Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ведение бухгалтерского учета в аптеке

Бухгалтерский учет в аптеке

Ведение бухгалтерского учета в аптеке позволяет получить реальную картину хозяйственно-финансовой деятельности и обнаружить погрешности в связке «приход-расход». От качества ведения бухгалтерии напрямую зависит благополучие аптеки, поэтому следует особое внимание выбору специалистов, которые смогут содержать учет в надлежащем порядке. Многие руководители предпочитают пользоваться услугами «со стороны» — если аптека небольшая, такой метод гораздо выгоднее. Вообще бухгалтерия аптечной организации не очень отличается от учета на любом другом предприятии, однако специфика фармбизнеса имеет свои особенности, например, списание лекарственных средств с истекшим сроком годности.

Товарный учет лекарственных средств

Итак – основное отличие бухучета в аптеке от учета товаров и средств в других организациях – разделение лекарств на группы, особое внимание уделяется сильнодействующим и наркотическим средствам. Если в магазине можно просто списать и утилизировать пищевые продукты, то для произведения этих же действий в аптеке придется оформить все как положено.

Конечно, не все аптеки имеют право реализовывать сильнодействующие и психотропные средства, однако те, у кого имеется соответствующая лицензия, должны вести предметно-количественный учет таких препаратов. Специальный журнал регистраций и операций, в котором ведется учет данных средств, должен соответствовать принятым требованиям: каждая страница пронумерована, а сам журнал прошит, оформлен печатью и подписью руководителя аптеки. Оставлять записи в журнале имеет право только уполномоченное лицо, а все документы по выдаче наркотических и сильнодействующих препаратов хранятся в сейфе вместе с журналом.

Сегодня для оприходования товара в аптеке используются специальные автоматические программы, позволяющие максимально аккуратно и точно вести учет, списывать просроченный или бракованный товар, собирать заказы для поставщиков. Все товары поступают с товарной накладной или оформляются внутри аптеки (например, в отделе изготовления лекарств). Если в аптеке есть рецептурно-производственный отдел, то стоимость составляется по формуле «общая цена компонентов + стоимость работ по изготовлению», при этом важно уметь рассчитывать НДС – в случае изготовления лекарств по рецепту медицинского работника ставка равна 10%, но только в том случае, если препарат изготавливается из компонентов аптеки. Если составляющие принадлежат заказчику, НДС не исчисляется. При этом само собой разумеется, что учет лекарств, облагаемых и необлагаемых НДС, ведется раздельно.

Процесс бухгалтерского учета состоит из нескольких процедур:

  • Получение документа/накладной или составление ее в отделе
  • Движение документов в бухгалтерию
  • Проверка правильности и полноты заполнения документов, его арифметической грамотности и содержимого
  • Фиксирование документа, внесение в учетный регистр
  • Хранение документа до тех пор, пока не придет время его перемещения в архив

Списание, уничтожение и оформление уничтоженных лекарств

Как мы уже говорили, в разбиении всех лекарств на группы и есть основная особенность бухучета в аптеке. Нельзя просто выкинуть ампулу с наркотическим средством, обязательно следует не только правильно фиксировать, но и утилизировать такие лекарства.

В ходе инвентаризации обнаруживаются лекарственные средства с истекшим сроком годности, поврежденной упаковкой, брак. Составляется акт о порче лекарств по принятой форме в трех экземплярах, один из которых следует оставить у сотрудника, ответственного за материально-хозяйственный учет в аптеке. Инструкция по уничтожению наркотических средств и психотропных веществ, входящих в Списки II и III Перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации, дальнейшее использование которых в медицинской практике признано нецелесообразным, утверждена приказом Минздрава РФ от 28.03.2003 № 127. Согласно этой инструкции, для списания наркотических и психотропных веществ следует издать соответствующий приказ, в котором указывается название, номера серий, дозировка и форма подлежащих списанию средств, вес брутто, причины списания, ответственно лицо, место и способ уничтожения. Копии приказа отправляются в местных орган управления здравоохранением, орган внутренних дел, орган охраны окружающей среды.

Бухгалтерский учет ОСН

Юридические лица при общей системе налогообложения платят налоги на прибыль 20%, НДС, налог на имущество не более 2,2%, страховые взносы на обязательное страхование. ИП платят НДФЛ 13%, НДС. Если аптека находится на общей системе налогообложения, учет по НДС должен производиться отдельно (мы уже говорили о 10% НДС при наличии производственного отдела). То есть ведется учет по 10% и по 18% ставке НДС.

Раз в квартал в налоговую предоставляется декларация по НДС, прибыли и имуществу аптечной организации (квартальный отчет).

Бухгалтерский учет УСН

На упрощенке раздельный учет НДС не ведется. Бухгалтерский учет прихода и продаж лекарственных средств ведется вместе с книгой доходо/расходов, и НДС при закупке лекарств сразу списывается в расход.

Читать еще:  Убытки в налоговом и бухгалтерском учете

Раз в квартал во внебюджетные фонды предоставляется отчетность по формам 4 ФСС, РСВ-1, уплачивается авансовый платеж по УСН. Раз в год аптека должна предоставить в налоговый орган декларацию по УСН, отчет о прибыли/убытках, баланс.

Сотрудники Департамента бухгалтерского обслуживания ответят на все Ваши вопросы, связанные с бухгалтерским учетом.

С нами бухгалтерский учет и налоговая отчетность Вашей компании будут в порядке!

Бухгалтерское обслуживание организаций и предпринимателей

Main menu

Sub menu

Бухгалтерские услуги

Бухгалтерское обслуживание

Услуги профессиональных бухгалтеров

Юридические услуги

Юридическое сопровождение

Создание и регистрация фирм

Ликвидация

Дополнительные услуги

Специализация Бэк-Офиса

Бухгалтерский учет в аптеке. Ведение бухгалтерии аптеки.

Бухгалтерский учет в аптеке. Ведение бухгалтерии аптеки.

Бухгалтерский учет в аптеках ведется так же, как и в других предприятиях торговли, но для аптек есть свои нюансы. Принципиальное отличие – то, что аптечные пункты могут торговать готовыми лекарствами, а могут их изготавливать самостоятельно.

При продаже покупных фармацевтических средств бухгалтерский учет ведется на общих основаниях, в случае же с изготовлением лекарств на месте используется расчет, включающий в общую цену стоимость лекарственных компонентов, полученных от поставщиков, плюс стоимость работ (тарифов) по изготовлению препарата. Цену на проводимые работы устанавливают соответствующие органы.

Бухгалтерский учет в аптеке. Ведение бухгалтерии аптеки.

Для бухгалтерского учета изготовленных самостоятельно препаратов ведется один журнал, где указываются все виды работ и использованные компоненты, и другой, где отмечаются фасовочные работы. По этим журналам в конце месяца рассчитывается торговая наценка.

Для ведения бухучета в аптеке важно уметь начислять НДС в том случае, когда лекарства изготавливаются по рецептам медицинских работников. Ставка НДС составляет в таком случае 10%, но если аптечный пункт создает лекарство из компонентов заказчика – НДС не начисляется, но обязательно должен вестись раздельный учет операций, облагаемых и необлагаемых НДС.

Раздельный бухучет для аптечных предприятий.

В аптеках возможен раздельный бухгалтерский учет. Такая необходимость возникает в таких случаях:

— продажи лекарств и в розницу и оптом;

— продажи как покупных лекарств, так и самостоятельного изготовления;

— при получении льготы по НДС.

Нормативные документы не регулируют напрямую раздельный учет, а просто подчеркивают его необходимость. При разделении возникают определенные сложности, связанные с тем, что надо по разному учитывать следующие данные:

— производимую на месте продукцию и покупную;

— препараты, облагаемые и не облагаемые НДС;

— проданные лекарства розничным покупателям и оптовикам.

В отсутствие четких указаний, как производить бухгалтерский учет по разным категориям, бухгалтерам в аптеках приходится самим разрабатывать определенную систему учета.

Бухгалтерский учет в аптеке. Ведение бухгалтерии аптеки.

Лучшим способом такого бухучета в аптеках будет разделение документооборота, то есть необходимо отдельно учитывать движение активов, не облагаемых НДС, и тех, что облагаются, также надо разделять товары, продаваемые в розницу и оптом. Для упрощения задачи надо предварительно отделить те отделы аптеки, что продают лекарства в розницу и отделы готовой продукции от тех, что торгуют оптом и препаратами, произведенными на месте.

Еще один важный момент для бухгалтерского учета в аптеке – отпуск лекарств по рецепту врача. В данном случае оборот лекарства регулируется медицинским работником, выписавшим рецепт, причем это может быть и готовый препарат, и изготавливаемый на месте. При учете таких лекарств один рецепт считается за единицу товара, невзирая на состав препарата.

Оборот лекарств, продаваемых без рецепта, измеряется в денежном эквиваленте по данным кассового аппарата.

Данные о реализации всех лекарственных препаратов заносятся в специальные реестры и журналы, согласно норм бухучета.

Есть вопросы? Отправьте нам сообщение:

Руководство для предпринимателей «Посвящение в секреты бухгалтерии»

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Пользовательское соглашение.

Ведение бухгалтерского учета в аптеке

Документация хозяйственно-финансовой деятельности – прием сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными операциями.

  • составление документа внутри организации или получение такового со стороны;
  • поступление документа в бухгалтерию или ответственному за ведение бухгалтерского учета;
  • проверка документов по форме (полнота и правильность оформления реквизитов документа), арифметически (подсчет сумм), по содержанию (законность отраженных операций, логическая увязка показателей);
  • обработка документа (запись бухгалтерских проводок, включение документов в учетные регистры);
  • хранение документов и передача в архив.

Прием документации базируется на оформлении хозяйственных операций двумя основными типами бухгалтерских документов:

  1. собственно первичные документы (обеспечивают осуществление оперативного аналитического учета);
  2. учетные регистры (документы для обобщающего синтетического учета).
Читать еще:  Списание материалов в бухгалтерском учете

Первичные бухгалтерские документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании.

Работники предприятия, на которых возложена обязанность составления документов, необходимых для бухгалтерского учета и контроля, несут ответственность за качественное оформление, задержку передачи в бухгалтерию, недостоверность содержащихся в них данных, а так же составление документов, отражающих незаконные операции. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

Первичный бухгалтерский документ – это основное свидетельство, подтверждающее законность хозяйственных операций организации, поэтому один из основных принципов бухгалтерского учета гласит: «без документа нет записи».

Бухгалтерские документы характеризуются следующими показателями:

  • видами применяемых документов;
  • наличием обязательных реквизитов;
  • этапами обработки (проверка, кодирование и др.);
  • способами исправления записей в документах;
  • схемой документооборота (количество экземпляров, ответственные за составление, сроки составления, порядок передачи в архив, сроки хранения документов и др.).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

  • наименование документа (формы);
  • дата составления;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи и их расшифровки.

Организация учета в аптечной сети

Методология учета

Первоочередной задачей при автоматизации МП «Нижегородская аптечная сеть» было четкое разделение структуры доходов и расходов. Это, в конечном итоге, должно было помочь получить ясную картину прибыльности каждой из аптек в разрезе видов деятельности.

Одно из подразделений МП «Нижегородская
аптечная сеть» — Аптека № 391.

МП «Нижегородская аптечная сеть» было организовано в июне 2003 года на базе муниципальных аптек, являющихся самостоятельными юридическими лицами. Одной из основных целей объединения являлось увеличение эффективности и качества управления муниципальным имуществом. Предприятие является крупнейшей сетью аптек Нижнего Новгорода. Оно включает в себя 62 аптеки и 100-120 аптечных киосков и пунктов, общее число сотрудников — около 1200 человек. Аптеки оказывают полный спектр услуг населению, а также муниципальным образованиям (поликлиникам, больницам, санаториям и т. д.), имеют свои производственные площади.

Кроме того, необходимо было обеспечить правильный расчет и начисление налогов, ведь в крупной организации учет, как правило, на порядок сложнее, чем в небольшой фирме, а многоуровневая структура предприятия приводит к усложненным расчетам по распределению затрат и определению доходности подразделений (в МП «Нижегородская аптечная сеть» их около 60-ти.

Предприятие, осуществляющее виды деятельности, облагаемые единым налогом на вмененный доход (далее — ЕНВД) и подпадающие под общий режим налогообложения, сталкивается с проблемой организации учета в рамках двух кардинально отличных друг от друга систем налогообложения. Их совмещение приводит к необходимости распределения как затрат, так и налогов, которые в момент начисления не всегда можно идентифицировать с конкретным видом деятельности.

При анализе структуры центров доходности становится очевидной первая проблема — необходимость нормирования оплаченного «входящего НДС» как по товарам, так и по прочим материальным ценностям и услугам. Стоит заметить, что база нормирования для каждого центра и уровня затрат своя. Анализируя валовую прибыль, в каждом конкретном случае можно определить, какая часть НДС подлежит возмещению:

Дебет 68.2 Кредит 19,

а какая будет включена в себестоимость (по проданным товарам):

Дебет 90.2.2 Кредит 19,

или взатраты (по прочим ТМЦ и услугам):

Дебет 44.1.2 Кредит 19 либо Дебет 26 Кредит 19 .

Основная сложность при неавтоматизированном учете связана с колоссальным объемом данных, которые на крупном предприятии могут многократно перегруппировываться и систематизироваться, прежде чем эту информацию можно будет использовать для принятия решений и составления отчетности.

Подобные проблемы возникают при расчете и начислении налогов с фонда оплаты труда (далее — ФОТ), которые приходится распределять по видам деятельности, облагаемым и необлагаемым ЕНВД. В данном случае наиболее приемлемым решением представляется следующее:

  1. в полной мере начислить все налоги с ФОТ на счета затрат вне зависимости от видов деятельности;
  2. в конце месяца, когда будет известна валовая прибыль по аптекам в разрезе видов деятельности, сторнировать излишне начисленные налоги в части, приходящейся на виды деятельности, облагаемые ЕНВД.
Читать еще:  96 счет бухгалтерского учета это

Проблема усугубляется при начислении взносов на обязательное пенсионое страхование по страховой и накопительной части. Предприятие имеет право уменьшить свои платежи по единому налогу на вмененный доход за счет платежей в Пенсионный фонд РФ (страховой и накопительной части), но лишь в объеме, не превышающем 50 % данного налога. Эта часть сторнируется со счета затрат, например:

Дебет 44.1.3 Кредит 69.2.2 — сторно и далее начисляется за счет ЕНВД: Дебет 68 / ЕНВД Кредит 69.2.2.

Точно такие же схемы применяются при распределении затрат со счета 44.1.3 «Издержки обращения, подлежащие распределению», и счета 26 «Общехозяйственные расходы».

В конечном итоге при закрытии счета 90 «Продажи» определяется прибыль или убыток в разрезе аптек и видов их деятельности. Это и являлось одной из основных задач данного проекта.

Автоматизация

На практике в процессе разработки и внедрения системы автоматизации к методологическим проблемам добавились чисто технические нюансы. Нужно было осуществить состыковку тринадцати удаленных баз данных с центральной базой.

Данная проблема была решена частично с помощью компоненты «Управление распределенными базами данных», а частично — с помощью технологии обмена данными в XML- формате.

В конфигурации реализован учет в разрезе филиалов по всем участкам бухгалтерского учета. Вследствие того, что учет товаров на предприятии ведется в розничных ценах, был внесен ряд изменений, связанных с суммовым учетом в рознице (см. рис. 1).

Рис. 1. Поступление товаров.

Основной проблемой при реализации проекта был большой объем данных, вводимых в систему. Например, количество документов, поступающих от поставщиков, составляет порядка 30 тысяч в месяц. Это приводит к невозможности использования ряда типовых документов конфигурации из-за снижения быстродействия системы. Так, для автоматического формирования книги покупок было принято решение о разделении учета НДС по поступившим товарам и НДС по прочим ТМЦ и услугам. Кроме того, для уменьшения объема одновременно обрабатываемых данных и повышения оперативности работы регламентный документ «Формирование записей книги покупок» вводится в систему ежедневно, обрабатывая данные только за определенную дату и по определенному участку учета. Следует отметить, что книга покупок за месяц в стандартном формате занимает около 500 страниц.

Аналогичным образом был проработан блок взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. По сути, на справочнике «Договоры» была организована «подокументная оплата».

Автоматизация двустороннего обмена с системами «Клиент-Банк» позволила практически полностью автоматизировать процесс ввода информации по состоянию банковских счетов, а документ «Выписка» с табличной частью в 300-700 строк вводить за 10-15 минут (см. рис. 2). Это существенно облегчило работу сотрудников, уменьшило вероятность ошибки.

Рис. 2. Документ «Выписка».

Все основные расчеты и обработки (загрузка данных из филиалов, заполнение книги покупок и книги продаж, расчет и корректировка налогов, распределение затрат, закрытие счетов) в основном выполняются запуском задач в фоновом режиме в нерабочее время. Подобное решение проблемы позволяет использовать на 100 % не только время сотрудников, но и «машинное» время.

Как результат проведенной работы может быть составлена сводная отчетная форма по составу прибыльности предприятия в разрезе подразделений — аптек (см. рис. 3).

Рис. 3. Отчет о прибыли.

Таким образом, в процессе автоматизации удалось выполнить все поставленные задачи. Сотрудникам бухгалтерии стало гораздо проще оперировать информацией — теперь они могут быстро и достоверно формировать требуемые отчеты как для внутренних, так и для внешних пользователей. Полнота и оперативность ввода информации позволяет с достаточной точностью говорить о наличии и размере дебиторской и кредиторской задолженности, о состоянии взаиморасчетов с контрагентами, а на основе анализа состава активов и пассивов предприятия — о его финансовом состоянии, что является информацией первостепенной важности для любого руководителя.

Главный бухгалтер МП «Нижегородская аптечная сеть» Ольга Викторовна Героцкая

«Перед нами стояли очень не простые задачи. Но совместными усилиями с компанией «ЭКОС» в короткие сроки была проведена четкая методологическая проработка и автоматизация всех сложных моментов учета. Благодаря удачному выбору компании-внедренца и платформы «1С:Предприятие» нам удалось с самого начала деятельности организации поставить учет и поддерживать его на достаточно высоком уровне. Это позволило точнее и эффективнее управлять предприятием, основываясь на четких проверенных данных».

Успешное взаимодействие сотрудников бухгалтерии предприятия и сотрудников компании-внедренца на данном этапе дало повод для продолжения сотрудничества. В настоящий момент ведутся работы по автоматизации налогового учета, кадрового учета и расчета зарплаты, планируются работы по автоматизации финансового планирования на предприятии.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector