Robo6log.ru

Финансовый обозреватель
5 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Дебет 70 кредит 71

Счет 71 в бухгалтерском учете

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

  1. Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
  2. Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
  3. Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
  4. Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

Правила выдачи денег подотчет

Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.

Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:

  1. Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
  2. Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
  3. Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
  4. Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
  5. Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
  6. Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.

Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.

Характеристика счета 71

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71

Что указываем в кредите бухсчета 71

71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.

Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.

До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.

Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил.

Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.

Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно — хозяйственные и операционные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Любому сотруднику предприятия может понадобиться произвести какие-либо расходы для нужд самого предприятия (съездить в командировку, купить какие-то материалы, оплатить мелкие ремонтные работы и т.д.). Для подобных случаев сотруднику выдают наличные деньги. Произведя расходы, сотрудник должен отчитаться перед руководством предприятия, составив специальный отчет и приложить к нему все оправдательные документы. Выдача денег под отчет оформляется записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

Подотчетные суммы списываются на основе отчета подотчетного лица. При этом счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется, а дебетуются счета 10 «Материалы» если были приобретены какие-либо ценности и/или счета затрат. В ряде случаев сотруднику могут быть выданы деньги для приобретения товаров. В этом случае, на основании отчета составляется запись:

Дебет 41 «Товары» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу или удерживаются из заработной платы.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 50 «Касса» — на суммы, возвращенные в кассу; Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на суммы, удержанные из зарплаты; Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства; Дебет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов; Дебет 91.2 «Прочие расходы» — если недостачу нельзя возместить.

Читать еще:  Начисление по кредиту проводки

Мы рассмотрели варианты, когда счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» сначала дебетуется, а потом выданные сотруднику деньги списываются, т.е. случаи, когда этот счет выступает как активный. Но на практике достаточно часто этот счет может оказаться пассивным. Достаточно сослаться на случаи, когда сотрудник ездит в командировку, и расходы ему возмещают после возвращения.

Но если в кассе предприятия не будет наличных денег, бухгалтер должен будет сделать записи:

Дебет счетов по учету затрат или приобретенных ценностей
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Ибо расходы возникают не тогда, когда они оплачены, а тогда, когда возникла необходимость обязательство организации их оплатить (см. допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности, п.6 ПБУ 1/98). В этом случае счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» становится пассивным.

Аналитический учет ведется в разрезе подотчетных лиц, но каждое лицо должно отчитаться по каждой отдельной выданной сумме.

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется, корреспондеция, субсчета, основные проводки

Ведя свою хозяйственную деятельность, субъект бизнеса с партнерами и другими лицами может взаимодействовать через своих работников. При этом представляя интересы своего нанимателя они могут нести расходы, на которые руководство компании им выделяет деньги в подотчет. Для учета расчетов с подотчетными лицами субъект бизнеса должен использовать счет 71 в бухгалтерском учете.

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется

На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.

На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

  1. Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
  2. Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Субсчета

Построение аналитического учета по счету производится в разрезе каждого выданного подотчета.

Также счет 71 может иметь следующие субсчета:

  • Расчеты с подотчетными лицами в рублях.
  • Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В соответствии с учетной политикой организации, к счету 71 открываются субсчета по каждому подотчетному лицу отдельно.

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

  • Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
  • Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
  • Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
  • Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
  • Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
  • Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
  • Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

  • Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
  • Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
  • Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
  • Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
  • Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
  • Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
  • Счет 23 – при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
  • Счет 25 – при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
  • Счет 26 – при списании подотчетных сумм на административные расходы;
  • Счет 28 – при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
  • Счет 29 – при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
  • Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
  • Счет 44 – при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
  • Счет 45 – при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
  • Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
  • Счет 51 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
  • Счет 52 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
  • Счет 55 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
  • Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
  • Счет 73 – при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
  • Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
  • Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
  • Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
  • Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
  • Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
  • Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.
Читать еще:  Кредит счета 76ва

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2017 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2017 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

На какие расходы можно выдавать деньги

Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:

  • Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
  • Оплата за услуги или работы;
  • Покупка материалов и товаров;
  • Совершение представительских расходов;
  • Другие аналогичные расходы.

Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.

Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.

Типовые бухгалтерские проводки

Рассмотрим, как в типовых ситуациях составляются бухгалтерские проводки по подотчету для чайников.

Истребование подотчетных сумм

С 1 января 2012 года порядок расчетов с подотчетными лицами устанавливает пункт 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П; далее — Положение № 373-П). А именно, расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы.

Надпись руководителя содержит новую информацию для работника — о сроке, в который неизрасходованные деньги подлежат возврату. А значит, работник должен подтвердить (в письменной форме), что это распоряжение до него доведено. Например, выполнив на заявлении собственноручную надпись: «Со сроком возврата остатка ознакомлен и согласен (подпись, дата)». Полагаем, что без подобной оговорки деньги выдаче под отчет не подлежат.

Таким образом, неистраченные средства работник обязан вернуть в срок, указанный в заявлении. После чего на оформление авансового отчета ему отводится еще три рабочих дня.

Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему с работником осуществляются в срок, установленный руководителем. На практике такой срок принимается одинаковым для всех авансовых отчетов. С одной стороны, он относится к правилам документооборота и закрепляется в учетной политике (п. 2 и 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н). А с другой стороны – срок окончательного расчета затрагивает интересы подотчетного лица. Поэтому, во избежание разногласий, подотчетных лиц нужно ознакомить и с этим организационным решением (под роспись).

Обратите внимание – для авансового отчета Положение № 373-П не закрепляет применение унифицированной формы № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Хотя в самой этой форме указан ее код по ОКУД (0302001), в действующий классификатор она не включена.

Возникновение дебиторской задолженности

Расчеты с дебиторами и кредиторами фирма отражает в суммах, признаваемых ею правильными (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее — ПВБУ). Это общее правило распространяется и на расчеты с подотчетными лицами. Поэтому бухгалтер производит учетные записи на основании утвержденного авансового отчета. Согласие подотчетника на отражение за ним дебиторской задолженности не требуется.

По какой бы причине ни образовалась за подотчетником дебиторская задолженность, о ее размере его необходимо официально известить. Из Положения № 373-П можно сделать вывод, что дата окончательного расчета по авансовому отчету и дата его утверждения совпадают. Работник может либо признать за собой предъявленную ему задолженность, либо не согласиться с ней.

В отличие от дебиторов по гражданско-правовым сделкам подотчетник систематически оказывается кредитором фирмы – в связи с начислением ему заработной платы. Поэтому у администрации возникает соблазн произвести зачет числящегося за ним остатка подотчетных сумм в счет выплаты заработной платы. Формально такая операция отражается проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 71
— остаток по авансовому отчету списан в качестве выплаты заработной платы (в том числе в счет аванса по оплате труда за первую половину месяца).

Однако такой зачет в одностороннем порядке, предусмотренном в статье 410 Гражданского кодекса, невозможен. Он должен производиться с учетом норм трудового права. Причем разногласия сторон разрешаются в судебном порядке.

Материальная ответственность подотчетного лица

За деньги, полученные под отчет, работник несет полную материальную ответственность. Основание – пункт 2 статьи 243 Трудового кодекса. Ведь наличные были выданы ему по разовому документу – расходному кассовому ордеру. Следовательно, полная материальная ответственность распространяется и на неизрасходованный остаток. И если он не возвращен в день окончательного расчета – бухгалтеру следует признать недостачу. Такой порядок учета прописан и в Инструкции по применению Плана счетов (утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).

Читать еще:  Как понять дебет и кредит

На этом расчеты с работником в статусе подотчетного лица завершены, счет 71 закрыт. Далее следует применять процедуры истребования задолженности материально ответственного лица, предусмотренные Трудовым кодексом.

Дальнейшие действия работодателя регламентирует трудовое законодательство. Ему причинен действительный ущерб в форме реального уменьшения наличных денег, который подотчетник обязан возместить в полном размере (ст. 238, 242 ТК РФ).

Но прежде чем принимать решение о возмещении ущерба, работодатель обязан провести проверку для установления причин его возникновения. Для этого необходимо потребовать от работника письменное объяснение для установления причины невозврата денег. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 ТК РФ).

Суммы, числящиеся на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», требуют контроля и принятия решений о направлении их списания.

Списание недостачи

Работник либо представит объяснения, либо от дачи таковых может воздержаться. А в своем объяснении он может либо признать свою вину, то есть числящийся за ним долг, либо с наличием задолженности не согласиться. Второй вариант для работодателя равнозначен отказу или уклонению от представления объяснения. В этих случаях он принимает решение самостоятельно.

Начнем с исхода, благоприятного для работника. Материальная ответственность исключается в случаях утраты денег вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны (ст. 239 ТК РФ). Кроме того, работодатель может простить долг работнику – как полностью, так и частично. Такое право ему предоставляет статья 240 Трудового кодекса, если это не запрещено учредительными документами вашей фирмы. И то, и другое решение руководителя бухгалтер отразит записью:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
— недостача списана на финансовый результат (подп. «б» п. 28 ПВБУ).

Но прощение долга означает, что работник получил экономическую выгоду. В связи с получением дохода придется начислить ему НДФЛ.

Правда, работник может оспорить и удержание НДФЛ. А кроме того, удерживаемая сумма налога не должна превышать 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Напомним также: прощение долга допустимо оформить как дарение. Тогда оно освобождается от налогообложения НДФЛ в пределах 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

А вот если работодатель намерен возместить понесенный ущерб, недостача списывается на работника вне зависимости от наличия или отсутствия его согласия:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
— недостача отнесена на материально ответственное лицо.

Сумма, отнесенная на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», образует дебиторскую задолженность.

Погашение дебиторской задолженности

Если отражать все хозяйственные операции последовательно, то «дебиторки» на счете 71 оставаться не должно. Но ее наличие не является ошибкой. Ведь Инструкция по применению Плана счетов носит рекомендательный характер и порядок использования счетов жестко не регламентирует.

Наличие задолженности за работником не является препятствием к его увольнению. А вот утрата доверия, если вина работника установлена судом, – основание для его увольнения по инициативе работодателя (п. 7 ст. 81 ТК РФ). В случае расторжения трудового договора с должником бухгалтер произведет запись:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 73
— переклассифицирована задолженность в связи с увольнением работника.

Если сотрудник, работающий или бывший, не согласен погасить задолженность, а работодатель не намерен с ним судиться, то избавиться от «дебиторки» можно стандартным способом. На основании пункта 77 ПБУ она подлежит списанию по истечении срока исковой давности, то есть через три года (ст. 196 и 199 ГК РФ). Кроме того, на эту задолженность распространяется общее правило о создании резерва сомнительных долгов (п. 70 ПБУ). В такой ситуации бухгалтер сделает проводки:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 63
— начислен резерв сомнительных долгов по задолженности по подотчетной сумме;

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 73, 76
—списана задолженность по истечении общего срока исковой давности.

Удерживать списанную задолженность на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» оснований не имеется, поскольку причиной списания неплатежеспособность не является (абз. 2 п. 77 ПБУ).

В налоговом учете такая дебиторская задолженность относится к безнадежным долгам и приравнивается к внереализационным расходам (п. 2 ст. 266, подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для признания в расходах по налогу на прибыль причина возникновения долга перед налогоплательщиком роли не играет. В поддержку этой позиции вы можете сослаться на письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-03-07/37 и от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610.

Необоснованная налоговая выгода

Схема списания задолженности подотчетного лица по сроку исковой давности хотя и чревата удержанием НДФЛ, зато сулит экономию по налогу на прибыль.

Кроме того, Положение № 373-П позволяет устанавливать срок окончательного расчета с подотчетным лицом в индивидуальном порядке. А до тех пор, пока такой срок не определен руководителем и персонально не доведен до подотчетника, деньги могут оставаться у него беспрепятственно. Усматривать в таком способе хранения наличности (вне кассы!) отношения займа между работником и работодателем юридических оснований не имеется.

Между тем очевидно: эти варианты вывода денег из хозяйственного оборота организации (необратимо или временно) невозможны без договоренности между руководителем и подотчетником. А злоупотребление правом заставляет усомниться в добросовестности и разумности действий руководителя, который обязан соблюдать интересы юридического лица (п. 3 ст. 53 ГК РФ). Добавим, что контроль за движением имущества, в том числе наличных денег, осуществляет главный бухгалтер (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Списание удержанных работниками подотчетных средств – дело рискованное. Как известно, налоговая выгода (в том числе в виде расхода по налогу на прибыль) может быть признана судом необоснованной, если операции учтены не в соответствии с их действительным экономическим смыслом или учтены операции, не обусловленные разумными экономическими или иными причинами (п. 3 постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды»). При этом арбитражный суд оценивает доказательства, представленные налоговой инспекцией, по своему внутреннему убеждению (п. 6 ст. 108 НК РФ, п. 1 ст. 71 АПК РФ).

Удержание из заработной платы

Порядок взыскания ущерба прописан в статье 248 Трудового кодекса. Из него вытекает, что вину работника может признать либо он сам, либо суд. К компетенции работодателя установление виновности не относится. Поэтому удержание средств в погашение долга по инициативе работодателя не допускается.

Согласие работника на погашение задолженности удостоверяет его заявление. На его основании работодатель выносит решение об удержании из заработной платы. Но принять это решение нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). При этом размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). Заявление работника об удержаниях, превышающих этот размер, не применяется. Для удержаний на основании исполнительного документа действует более жесткое ограничение – 50 процентов (п. 2 ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Если месячный срок для принятия решения пропущен, работодатель может истребовать задолженность лишь через суд. Формально это означает, что письменное согласие работника утрачивает силу.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector