Карточка фонда образец заполнения
Инвентарная карточка учёта объекта основных средств по форме ОС-6
Создание и оформление инвентарных карточек учёта объекта основных средств по форме ОС-6 производится обычно на тех предприятиях и организациях, которые владеют значительным количеством имущества, и которым необходимо производить контроль за его содержанием, хранением и перемещением. На каждое отдельное основное средство оформляется своя карточка, при этом карточки могут заводиться как на собственность компании, так и на арендованное имущество.
Перед тем как открыть карточку
Прежде чем создать этот учетный документ, необходимо оформить акт о приеме-передаче основных средств – именно из него в карточку поступает информация об объекте. Кроме того, для ее заполнения берутся данные из других сопроводительных бумаг, таких, например, как тех.паспорты изделий, оборудования и техники.
Инвентарная карточка относится к внутренней учетной документации предприятия и сведения в нее вносятся при любых действиях с зарегистрированным в ней имуществом (приобретение, передача из одного отдела в другой, ремонт, реконструкция, модернизация, списание и т.п.).
Правила оформления документа
Инвентарная карточка объекта основных средств имеет унифицированную форму с кодом ОС-6, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.
Документ составляется на каждый объект в отдельности и в единственном экземпляре, при этом если учёт карточек ведется в электронном виде, то в обязательном порядке должна быть и его копия на бумажном носителе (именно бумажные варианты содержат «живую» подпись материально-ответственного лица). Заверять документ печатью фирмы не обязательно, т.к. он относится к ее внутренней документации.
Пример оформления инвентарной карточки по форме ОС-6
Заполнение шапки документа
В начало документа вписывают:
- наименование компании–собственника объекта основных средств,
- структурное подразделение, к которому приписано данное имущество,
- номер инвентарной карточки,
- дата ее составления,
- название регистрируемого объекта.
Здесь же, в колонке справа, указывается код предприятия по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – он содержится в учредительных бумагах и код объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов). Продолжая заполнят правую колонку, вносим подробную информацию об объекте:
- номер амортизационной группы, к которой он относится по бухгалтерскому учету предприятия,
- регистрационный номер паспорта,
- заводской и инвентарный номера,
- дата постановки основного средства на бухгалтерский учет,
- номер счета (субсчета), по которому он проходит.
Ниже в соответствующие строки вписывается место нахождения объекта основных средств (с указанием кода подразделения, если таковое кодирование применяется на предприятии) и сведения об изготовителе (эти данные можно найти в техпаспорте).
Заполнение таблиц сведений
Вторая часть документа открывает разделы, посвященные зарегистрированному объекту.
Обратите внимание: в первый раздел вносится информация только в том случае, если имущество на момент внесения в карточку уже использовалось. Если же оно новое, этот раздел заполнять не нужно.
Во второй раздел вписывается стоимость объекта на момент приема к бухгалтерскому учету и срок его полезного использования.
Третий раздел оформляется при переоценке основного средства – причем цена может варьироваться как в сторону повышения, так и понижения. Разница между первоначальной стоимостью и после переоценки определяется как восстановительная цена.
В четвертый раздел карточки вносятся сведения обо всех передвижениях учтенного имущества. Данные сюда вписываются строго на основании сопроводительных бумаг с обозначением вида операции, структурного подразделения, к которому относится ОС, остаточной стоимости и информации об ответственном лице.
Если основное средство находится в собственности нескольких лиц, то их нужно указать под четвертой таблицей с процентным распределением долей.
Заполнение разделов оборотной стороны формы ОС-6
В пятом разделе указывается обо всех изменениях первоначальности стоимости объекта, вне зависимости от производимых с ним действий. Здесь пишется вид операции, данные из подтверждающего документа, а также сумма расходов, которые понесла организация в процессе проведения необходимых процедур.
Шестой раздел включает в себя сведения о ремонтных затратах, с полной расшифровкой каждой произведенной операции (вид ремонта, сопроводительная документация, размер расходов).
Седьмой раздел содержит особые данные об объекте основных средств, в том числе данные о содержании в его составе драгоценных и полудрагоценных металлов, камней и материалов.
В последней таблице карточки регистрируются конструктивные узлы, элементы и прочие признаки, являющиеся отличительной чертой имущества, а также его качественные и количественные показатели. При наличии каких-либо примечаний они вносятся в последний столбик таблицы.
В завершение документ заверяет отвечающий за ведение инвентарных карточек на предприятии сотрудник (здесь обязательно должна быть указана его должность и проставлена подпись с расшифровкой).
Карточка фонда образец заполнения
2.1.2. Составление и внесение изменений в листы фондов
Лист фонда является обязательным документом внутреннего учета в архивах, осуществляющих хранение документов на бумажной основе.
Лист фонда включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда, количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом.
По разделу «Учет описанных документов», графы «Поступления…№ описи» определяются №№ описей на документы фонда.
Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и отражает все изменения в составе и объеме фонда, а также изменения в названии фондообразователя с момента поступления фонда в архив.
Секретные документы также учитываются в листе фонда.
Составление листа фонда.
Лист фонда впервые составляется:
-при первом поступлении документов фондообразователя в архив;
-при создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся в россыпи.
При первом поступлении документов фондообразователя в архив раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к описи, в случае ее отсутствия на основании акта приема-передачи дел на архивное хранение. Раздел о местонахождении фонда заполняется на основании книги учета поступлений документов в архив. Разделы «Учет неописанных материалов», «Учет описанных материалов» заполняется на основании акта приема-передачи дел на архивное хранение.
При создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся в россыпи раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к архивной описи вновь создаваемого фонда. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных документов» заполняются на основании актов об обнаружении дел, акта описания и описи.
Акты после составления листа фонда подшиваются в дело фонда ( см. п. 2.1.4. ).
Пересоставление листа фонда.
Пересоставление листа фонда допустимо в следующих случаях:
— при неисправимых повреждения листа фонда
— после переработки архивного фонда;
— при создании объединенного архивного фонда;
— при уточнении истории фондообразователя.
При переработке архивного фонда или создании объединенного архивного фонда раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к описи. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных материалов» заполняются на основании актов об обнаружении дел, акта описания и описи.
При изменении названий фондообразователя раздел «Название фонда» заполняется на основании акта о технических ошибках в учётных документах. Р азделы «Местонахождение фонда» , «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» заполняются на основании старого листа фонда. В случае пересоставления листа фонда в связи с изменением названий фондобразователя при наличии в старом листе фонда многократных записей о поступлении ед. хр. в фонд и выбытии дел из фонда допустимо в новый лист фонда в раздел «Учет описанных материалов» переносить только последние записи о количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом, т.к. они отражают суммарное количество дел по каждой описи и фонду в целом.
В случае пересоставления листа фонда прежний (ранее действовавший) лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу каждого листа фонда (ранее действовавшего и пересоставленного) делается отметка: «Лист фонда пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, пересоставившего лист фонда.
Внесение изменений в лист фонда.
Изменения в лист фонда вносятся:
— в раздел «Название фонда» на основании акта о технических ошибках в учётных документах в случае, если эти изменения являются уточнениями отдельных названий или дат деятельности фондообразователя. В листе фонда указывается « Исправленному верить» , дата внесения изменений и подпись лица, внесшего изменения.
— в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» на основании актов приема-передачи дел на архивное хранение, актов об обнаружении дел, актов о технических ошибках в учетных документах. Внесение изменений в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» подписью не заверяется.
Акты после внесения изменений в лист фонда подшиваются в дело фонда.
Выверка листа фонда. При заполнении разделов «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» необходимо проводить выверку внесенных изменений. Проверяется правильность действий сложения и вычитания ед. хр. поступивших и (или) выбывших из фонда.
Хранение листов фондов. Действующие листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. Если лист фонда составлен на нескольких листах, то на каждом последующем листе в верхнем правом углу простым карандашом делается отметка “продолжение, ф. № . .. , л. 2” .
При пересоставлении листа фонда старый лист фонда подшивается в дело фонда с указанием в верхнем правом углу «Лист фонда пересоставлен» , даты пересоставления и подписи лица, пересоставившего лист фонда.
Лист фонда ликвидированного (присоединенного) фонда и акт об обнаружении дел подшиваются в дело фонда ликвидированного фонда. Дело фонда ликвидированного фонда подшивается в дело фонда, к которому присоединен ликвидированный фонд.
К листам фондов ведется указатель для оперативного поиска в архиве документов организации.
Карточка фонда. В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (пп. 2.2.2., 2.4.2.5., 2.4.3.2.) карточка фонда является документом централизованного государственного учёта. Карточка фонда заводилась на поступившие в архив фонды. Один экземпляр карточки фонда передавался в орган управления архивным делом для пополнения Центрального фондового каталога.
С введением автоматизированной системы ведения Центрального фондового каталога составление карточек фондов не является обязательным. Допустимо ведение карточек фондов для внутренних целей архива. Сведения в карточку фонда вносятся на основании листа фонда.
Заполнение карточек уровня «Фонд» в ПК «Архивный фонд» осуществляется в соответствии с рекомендациями «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог»». Проект. / М.: ООО «АДАПТ», 2013.
КАРТОЧКА (АРХИВНОГО) ФОНДА
Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука . С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова . 2009 .
Смотреть что такое «КАРТОЧКА (АРХИВНОГО) ФОНДА» в других словарях:
Карточка архивного фонда — учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения. Карточка архивного фонда предназначена для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда РФ. См … Финансовый словарь
карточка (архивного) фонда — Ндп. фондовая карточка Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда… … Справочник технического переводчика
Карточка архивного фонда — 120 КАРТОЧКА (АРХИВНОГО) ФОНДА (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных… … Официальная терминология
карточка (архивного) фонда — 120 карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Ленин, Владимир Ильич — Проверить нейтральность. На странице обсуждения должны быть подробности. Запрос «Ленин» перенаправляется сюда; см. также другие значения … Википедия
ТОПОГРАФИЧЕСКИЕ УКАЗАТЕЛИ — согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Баскаков, Алексей Петрович — В Википедии есть статьи о других людях с такой фамилией, см. Баскаков. Алексей Петрович Баскаков (вторая половина XVII века середина XVIII века) государственный и военный деятель России первой половины XVIII века. Биография Родился… … Википедия
Подольск — У этого термина существуют и другие значения, см. Подольск (значения). Город Подольск Флаг Герб … Википедия
