Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
26 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как хранить личные карточки сотрудников

Срок хранения личной карточки

Личная карточка работника существует в виде формы Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с 01.01.2013 унифицированные формы уже необязательны, этот документ сохранил статус обязательного для всех. О правилах заполнения можно прочитать в статье «Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника».

О том, как хранить карточки Т-2, как долго и что делать с ними после увольнения, расскажем далее.

Зачем нужна карточка Т-2

Основное назначение Т-2 — сбор сведений о сотруднике, имеющих значение для кадрового учета. Как только человек устраивается на новую работу, менеджер по персоналу сразу заводит такой документ. Он представлен в форме Т-2 в виде 10 разделов:

  1. Общие сведения. Личные данные, образование, нынешняя профессия, номер трудового договора, стаж работы.
  2. Сведения о воинском учете.
  3. Прием и переводы на работу (в пределах этой организации) с указанием причин таких изменений и тарифных ставок.
  4. Аттестация (если необходима).
  5. Повышение квалификации (если проходил).
  6. Профессиональная переподготовка (если проходил).
  7. Награды и поощрения, подтвержденные документально.
  8. Отпуска (виды, периоды, даты).
  9. Социальные льготы (если имеет на них право).
  10. Дополнительные сведения.

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Все остальные графы кадровик заполняет по мере необходимости. Завершающая запись — об увольнении — вносится в последний рабочий день.

Где хранятся личные карточки формы Т-2

На первый взгляд, не важно, где хранить их: в папках в шкафу или в компьютере — в каждой компании решают индивидуально. Главное — иметь необходимую информацию о сотруднике. Но это распространенное заблуждение.

Соответственно, кадровик вынужден далее дублировать вновь поступающую информацию: в компьютер вносить в обычном порядке, а в распечатанный и подписанный бланк — вписывать от руки. Работник подписывается под каждым зафиксированным передвижением.

Где должны храниться личные карточки Т-2 в этом случае? Инструкции по кадровому делопроизводству рекомендуют размещать их в отдельных номенклатурных папках:

  • отдельно от личных дел;
  • отдельно от приказов о приеме на работу;
  • отдельно по действующим и уволенным;
  • в безопасном месте.

Желательно держать их в сейфе, чтобы никто, кроме ответственного лица, не получил к ним доступ. Сшивать такие документы нельзя.

Кстати, некоторые копии документов вообще лучше не хранить — читайте об этом в материале:

Сколько хранятся карточки Т-2 уволенных сотрудников

После расторжения трудового договора ЛКР попадает в архив организации. В соответствии с Перечнем типовых архивных документов, утвержденным Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010, остаются они там 75 лет. Но статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 гласит, что это распространяется только на дела, заведенные до 01.01.2003. Если позже, то достаточно 50 лет хранения.

Итак, как хранить личные карточки уволенных, переданные кадровой службой в архив, мы выяснили. Но что делать с ними по истечении 50 или 75 лет? Бывает, что организация существует и дольше. В большей степени это свойственно государственным и муниципальным учреждениям. Они в дальнейшем передают документы в городские архивы. Частные фирмы имеют право уничтожить их по акту.

Срок хранения личных карточек в 2020 году

Личная карточка заводится каждым работодателем на каждого из работников. О том, зачем она нужна и сколько ее нужно хранить, — в нашем материале.

Что отражает личная карточка работника

Личная карточка — документ, содержащий индивидуальную информацию о сотруднике, касающуюся сведений о его:

  • трудовом договоре;
  • Ф. И. О. и дате рождения;
  • месте рождения и гражданстве;
  • владении иностранными языками;
  • образовании;
  • профессии;
  • стаже работы;
  • состоянии в браке;
  • семье;
  • удостоверении личности;
  • местах жительства (по месту регистрации и фактическом);
  • номере телефона;
  • связи с воинской обязанностью;
  • кадровых перемещениях;
  • аттестациях;
  • повышении квалификации;
  • переподготовке;
  • наградах;
  • отпусках;
  • праве на социальные льготы;
  • увольнении;
  • иных данных.
Читать еще:  Личная карточка т 2 бланк скачать

Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но можно использовать и одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (с 2013 года оно стало не обязательным для применения):

  • № Т-2ГС(МС) — для госслужащих;
  • № Т-2 — в отношении иных работников.

Заполнение карточки осуществляется по данным документов, предъявленных работником.

Сроки хранения личных карточек

Для 2020 года в отношении сроков хранения личных карточек действовали 2 нормативных документа:

  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 — он утратил силу с 18.02.2020;
  • Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — он начал действовать с 18.02.2020.

Утративший силу Приказ № 558 для личных карточек устанавливал единственный срок хранения, равный 75 годам (п. 658). Приказ же № 236 содержит 2 срока (п. 444, примечание 3 к Перечню документов):

  • 75 лет — срок хранения документов, оформление которых завершено до 2003 года, а также в отношении лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой;
  • 50 лет — для документов, делопроизводство по которым завершилось после 2002 года.

Если работодатель сдает образовавшиеся в процессе его деятельности документы в госархив, то личные карточки по завершении указанных сроков подвергаются экспертизе ценности и могут быть переданы на постоянное хранение (аналогичное положение содержал и Приказ № 558).

Обязательна экспертиза ценности для тех карточек, которые оформлены на лиц, находившихся на госслужбе, не являющейся гражданской госслужбой (примечание 3 к Перечню, утв. Приказом № 236).

Как хранить личные карточки сотрудников

До тех пор, пока работник трудится в организации, его личная карточка должна храниться в кадровой службе. Причем не среди других бумаг, а отдельно — в запирающемся несгораемом шкафу или сейфе.

Личные карточки и личные дела хранятся раздельно. Причем то, что организация ведет личные дела сотрудников, не дает ей права не вести личные карточки.

Карточки расставляют по алфавиту и хранят в сейфе вплоть до увольнения работника. Далее карточку уволенного работника перемещают в архив организации.

Подводим итоги

  • Личная карточка — документ, оформляемый каждым из работодателей в отношении каждого из работников. Его содержание составляют индивидуальные сведения о сотруднике, касающиеся его знаний, опыта, семьи, места жительства, воинской обязанности, кадровых событий, отпусков и увольнения. Существуют 2 унифицированные формы карточки, но работодатель вправе разработать свой бланк.
  • Срок хранения личной карточки в 2020 году изменен. До 18.02.2020 он характеризовался единственной цифрой — 75 лет. С 18.02.2020 действует 2 срока (75 и 50 лет), применяемых в зависимости от того, до или, соответственно, после 01.01.2003 завершено оформление документа. Срок 75 лет установлен также для карточек лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой.
  • Если работодатель сдает свои документы в госархив, личная карточка по истечении срока хранения подвергается экспертизе ценности и может стать хранимой постоянно. Обязательной экспертизе подвергают карточки лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

prednalog.ru

Just another WordPress site

Свежие записи

Свежие комментарии

  • admin к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги
  • admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
  • admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
  • admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
  • admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
  • Личные карточки формы Т-2: учет, сроки хранения, образец.

    Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность. Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава.

    Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения.

    Читать еще:  Личная карточка студента

    Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

    Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

    Кто ведет личные карточки? Форма Т-2 оформляется сотрудниками кадровой службы на основании приказа (или распоряжения) руководителя о приеме на работу.

    Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

    Как располагаются личные карточки? Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

    При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

    Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет). После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

    Личная карточка оформляется в одном экземпляре. Код личной карточки по ОКУД 0301002.

    В личную карточку согласно ст. 65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу:
    — паспорт;
    — трудовую книжку (или ее копию — для совместителей);
    — СНИЛС (страховое свидетельство);
    — ИНН (свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции);
    — военный билет (для военнообязанных);
    — документ об образовании (диплом, свидетельство, курсы и т.п.), подтверждающий наличие специальных для работы знаний.

    Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником.

    Личная карточка Т-2 бланк скачать здесь.

    Заполнение личной карточки (инструкция) здесь.

    Бесплатная книга

    Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

    Скорее в отпуск!

    Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

    Личная карточка работника

    Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

    Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

    — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

    — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

    — документы воинского учета (для военнообязанных);

    — документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

    В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

    В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

    Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

    Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

    При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

    Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

    — военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

    Читать еще:  Карточка клиента ип

    — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

    Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

    При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

    В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

    Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

    В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

    Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

    В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

    Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

    Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

    Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

    Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

    Сроки хранения документов

    Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

    Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

    В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

    Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector