Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как заполнять регистрационную карточку

Карточная форма регистрации документов.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах — традиционных (карточная и журнальная) или электронных карточках (журналах).

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь может отмечать даты поступления или исполнения документа (рис. 24).

Карточки могут иметь различную цветовую гамму: каждый вид документа регистрируется на карточке определенного цвета.

Преимущества карточной формы регистрации:

1) карточки можно располагать в таком порядке, который наилучшим образом обеспечивает поиск документа;

2) обеспечивается однократность регистрации: на каждый документ можно оформить столько экземпляров карточек, в скольких подразделениях он будет обрабатываться. Это исключает необходимость повторной регистрации документа в структурном подразделении;

3) одновременно с регистрационной оформляется в случае необходимости контрольная карточка;

4) регистрацию документов могут вести сразу несколько сотрудников.

Регистрационные карточки помещают в картотеки, которые позволяют осуществлять накопление, хранение и корректировку информации о документах, давать ответы на запросы, вести контроль, регулирование, координацию работы с документами в организации.

Имея несколько экземпляров карточки, их можно помещать в различные картотеки: регистрационные, контрольные, справочные.

Содержание регистрационной карточки заключается в следующем (рис. 25). Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа; на ней отмечается дата исполнения документа. Если нанесены только нечетные числа, то срок исполнения документа должен отмечаться днем раньше, если этот срок приходится на четное число.

Графа «Краткое содержание» заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа — при регистрации писем указывается заголовок к тексту документа.

Графа «Автор» (корреспондент) — при регистрации поступающего документа записывается наименование организации (лица) — автора документа; при регистрации отправляемого документа указывается, куда направляется документ. Допускается сокращенное наименование организации.

«Дата документа» — указывается дата документа, проставленная организацией-автором.

«Индекс документа» — указывается индекс документа, присвоенный организацией-автором.

«Дата поступления» — переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении документа в организацию).

«Регистрационный номер» — переносится из регистрационного штампа (из отметки о поступлении); это — порядковый (регистрационный) номер входящего документа, присвоенный ему организацией-получателем.

«Резолюция» — переносится из документа, указывается автор, содержание и дата резолюции.

«Срок исполнения» — проставляется в соответствии с нормативными документами, если срок типовой, или берется из резолюции, если срок индивидуальный.

«Отметка об исполнении» — краткая запись решения вопроса по существу: когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе, — или дата и индекс ответного документа.

«№ дела» — индекс дела по номенклатуре дел, куда будет помещен документ для дальнейшего хранения и использования.

Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «расписка в получении», «исполнитель и номер его телефона», гриф (пометка) ограничения доступа к документу, наличие приложений, срок хранения документа, вид передачи документа (факс, почта).

Регистрационные карточки служат основой для создания информационно-справочного аппарата организации. После оформления регистрационная карточка помещается в картотеку, которая может быть вертикальной, подвесного хранения, вращающаяся, автоматизированная. Чаще используют вертикальные картотеки, в которых карточки с помощью разделителей разбивают на отдельные группы. Картотека разделена на две части: неисполненные и исполненные документы. Картотека на неисполненные в свою очередь делится на группы: карточки на поступающие, внутренние и отправляемые документы, которые внутри разделов располагают по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки перемещают из первой части картотеки во вторую.

Чаще других в организациях используются сроковые картотеки, в которых регистрационные карточки помещают в картотечный ящик с 33 подвижными разделителями: 31-й разделитель — число дней в месяце; за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц; за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы. В конце месяца (за два-три дня до начала следующего) карточки, которые находятся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

26.Порядок оформления документов при приёме на работу.

Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора — указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее — Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

Для чего нужны карточки прописки по месту жительства формы 16 и формы 9?

Система регистрации по месту жительства, как и иные учетные процедуры, включает не только те бумаги установленного образца, которые заполняет сам заявитель услуги, но и множество других стандартных форм.

Например, карточки прописки, а также справки о регистрации.

Зачем нужны эти бумаги и что собой представляют?

Узнайте на нашем сайте о том, как написать заявление на регистрацию по месту жительства, как составить доверенность от собственника на прописку.

Понятие и необходимость

Карточки регистрации представляют собой специально разработанные бланки, который входит в список унифицированных документов, применяемых:

  • форма 9 — миграционной службой;
  • форма 16 – МВД РФ для ЖЭУ.

с целью упорядочения учетных процедур.

После принятия положительного решения о прописке гражданина на местности, подведомственной данному территориальному подразделению УФМС, сотрудники заполняют все графы в бланке карточки №9.

Однажды заведенные, карточки служат источником исчерпывающей информации о каждом прописанном человеке. При любом случае, требующем подтверждения сведений о гражданине, можно почерпнуть их из этих бланков.

Справку №16 могут выдать на руки, если:

  • утерян паспорт;
  • оформляется гражданство другой страны и пр..
Читать еще:  Ф 0504054 многографная карточка образец заполнения

Унификация бланков дает возможность вести учетные процедуры четко и быстро.

О том, как получить свидетельство о регистрации по месту жительства, а также о том, как получить справку о месте прописки, вы можете узнать из наших статей.

Карточка регистрации по месту жительства форма 9: бланк.

Карточка регистрации по месту жительства форма 9: образец заполнения.

Требования к форме

Бланк имеет типовую форму, утвержденную Приказом ФМС РФ от 11.09.2012 N 288 (ред. от 19.01.2015) и приведенную в качестве образца (под формой №9) в Административном регламенте оказания учетных услуг миграционной службой.

Размер бланка составляет 210х148 мм, заполнению подлежат и лицевая, и обратная стороны.

Бланк №16 (карточка прописки А) утвержден Постановлением МВД РФ от 15.11.2010 N 364 и заводится на каждого нового жильца, прописывающегося в квартире, которая обслуживается данным жилищным учреждением, независимо от его вида собственности и подчиненности. Это двусторонний бланк размером 210 х 150 мм.

Содержание

Справка №9 содержит такие данные:

  • ФИО полностью;
  • дата и место рождения;
  • подробный адреса места, откуда гражданин прибыл;
  • данные об удостоверении личности – его вид, номер, серия, кем и когда выдан;
  • адрес нового места постоянного нахождения.

На обратной стороне должны содержаться сведения об учете гражданина в военкомате, а также о регистрации по месту жительства и о возможном последующем убытии с этого адреса.

Справка №16 содержит такую информацию:

  • ИНН;
  • ФИО полностью;
  • гражданство;
  • дату и место рождения;
  • откуда прибыл гражданин;
  • наименование удостоверения личности, его серию и номер, кем видано и когда;
  • адрес места жительства;
  • сведения о том, где и кем человек работает.

Обратная сторона может поведать о таких данных о человеке:

  • сведения о детях до 14-ти лет;
  • отношение к военкомату, отметки об учете;
  • сведения о прописке и будущем убытии.

Хранится такая бумага у паспортиста ЖЭУ, ЖСК, управляющей компании и т.п.

О том, как пройти процедуру прописки через паспортный стол или в МФЦ, вы можете узнать на нашем сайте.

Где и как получают?

Справку №16 можно взять у своего паспортиста, для чего нужно написать заявление произвольного вида. В этом обращении нужно указать, в какое учреждение адресуется заявление, свой адрес, для какой цели и куда нужна бумага, в конце поставить подпись и дату.

Работник отдела регистрации и учета передвижения граждан найдет в картотеке по адресу квартиры нужную бумагу с фамилией обратившегося человека, сверит сведения из любого удостоверения личности с указанными в карточке данными. Справку №16 скопируют и поставят на ней дату и «мокрую» печать, которую скрепят подписью начальника, то есть заверят.

Узнайте, можно ли найти прописку человека по его ФИО или узнать о прописанных в определенной квартире через Интернет, из нашей статьи.

На какой срок выдается?

Срок действия карточки составляет 10 дней. Это связано с тем, что прекращение действующей регистрации может произойти в течение недели, и тогда сведения окажутся недостоверными.

Особенности и нюансы

Справку №16 может получить только сам гражданин или собственник квартиры.

Такие бумаги составляются не только на граждан РФ, но и на иностранцев, имеющих прописку по виду на жительство (о регистрации иностранцев читайте на нашем сайте).

В чем отличия карточек? Общее у этих документов то, что они содержат информацию о людях, стоящих на учете по месту жительства. Однако есть и различия.

Форма 16 более обширна, так как в ней, кроме всех тех сведений, которые есть в ф.9, указано гражданство, наличие несовершеннолетних детей, а также место работы и кем человек трудится.

Форма 9 является сугубо бумагой для внутреннего пользования сотрудников ФМС, ее никому не выдают, в отличие от ф. 16, которую можно истребовать у паспортиста.

Благодаря четко налаженной системе учета прописанных по месту жительства граждан, при утере или уничтожении удостоверения личности можно документ легко восстановить, если предоставить карточку регистрации, заверенную ЖЭУ.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как заполнять регистрационную карточку

Регистрационная карточка

Рабочие измерительные инструменты должны быть сданы в конце рабочего дня в контрольный отдел или в инструментально-раздаточную кладовую (если, конечно, они не являются личной собственностью рабочего) и должны выдаваться рабочему под расписку. Пример регистрационной карточки для выдачи измерительного инструмента приведен в приложении (форма 1). В этой карточке записывают, кому выдан инструмент, состояние инструмента до выдачи и после сдачи в контрольный отдел. Следует также указывать дату выдачи и дату возврата, заверенные подписью рабочего. При этом уменьшается возможность утери или поломки инструмента, а на рабочего возлагается личная ответственность за взятый им инструмент. [c.12]

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках (см. рис. 10.2). Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. [c.245]

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке. [c.245]

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя. [c.245]

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке (см. рис. 10.2). Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Допускается цветовое различие карточек. [c.257]

Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе Контрольные отметки фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов. [c.257]

Графы Фонд № , Опись № , Дело № заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе. [c.257]

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов приведена на рис. 10.3. [c.259]

Читать еще:  Личная карточка работника форма

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-97, реквизит 10) и регистрационных карточках. [c.261]

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. [c.262]

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы. [c.262]

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. [c.263]

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа — искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям. [c.263]

Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле Ход исполнения . [c.265]

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ. [c.265]

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля Срок исполнения (см. рис. 10.3). [c.266]

Проанализировать систему регистрации документов в вашем учебном заведении, начертить форму регистрационной карточки (2 экз.), заполнить одну из них на входящее, а другую на исходящее письмо. При наличии компьютерного класса подготовить электронный вариант карточки, заполнить ее на исходящее письмо в ответ на письмо Министерства среднего и специального образования. [c.266]

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. [c.278]

В то же время выделяют рекламу прямого действия, рассчитанную на прямой отклик, то есть на совершение покупки или хотя бы на обращение за дополнительной информацией. К сообщениям такого типа относятся и регистрационные карточки, которые фирма-изготовитель прикрепляет, скажем, к производимым джинсам, хотя чаще всего рекламное объявление прямого действия можно встретить в журналах и газетах, а в последнее время получить по факсу или через Интернет. Такая реклама рассчитана на установление максимальных контактов с представителями целевого рынка. [c.412]

Что, однако, не исключает возможности хранения в БД целого документа или хранения в БД в структурированном виде части реквизитов документа, например, в виде регистрационной карточки. [c.276]

В центральные архивы министерств, ведомств передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел в архив производится только по описям. Опись составляется в двух экземплярах. На обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подпись лица, принявшего дела, и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись. [c.187]

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 7.2-7.4). Индекс проставляется на определенном месте [c.183]

Приложение 7.2 Регистрационная карточка писем граждан [c.191]

Приложение 7.3. Регистрационная карточка устных сообщений граждан [c.192]

Документы регистрируются на карточках (образцы регистрационных карточек поступающей и отправляемой корреспонденции [c.201]

Регистрационная карточка поступающей корреспонденции [c.209]

Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции [c.210]

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения. [c.257]

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не потерять его при обработке. [c.157]

При карточной форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняются один-два экземпляра регистрационной карточки. [c.233]

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно [c.248]

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенно сти по сравнению с традиционной бумажной картотекой. [c.249]

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции) поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. [c.249]

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 10.1. [c.250]

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. [c.250]

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле Ход исполнения . [c.253]

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой Связанные документы устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов. [c.253]

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой Связанные документы устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов. [c.254]

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2—3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой — в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом. [c.257]

Читать еще:  Составление планов и карточек тушения пожаров

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [c.247]

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе1. [c.248]

Заполнение форм регистрации документов

Тема: Регистрация служебных документов.

Сущность и понятие регистрации документов.

Формы регистрации документов и их порядок составления.

Заполнение форм регистрации документов.

1.Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие в день поступления, исходящие — в день отправки.

Из документа в процессе регистрации выписываются, как правило, следующие сведения:

дата получения; входящий № (индекс);

его основные поисковые признаки индекс документа;

автор (корреспондент) — т.е. чей это документ; заголовок (о чем документ); резолюция; срок исполнения; исполнитель (кто с ним работает);

ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

№ дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например, обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела48, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК- регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками — РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии секретаря-референта и руководителя, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера – автоматизированная электронная (Рисунок 6.3).

Рисунок 6.3. Организация контроля исполнения

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector