Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Учет почтовых расходов

Учет почтовых расходов

Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать большое количество писем, телеграмм. Вариантов отправки корреспонденции несколько. Каждая организация выбирает наиболее удобный для себя способ, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых услуг в бухгалтерском учете имеет свои особенности. В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции разными способами, а также порядок отражения указанных операций в бухучете.

Ю. Васильев Можно выделить несколько вариантов оплаты отправки корреспонденции бюджетными учреждениями:

– оплата почтовых услуг через подотчетное лицо;
– использование франкировальных (маркировальных) машин при оплате почтовых услуг;
– оплата почтовых услуг с применением авансовой книжки.

Рассмотрим, как, применяя тот или иной метод отправки корреспонденции, данные операции следует отражать в бухгалтерском учете.

Оплата почтовых услуг через подотчетных лиц

Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно прост и не отличается от обычного порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату услуг почты по отправке корреспонденции. С ним заключается договор о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Для получения денежных средств из кассы учреждения следует написать заявление и указать в нем, что денежные средства из кассы берутся для оплаты почтовых расходов. Достаточно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются денежные средства из кассы учреждения? Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, учреждения вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных расходов (в их перечень входят и расходы на оплату услуг связи) уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Таким образом, если денежные средства в подотчет выдаются на оплату почтовых услуг филиала или подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом руководителя. Как правило, такой срок составляет месяц. Подотчетное лицо в начале месяца получает из кассы учреждения денежные средства и в конце месяца отчитывается за них. Однако возможны иные варианты, например неделя. При получении денежных средств для оплаты почтовых услуг головной организацией срок их выдачи также утверждается приказом руководителя, хотя об этом в названном письме прямо не говорится. Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых услуг может составлять три дня, неделю, месяц и др.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504049)[1]. К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, обычно это контрольнокассовый чек, квитанции, накладные. Если почтовые отправления являются регистрируемыми (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные), что на практике бывает наиболее часто, то к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения. Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, в квитанции отражается вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 08.12.2006 № 168н «Об утверждении бюджетной классификации» расходы по почтовым услугам учитываются по подстатье 221 «Услуги связи» ЭКР.

В бухгалтерском учете операции по выдаче в подотчет сумм на оплату почтовых расходов отражаются следующими бухгалтерскими записями:

– выдана из кассы в подотчет сумма денежных средств на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 208 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 201 04 610 «Выбытия из кассы»

Читать еще:  Всего без учета рассрочки

– подотчетное лицо отчиталось за произведенные расходы:

Дебет счета 401 01 211 «Расходы на услуги связи»

Дебет счетов 201 05 510 «Поступления денежных документов» (в случае приобретения подотчетным лицом марок и конвертов для отправки корреспонденции), 208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

– возвращен неизрасходованный остаток подотчетной суммы:

Дебет счета 201 04 510 «Поступления в кассу»

Кредит счета208 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Оказание почтовых услуг с применением франкировальных машин

Почтовые услуги по отправке корреспонденции могут быть оказаны учреждениям с использованием франкировальной или маркировальной машин. По своей функциональной направленности они отличаются друг от друга незначительно. Что такое франкировальная (маркировальная) машина и каковы ее функциональные характеристики?

Франкировальная машина (маркировальная машина) – машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются экспедитором на наборном механизме маркировального барабана, очередной номер отправления набирается автоматически. С помощью маркировальной машины ведется учет почтовых расходов для безналичных расчетов с организациями связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины организация заключает с почтовым отделением договор на ее обслуживание. Однако одного договора для использования в работе франкировальной машины недостаточно. Необходимо получить разрешение на ее применение. Согласно Приказу Министерства информационных технологий и связи РФ от 29.09.2006 № 127 «Об утверждении административного регламента федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин» (далее – Административный регламент) государственная услуга по оформлению разрешения предоставляется на основании письменного заявления в территориальный орган Россвязьнадзора. Заявление может быть направлено по почте или доставлено заявителем непосредственно в территориальный орган Россвязьнадзора, на территории осуществления полномочий которого предполагается использовать франкировальную машину.

В заявлении указываются (п. 6.3 Административного регламента):

– полное наименование юридического лица (ФИО индивидуального предпринимателя), его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;

– наименование модели (серии) франкировальной машины;
– место установки франкировальной машины;
– возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются:

– копия технического паспорта франкировальной машины;
– нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе;
– копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины (для организаций федеральной почтовой связи (их филиалов), являющихся владельцами франкировальных машин, представлять договор на оказание услуг почтовой связи не требуется);
– копии сертификатов соответствия;
– оттиск клише франкировальной машины.

После представления всех вышеперечисленных документов в течение 30 дней со дня регистрации заявления о выдаче разрешения Россвязьнадзор выдает разрешение. Срок его действия не ограничен. Плата за рассмотрение заявлений и выдачу разрешений с заявителей не взимается. При утрате разрешения или его порче оформляется новое.

Маркировальные машины могут:

1) суммировать произведенные организацией почтовые расходы;

2) вычитать почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Наиболее удобный для бюджетных организаций вариант (особенно при оплате почтовых расходов за счет бюджетных средств) – суммирование произведенных почтовой организацией расходов. В этом случае можно избежать уплаты авансовых платежей. Работник почтового отделения ежемесячно снимает показания счетчика франкировальной машины. По показаниям счетчика на начало и конец месяца выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ. В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

– на сумму отправленной корреспонденции:

Дебет счета 401 01 221 «Расходы на услуги связи»

Кредит счета 302 04 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

– на сумму произведенной оплаты:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счетов 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи», 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»

Читать еще:  Отражение инвентаризации в учетной политике

В случае если маркировальная машина вычитает почтовые расходы из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма,
организация должна перечислить на счет почтового отделения некоторую сумму денежных средств, которая является авансом. Технический работник почтового отделения «загружает» в машину показатели, эквивалентные сумме произведенной оплаты. Штампуя конверт для отправки, оператор (работник организации) указывает сумму отправки, которая вычитается из остатка той, что занесена в память машины, и проставляется на конверте или липкой наклейке. Когда показания счетчика кассового механизма достигнут нуля, маркировальная машина автоматически выключается. Иными словами, машина перестает работать, если вся внесенная на счет почтового учреждения сумма израсходована.

В этом случае в бухгалтерском учете операции по оплате почтовых расходов будут отражаться следующими записями:

– на сумму авансового платежа:

Дебет счета 206 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Кредит счетов 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов», 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи»

– зачет аванса на сумму оказанных учреждению в течение месяца почтовых услуг:

Дебет счета 302 04 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи»

Кредит счета 206 04 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за услуги связи»

Обратите внимание: Постановлением Правительства РФ от 23.02.2007 № 126 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2007 год» не ограничен размер авансового платежа при совершении расчетов с поставщиками и подрядчиками за счет бюджетных средств. Напомним, что в прошлом году он также составлял 100% от стоимости заключенных договоров (контрактов) (п. 37 Постановления Правительства РФ от 22.02.2006 № 101 «О мерах по реализации Федерального закона «О федеральном бюджете на 2006 год»).

Пример 1.

Бюджетное учреждение осуществляет расчеты с почтовым отделением связи с помощью франкировальной машины, которая суммирует произведенные почтовые отправления. В конце месяца бюджетному учреждению выставлены счет на сумму 3 562 руб. (в том числе НДС – 543,36 руб.)
и акт выполненных работ с реестром произведенных отправлений. Оплата почтовых расходов производится за счет бюджетных средств.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Почтовые расходы в бухгалтерском учете

Деятельность любой коммерческой организации направлена на получение экономической выгоды, которая может быть реализована посредством разнообразных законных способов и в связи с этим могут возникать дополнительные расходы в виде почтовых расходов. Ведь несмотря на широкое использование новых технологий многие организации остаются сторонниками обычных способов почтовой рассылки как со стороны рассылки, так и со стороны получения.

Затраты, понесенные при использовании почтовых услуг, имеют такую особенность, как обоснованность, причем документально подтвержденную. Учет осуществляется на отдельном счете: 44 или 26. Рассмотрим как выбрать счет по расходам на почту и их учет.

Нормативное регулирование учета почтовых расходов

Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н утверждает Положения по ведению бухучета и бухотчетности в РФ

Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н утверждает Плана счетов бухучета Инструкции по применению

Федеральный закон от 17.07.1999 N 176-ФЗ регулирует деятельность почтовой связи

Выбор счета при учете почтовых расходов

  • маркетинговые исследования – в дебет счета 26
  • в других случаях – в дебет счета 44

Расходы по реализации готовой продукции относятся к коммерческим, учитываются на счете 44

Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.

Учет аренды ячейки на почте

Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:

  • по почтовому адресу
  • до востребования
  • с использованием ячеек абонементного почтового шкафа

Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.

Читать еще:  Расходы не принимаемые к налоговому учету

Пример по учету расходов на абонементный ящик

ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2020 г. по 31 декабря 2020 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:

Учет почтовых расходов при рекламной рассылке

Организации также част используют распространение рекламной информации посредством почты. В бухучете стоимость конвертов, марок, услуг почты и т.д. учитываются на счетах 26 или 44 после их использования по факту отправки. Учет почтовых расходов будет зависеть от того, адресная или безадресная рассылка:

  • при адресной – расходы, связанные с производством и реализацией
  • при безадресной – расходы рекламные

Пример учета затрат на рассылку рекламы

ООО «Альфа и омега» заказала рекламные буклеты, оплатила и оприходовала. Половину буклетов распространено по адресной рассылке, другая половина – по безадресной. Услуги почты составляют 11800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.) Выручка компании за этот месяц составила 500000 руб. без НДС.

Почтовые расходы по безадресной рекламе признаются нормируемыми. Норматив составит:

500000 руб. * 1% = 5000 руб.

Норматив равен затратам по безадресной рекламе, значит они учитываются полностью 5000 руб. И в учете услуги почты будут отражены:

Учет почтовых расходов по выплате дивидендов

АО могут использовать почтовые переводы для перечисления дивидендов акционерам. Такие расходы не относятся к затратам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, не являются деятельностью, направленной на получение дохода, т.к. их выплачивают из чистой прибыли, значит за счет чистой прибыли и должны покрываться почтовые расходы.

Затраты, связанные с информированием акционеров, входят в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль. Пои принятию затрат по уменьшению налогооблагаемой базы ситуация аналогична как и с выплатой дивидендов по почте.

Подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи при оплате наличными денежными средствами наряду с кассовыми чеками могут служить и бланки строгой отчетности.

Советник государственной гражданской службы РФ II класса Я.Я. Хомец

Учет почтовых расходов ИП

Расходы ИП могут быть представлены как, например отправка 3-НДФЛ по почте. При расчете НДФЛ ИП имеет право на профессиональные вычеты на основании подтвержденных документами расходов, причем осуществляемых для извлечения дохода. Так, почтовые расходы могут быть основанием для профессионального вычета при расчете НДФЛ.

Предоплата за пользование почтовым ящиком учитывается так же, как другие выданные авансы

Важно! ИП самостоятельно определяет расходы по деятельности, направленной на получение прибыли так, как и организации в соответствии с гл. 25 НК РФ.

Ошибка при учете использования фирменных конвертов

Организации для почтовых отправлений используют заказанные в типографии конверты с логотипом компании и для распространения рекламы, и для деловой корреспонденции. Стоимость таких конвертов должна быть учтена как почтовые расходы при адресной рассылке контрагентам как необходимое условие делового оборота, а при безадресной или рекламной рассылке – рекламные расходы.

Ошибка при выборе организации для осуществления почтовых отправлений

Услуги почты оказывают организации, имеющие специальную лицензию и их обязанностью является обеспечение конфиденциальности и сохранности отправлений, но организация может воспользоваться этим и при отправке почтовая организация любой формы собственности имеет право наложить арест на содержимое, осмотреть, но на основании судебного решения.

Ответы на распространенные вопросы

Ответ: Эти расходы организация вправе отнести на почтовые и отразить их на счете 44 т.к. это связано с реализацией.

Вопрос №2: Как учитываются марки для любой формы почтовых отправлений?

Ответ: В бухучете стоимость приобретенных марок учитывают в составе управленческих расходов (счет 26 или счет 44) только после их использования при отправлении. Марки нужно учесть как самостоятельный актив, если они приобретены по отдельной накладной и до списания на расходы отражаются по счету 50 субсчет «Денежные документы». При наклеивании марок почтой, отправитель оплачивает почтовую услугу и отражает почтовые расходы полностью (по счету 26 или 44).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector