности в кассе организации: поступление по дебету и выдача по кредиту.

Характеристика счета 50

• выдача заработной платы работникам;
• возврат средств покупателю;
• выдача наличности под отчет для хознужд организации;
• денежные поступления (например, плата за товар, материалы или услуги);
• процедура инкассации и пр.

Доступ к наличным средствам, а также проведению операций с ними имеет только бухгалтер-кассир (или заменяющее лицо).

По дебету счета 50 собирается информация о приеме наличности, а по кредиту — о выдаче из кассы. К счету 50 в бухгалтерском учете можно открыть несколько субсчетов, которые закреплены в Плане счетов (приказ Министерства финансов от 31.10.2000 № 94н).

В основном организации используют субсчет 50.1 (50.01 — в специализированных бухгалтерских программах) бухучета под названием «Касса организации».

Документальное подтверждение операций по счету 50

В РКО в обязательном порядке прописываются данные получателя средств и выданная сумма. Получатель должен расписаться и поставить дату предоставления ему определенной суммы. ПКО разделен на две части: одна остается в бухгалтерии, а вторая выдается на руки лицу, которое вносит наличность в кассу. На квитанции должны быть подпись кассира и штамп компании.

Таким образом, характеристика счета 50 включает основные проводки по нему, документальное подтверждение и цель его применения.

Примеры проводок по счету 50

• Дт 50 Кт 90 — поступление наличности от продажи в розницу;
• Дт 50 Кт 51 (52, 55) — поступление денежных средств с расчетного счета;
• Дт 50 Кт 60 — возврат наличности, которая была выдана ранее поставщику в качестве аванса;
• Дт 50 Кт 62 — покупатель оплатил товар, работу или услугу наличными;
• Дт 50 Кт 66 (67) — получен заем наличными;
• Дт 50 Кт 71 — возврат долга от подотчетного лица в кассу;
• Дт 50 Кт 73 — возмещение ущерба виновным лицом;
• Дт 50 Кт 75 — учредитель внес вклад наличными;
• Дт 70 Кт 50 — выдача работникам заработной платы из кассы;
• Дт 71 Кт 50 — наличные выданы подотчетному лицу;
• Дт 66 (67) Кт 50 — погашение займа или процентов по нему наличными и др.

Проводки по счету 50 применяются согласно приказу Минфина № 94н.

Карточка счета 50

Для того чтобы открыть карточку счета 50, в программе нужно зайти во вкладку «Отчеты», где будет находиться нужный регистр. В настройках отчета задаются начальные данные:

• номер счета (50);
• период;
• указание сформировать регистр по дням.

После щелчка мышкой два раза по интересующей позиции (материалу, поставщику и др.) система даст доступ к просмотру и редактированию документа, на основе которого была проведена операция.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50

Оборотно-сальдовая ведомость — это наиболее востребованный регистр бухучета, в котором информация группируется следующим образом:

• остаток на начало периода (Дт/Кт);
• обороты за период (Дт/Кт);
• остаток (сальдо) на конец периода (Дт/Кт).

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 обычно приводится в таком виде:

Отчет очень удобно использовать. Он выводит данные об остатках и оборотах по любому бухсчету или субсчетам. Также с его помощью пользователь получает подробные сведения по аналитическому учету к бухсчету. Например, к субсчету 50.3 «Денежные документы» можно сформировать такую ведомость с детализацией остатка и оборотов по всем типам документов, связанных с наличными средствами.

Счет 50 бухгалтерского учета — это активный счет, применяемый в бухучете для отражения перемещения наличных средств организации (физлица). Проводки по этому бухсчету включают операции по поступлению и выбытию наличности из кассы. Все действия с наличными средствами должны производиться на основе сопровождающих документов. Благодаря отчетам программы «1С» «Оборотно-сальдовая ведомость» и «Карточка счета» возможно оперативное получение детализированной информации о перемещениях средств в разбивке по периодам.